Опыт ук: как поставить на ноги управляющую компанию

Обязанности

Основные обязанности главы управляющей компании:

1. Заключение договоров с поставщиками различных ресурсов, необходимых жилому комплексу (воды, электроэнергии, отопления, газа).
2. Контроль за своевременной оплатой коммунальных услуг.
3. Координирование обеспечения предприятия необходимыми материальными благами техническими условиями для ее нормальной деятельности.
4. Обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан.
5. Организация запланированных ремонтных работ и контроль за их выполнением.
6. Наблюдение за тем, как производится текущий и профилактический ремонт технологического оборудования (насосов, котлов, лифтов и т.п.).
7. Утверждение мер по улучшению качества благоустроенности прилегающей к дому территории.
8. Контроль за материальным положением управляющей компании.
9. Координирование работ специалистов.
10. Представление управляемого им предприятия в различных городских структурах и органов государственной власти.

Если эта информация по каким-то причинам скрывается, жильцам нужно обратиться в суд.

Руководитель управляющего предприятия в сфере ЖКХ имеет право на:

• Составление и подписание финансовых, отчетных и других документов.

• Представление интересов управляющей компании без доверенности при общении с гражданами и разными организациями.
• Заключение и расторжение любых видов договоров. (Например, трудовых.).
• Открытие в банках счетов всех видов.
• Утверждение и подписание должностных инструкций подчиненных сотрудников, приказов и распоряжений, принятие на работу и увольнение работников, поощрение или привлечение к материальной ответственности служащих.
• Установление принципов внутреннего трудового распорядка, а также штатного расписания.
• Распоряжение собственностью и финансами управляющей компании.
• Принятие решений в пределах своей компетенции. Например, согласовывать калькуляции или утверждать тарифы.

Какие претензии можно ожидать от ФНС, если в ООО управляющий-ИП

Разумеется, главная претензия от налоговиков – это недоплата в бюджет. Если ФНС посчитает, что договор с управляющим-ИП на самом деле подменяет реальные трудовые отношения сторон, то стоит ожидать:

• доначисления НФДЛ и взносов, как с зарплаты;
• отказ принимать в расходах ООО вознаграждение управляющего, а это увеличивает налоговую базу;
• штраф по статье 5.27 КоАП РФ – от 50 до 100 тысяч рублей.

Самого ИП в покое тоже не оставят, будут проверять, куда он направляет вознаграждение, полученное за услуги по управлению. Ведь вариант управляющего в ООО используется не только для экономии взносов на его зарплате, но и для вывода прибыли для учредителей. Если будет доказана связь собственников компании и индивидуального предпринимателя, то проверят и то, как удерживается НДФЛ с дивидендов.

Директор УК

Этот специалист должен обладать опытом работы с управлением недвижимостью или в службе по эксплуатации зданий, отделе коммерции, финансов. Управляющий директор должен иметь стратегическое виденье, обладать знанием проведения финансовых операций, а также уметь ориентироваться в ведении бизнеса, использовав тот же подход к управлению недвижимостью.

Перед директором стоят следующие первоочередные задачи:

• Контроль за управлением службами компании: клининг, техническая эксплуатация и прочее.
• Вести подготовку и контроль исполнения бюджета УК.
• Принятие участия, при необходимости, в строительстве, проектировании, с целью дальнейшей эксплуатации здания.
• Осуществление приемки объектов в дальнейшую эксплуатацию.
• Проведение необходимых тендеров для того, чтобы выбрать подходящие подрядные и обслуживающие организации.
• Общение и взаимодействие с арендаторами помещений, при необходимости, решение сложившихся конфликтных ситуаций. Также он следит за обеспечением своевременной уплаты аренды.
• Решение кадровых вопросов на объектах в компании.

Что касается заработной платы, то она зависит напрямую от количества обслуживаемой недвижимости и ее состоянии.

Договор с управляющим-ИП – схема или нет

Схемой ФНС называет разные варианты налоговой оптимизации, направленные на уменьшение платежей в бюджет. И если снижение налогов – единственная цель оптимизаторов, то налоговые органы будут этому всячески препятствовать.

Например, УСН – это режим, специально разработанный для небольших компаний и ИП, который легально позволяет им платить меньше налогов. При соблюдении лимитов по доходам и работникам переход на упрощёнку схемой не является.

Те же самые принципы можно распространить на ситуацию с назначением управляющего-ИП. Поэтому иногда договор с индивидуальным предпринимателем будет обоснованным, а в некоторых ситуациях это признаётся схемой. Очень многое зависит от намерений сторон и правильного документального оформления.

Причины смены УК на генерального директора

Данная процедура не будет являться типичной для коммерческой и юридической практики. Связано это с тем, что когда у руля находится ООО управляющая компания, то для организации существует ряд определенных преимуществ:

• во-первых, снижается налоговая нагрузка на прибыль;
• во-вторых, снижается финансовая нагрузка, т. к. уменьшаются выплаты зарплат и различного рода страховых взносов;
• в-третьих, создается единый административный орган управления одновременно для нескольких организаций, что является удобным в случаях, когда у нескольких предприятий один владелец.

Преимуществ много, но несмотря на это, бывают такие ситуации, когда смена УК на гендиректора является оправданной. Первая наиболее распространенная причина – процесс реорганизации или продажи ООО. В этом случае управление должно перейти в руки нового владельца. Вторая причина – это наличие претензий со стороны налоговых органов. Так сложилось, что Налоговая служба в России не жалует УК и зачастую, еще при смене генерального директора на УК, отказывает в проведении такой процедуры.

У ФНС довольно часто возникает ряд претензий к ООО при проведении этой процедуры:

• Вместе с УК в ООО остался как прежде собственный управляющий аппарат. Это иногда имеет смысл, но ФНС в этом случае задастся рядом вопросов.
• Ненадлежащее, ошибочное оформление документации. В основном ошибки бывают в актах по предоставлению различного рода услуг.

Сама по себе смена УК на гендиректора несложная процедура

Но все же важно знать, что лучше избежать излишнего внимания контролирующих органов

Как оформить управляющего ИП

Как оформить управляющего-ИП, если этот выбор обоснован, а сопутствующие риски минимизированы? В целом, процедура мало чем отличается от найма директора.

Когда речь идет об этапе регистрации общества, то в решение или протокол об учреждении вносят пункт о том, что полномочия единоличного исполнительного органа передаются управляющему – ИП. В листе Е формы Р11001 указывают не только паспортные данные управляющего, но и его код ОГРНИП.

Если управляющий приходит на смену наёмному директору, то тоже оформляется решение общего собрания или единственного учредителя и заполняется форма Р13014. Информация об управляющем вписывается в лист И.

Договор от имени ООО с управляющим-ИП подписывает председатель общего собрания участников или другой уполномоченный участник.

Зачем назначать ИП-управляющего вместо директора ООО

Итак, риски при заключении договора, одной из сторон которого является ИП-управляющий, действительно есть. Как минимум, такому руководителю стоит ожидать повышенного внимания со стороны ИФНС. Зачем же компании идут на это?

Налоговую выгоду при этом получит и сам индивидуальный предприниматель. Если он назначается директором ООО по трудовому договору, то с его зарплаты удерживают 13% подоходного налога. Когда же он выступает в качестве управляющего-ИП на УСН Доходы, то со своего вознаграждения заплатит только 6% налога, то есть в 2 раза меньше. Да, он должен ещё перечислять страховые взносы за себя, но при хорошем доходе эта сумма полностью вычитается из исчисленного налога, поэтому не будет увеличивать платежи в бюджет.

Казалось бы, что здесь плохого, ведь от такого договора выигрывают обе стороны? Но напомним, что если единственной целью назначения управляющего в ООО является уменьшение налогов, то это необоснованная налоговая выгода.

Если возникнет такая необходимость, выбор управляющего-ИП надо обосновать. В частности, доказать, что при этом компания достигает не только экономии на налогах, но и получает больше прибыли.

Кроме того, директор в ООО, нанятый в качестве работника, защищён Трудовым Кодексом. Взыскать в пользу компании все убытки, причинённые его неэффективным руководством, не так-то просто. Что касается управляющего-ИП, то это контрагент по сделке, и в договоре с ним можно предусмотреть повышенную ответственность за результат услуг.

Наконец, расходы на ведение управленческой деятельности можно переложить на предпринимателя в договоре с ним. В частности, затраты управляющего на поездки, связь, бензин, гостиницу, оргтехнику и т.д. заказчик-ООО покрывать не обязан.

Управляющая компания: основные понятия

Собственники помещений многоквартирных домов должны выбрать форму управления имуществом, что закреплено законодательством в Жилищном кодексе Российской Федерации п.2 ст.1.

Существуют следующие формы:

1. ТСЖ (товарищество собственников жилья). В этом случае путем голосования жильцы выбирают председателя, который оформляет договора с обслуживающими и ресурсоснабжающими организациями и контролирует все моменты (экономические, правовые, хозяйственные и т. д.), связанные с многоэтажным зданием и его территорий.
2. Непосредственное управление может быть только в том случае, если количество квартир в доме не превышает 30. В этом случае жильцы сами отвечают за обслуживание дома.
3. Управляющая компания – одна из распространенных форм управления. Путем голосования жильцы выбирают одну из специализированных коммерческих организаций, которая в дальнейшем и занимается управлением дома. Если жильцы не выбирают ни одну из форм управления самостоятельно, то муниципалитет обязан провести открытый конкурс по выбору управляющей компании.

УК несет ответственность за определенный перечень жилищных, коммунальных услуг. Этот перечень может иметь минимальный характер, который закреплен законодательно, а может быть и расширенным, если это прописывается в условиях договора.

Основные обязанности УК:

• содержание в надлежащем состоянии имущества дома;
• создание безопасных, комфортных условий для проживания собственников;
• качественное нормативное предоставление жилищных, коммунальных услуг;
• формирование цен на жилищно-коммунальные услуги и поиск решений их снижения.

Провести анализ причин, приведших УК к долгам и банкротству

«Самыми трудными были первые два года моей работы», – признаётся директор УК. – «Из-за долгов перед РСО компания висела на грани банкротства, но мы выбрались, закрыли все долги и наладили отношения с поставщиками ресурсов».

Ремонт ВДИС в доме под управлением УК «Дружба»

Первое, что сделал учредитель, приступив к руководству УК, – установил причины огромных долгов перед подрядчиками и РСО. Главная из них, по словам директора, неэффективное управление организацией и работа «не по средствам»:

1. Размер платы за содержание жилья не менялся в течении трёх лет. К 2014 году он не соответствовал сложившимся реалиям и не покрывал расходов по текущему содержанию общего имущества дома, не говоря уже о создании более комфортной среды проживания для собственников.
2. Отсутствие планирования и несоответствие тарифа реальным расходам вело к тому, что все поступающие деньги в первую очередь тратились на сиюминутные нужды и практически ничего не оставалось на развитие и улучшение дома и придомовой территории.
3. В УК практически не велась претензионно-исковая работа с жителями-должниками: по некоторым помещениям долги превышали 70 тыс. рублей. Общая сумма долга собственников за ЖКУ на 2013 год превышала 4 млн рублей.

Ответственность, в том числе уголовная

Директор УК подписывает договор с владельцами квартир МКД, где указывается, что всю ответственность по управлению домом он берет на себя. Законодательно эта норма закреплена в статье 53.1 ГК РФ и статье 44 ФЗ №14.

Внимание! Если по вине директора был нанесен материальный ущерб или упущена денежная выгода, то в соответствии со статьей 15 ГК РФ сумма потерь возмещается из его зарплаты. Руководитель УК может быть привлечен к административной ответственности по статьям:

Руководитель УК может быть привлечен к административной ответственности по статьям:

— 8.1 – нарушение экологических норм при строительстве и эксплуатации зданий;

— 8.4 – невыполнение требований по проведению экологической экспертизы или отказ от нее;

— 19.5 – невыполнение в срок законного предписания.

Штрафные санкции для должностных лиц определены в размере от 5-ти до 10-ти тысяч рублей.

Директор управляющей компании, как физическое лицо, может привлекаться к уголовной ответственности. Основания для уголовного преследования:

• неуплата налогов;
• нарушение трудовых норм;
• ущерб интересов кредиторов и многое другое.

Руководитель УК несет ответственность по действующим законодательным нормам. Он отвечает не только перед жильцами МКД, но и перед муниципальными органами власти за сохранность вверенного ему имущества.

Общие положения и функции данной должности

Управляющая компания выполняет огромное количество работы, направленной на содержание многоквартирных домов, поэтому директор такой фирмы должен быть компетентным специалистом.

К нему предъявляются следующие требования:

1. Высшее техническое или экономическое образование.
2. Опыт работы на руководящей должности не менее 5 лет.
3. Обладание такими качествами, как умение организовывать работу или контролировать выполнение распоряжений.

Глава управляющей компании должен знать:

• нормы жилищного законодательства;
• бухучет и нормы организации труда;
• производственный процесс;
• правила охраны труда.

Главная функция директора – это обеспечение жильцов, которые доверили ему управление домом всем необходимым для комфортной и безопасной жизни.

Образец трудового договора с директором управляющей компании

Трудовой договор с заместителем директора

О таких процедурах, как : передача новостройки от застройщика к УК, проведение конкурса по выбору управляющей организации, создание собственной управляющей компании в качестве бизнеса, ведение бухучета УК на УСН и ОСНО, регистрация её на ГИС ЖКХ и получение лицензии, а также банкротство УК, вы можете узнать на нашем сайте.

Ограничения прав и ответственность

При подписании договора с жильцами управляющий директор несет ответственность, в первую очередь, за качество работы компании и сохранение имущества. На основании этого вытекает его ответственность и ограничение прав:

• он обязан действовать всегда только в интересах компании, а соответственно, всех жильцов в многоквартирном доме;
• в его обязанности также входит соблюдение конфиденциальности информации о компании, запрещается использовать ее в личных интересах;
• директор управляющей компании несет полную ответственность в случаях плохого исполнения своих должностных обязанностей, функций;
• также он материально отвечает за нанесенный ущерб компании, если он причинен его действиями;
• еще один важный пункт – отслеживание фактического состояния технического и иного оборудования дома и инфраструктуры — это актуально в основном в старых домах, что касается новостроек, то там достаточным будет проведение профилактических работ;
• техника безопасности;
• человек, работающий на данной должности, занимается благоустройством (озеленением, организацией детской площадки, уход за газоном, двором и т. д.) придомовой территории.

Директор ЖКХ обязан иметь полное представление об общем состоянии электрических сетей в многоэтажке. К его обязанностям относят знание принципов функционирования магистралей (внешних, внутренних), а также правила их использования. Если жильцы дома захотели организовать на придомовой территории парковочные места для автомобилей, то провести грамотную организацию соответствующих техническим нормам работ, должен директор управляющей компании. В сферу его ответственности также входит организация придомового освещения.

Общие положения

1.1. На должность начальника Управления по жилищно-коммунальному хозяйству (далее — начальник Управления ЖКХ) назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж муниципальной и (или) государственной службы не менее лет либо стаж работы по специальности не менее лет.

1.2. Начальник Управления ЖКХ в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, Положением об управлении и настоящей инструкцией.

1.3. Начальник Управления ЖКХ относится к категории руководителей.

1.4. Начальник Управления ЖКХ в своей деятельности подчиняется .

1.5. Начальник Управления ЖКХ назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с действующим законодательством.

1.6. На начальника Управления ЖКХ распространяется действие законодательства РФ о труде с особенностями, установленными законом о муниципальной службе.

1.7. В период отсутствия начальника Управления ЖКХ (отпуск, болезнь, командировка) его должностные обязанности исполняет .

1.8. Начальник Управления ЖКХ должен знать:

— Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации;

— Устав и региональное законодательство в сфере жилищно-коммунального хозяйства;

— порядок работы со служебной информацией;

— правила делового этикета;

— правила по охране труда и пожарной безопасности;

— правила внутреннего трудового распорядка.

Что говорят суды

Судебная практика по этому вопросу многочисленная и неоднозначная. Причём, суды не всегда усматривают криминал в действиях ООО и руководителя-ИП, особенно когда управляющий показывает высокую эффективность.

Например, в постановлении Четвертого ААС от 27.08.2020 г. по делу А19-27765/2019 суд отказал налоговой инспекции во взыскании НДФЛ и взносов. ФНС настаивала на переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, потому что управляющий и директор, который ранее руководил компанией, – это одно и то же лицо.

Однако таких судебных решений в пользу налогоплательщиков не так много, поэтому если вы хотите назначить управляющего-ИП, то надо предусмотреть в договоре с ним безопасные формулировки.

Основные обязанности

На директора накладываются определенные обязанности:

• заключение договоров по поставкам коммунальных ресурсов: газ, вода, свет, водоотведение, отопление, вывоз ТБО;
• контроль качества предоставляемых жильцам услуг;
• планирование, проведение и контроль качества разных видов ремонта;
• регулирование обслуживания оборудования многоквартирного дома, своевременная замена дефектных элементов и организация работы аварийной службы;
• контроль проведения профилактики оборудования, соблюдения санитарно-эпидемиологических нормативов;
• регулярное обследование приборов учета потребления ресурсов;
• координация работы специалистов компании и контроль качества их работ;
• осуществление благоустройства территории вокруг обслуживаемого дома, а также внутри него;
• ведение финансовой деятельности и грамотное распределение ресурсов компании;
• предоставление государственным органам всех необходимых отчетов о деятельности;
• контроль над начислением платежей;
• принятие необходимых мер для истребования долгов по оплатам со стороны жильцов;
• прием обращений от жильцов, рассмотрение их вопросов по обслуживанию дома, своевременное реагирование на поступающие жалобы.

Основной функцией является исполнение обслуживания многоквартирного дома за счет возможностей компании.

Особенности договора с управляющим-ИП

Сначала о кандидатуре самого управляющего-ИП. Больше всего подозрений у ФНС вызывает ситуация, когда в этом качестве выступает учредитель ООО, тем более, единственный. Нежелательно заключать договор и с зависимым лицом, например, родственником или бывшим работником. Везде, где прослеживается связь компании и управляющего-ИП, налоговики будут искать сговор и уход от налогов.

Большое значение имеет и предыдущий опыт управляющего в руководстве другими компаниями. Поэтому стоит заключать договор с предпринимателем, обладающим нужными навыками, компетенциями и связями, и который предлагает конкретные пути увеличения прибыли ООО.

Сам договор с управляющим не должен иметь условий, характерных для трудового договора. О том, в чём разница трудового договора с договором ГПХ, можно узнать здесь.

Что касается размера вознаграждения за управление, то оно должно быть сообразным эффективности работы руководителя. Очень подозрительным будет гонорар, превышающий 30% полученной прибыли, ведь ООО должно учитывать и свои интересы.

Правила составления и изменения документа

Должностная инструкция директора управляющей компании в сфере ЖКХ – это документ, в котором прописаны все требования к руководителю такой организации или человеку, желающему занять эту должность. Кроме этого, в инструкции указаны права и обязанности начальника УК, а также случаи, за которые он несет ответственность.

Должностная инструкция имеет следующую структуру:

1. Шапка – вверху слева должно быть указано название организации, в которой предстоит работать директору. А справа – имя должностного лица, который утвердил этот документ.
2. Информационная составляющая – этот элемент содержит в себе общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность директора, описанные выше.
3. Дата утверждения, а также подписи начальников юридического отдела и кадровой службы.

• Скачать бланк должностной инструкции директора управляющей компании ЖКХ
• Скачать образец должностной инструкции директора управляющей компании ЖКХ

Если у директора управляющей компании расширяется список выполняемых им обязанностей, должностную инструкцию следует изменить в следующем порядке:

1. Подготовить новую редакцию должностной инструкции, где прописаны новые функции, права и обязанности директора управляющей компании (или документ, содержащий перечень поправок в действующую инструкцию).
2. Утвердить новую редакцию или документ приказом.
3. Ознакомить директора с новой должностной инструкцией (или приказом об утверждении перечня поправок в действующую инструкцию).

• Скачать бланк приказа об утверждении новой должностной инструкции
• Скачать образец приказа об утверждении новой должностной инструкции для директора УК

Должность начальника управляющей компании в сфере ЖКХ является одной из важных административных вакансий для штата УК. Без директора невозможно создание и нормальное функционирование компании по обеспечению жилых домов различными ресурсами.

Заключение

Должность управляющего генерального директора считается административной. В его полномочиях нанимать в компанию работников и заключать договора. Он ответственен за техническое состояние домовладения и несет личную ответственность материального характера за нанесенный ущерб компании и жильцам.

В настоящее время жильцы многоквартирных домов, имея возможность самостоятельно выбирать ту форму управления, которая будет заботиться о состоянии дома, останавливаются на управляющей компании. Это логично, ведь, такое сложное дело должны вести профессионалы в этой области во главе с опытным и грамотным управляющим директором предприятия.