Чем грозит дисциплинарное взыскание в виде замечания

Порядок оформления

При оформлении замечания работодателю следует придерживаться следующего алгоритма действий.

Этап 1. Работодателю становится известно о совершении проступка.

Информация о совершении работником проступка может поступить от непосредственного руководителя в форме докладной или служебной записки, акта или решения комиссии по результатам расследования происшествия. С этого дня начинают отсчитываться сроки для вынесения замечания.

Согласно ст. 193 ТК, у работодателя будет 1 месяц со дня обнаружения проступка, то есть со дня поступления к руководителю докладной записки или рапорта. Согласно п. 34 Постановления Пленума ВС от 2004 года №2, указанный месячный срок может быть продлен на период временной нетрудоспособности работника, а также нахождения его в отпуске (например, оплачиваемом, учебном, дополнительном и пр.). При этом если работник отсутствовал на работе по какой-либо иной причине, то сроки не подлежат продлению.

Объявить замечание за пределами указанных сроков работодатель не вправе. Также он не имеет права на привлечение сотрудника к ответственности, если со дня проступка прошло уже более полугода.

Этап 2. Запрашивается объяснительная записка от работника.

По требованиям Трудового кодекса запрос объяснений от работника является обязательным условием для наложения на него взыскания.

Этап 3. Рассматриваются обстоятельства происшествия, изложенные в объяснительной.

На предоставление объяснений у работника есть два рабочих дня по ст. 193 ТК. Эти сроки начинают отсчитываться со следующего дня за поступлением соответствующих требований от работодателя. Сокращение указанных двухдневных сроков является нарушением прав сотрудника и может стать основанием для аннулирования дисциплинарного взыскания. В частности, есть соответствующая судебная практика по данному вопросу.

Если работник не предоставил письменных объяснений проступку, то это не помешает работодателю привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности по ст. 193 ТК. Также если по результатам проступка работодателю причинен ущерб, то работника параллельно допускается привлечь к материальной ответственности по ст. 192, 248 ТК.

В дальнейшем действия работодателя будут зависеть от того, предоставил ли работник объяснительную. Если этот документ поступил, и работник указал в нем уважительную причину своего проступка, то работодатель может отказаться от привлечения его к ответственности. Но в случае если доводы покажутся неубедительными, руководитель может перейти к вынесению приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Если работник не предоставил объяснения, составляется акт в произвольной форме о непредоставлении объяснений в положенные сроки, а только потом готовится приказ.

Этап 4. Оформляется приказ о применении взыскания в виде замечания.

Приказ оформляется в свободной форме. В нем приводится описание нарушения, совершенного работником, со ссылками на конкретные положения трудового договора, должностные инструкции и иные документы, в которых закреплены соответствующие обязанности работника, неисполненные им или ненадлежащим образом исполненные. Далее указывается на то, что сотрудника привлекают к ответственности в форме замечания и приводится перечень оснований, которые являются основаниями для издания приказа.

Образец приказа о применении замечания как дисциплинарного взыскания можно посмотреть здесь.

Приказ подписывается руководителем или иным лицом, который обладает соответствующими полномочиями.

Этап 5. Сведения из приказа доводят до привлекаемого к ответственности лица под подпись. Согласно ч. 6 ст. 193 ТК, сроки для предоставления сотруднику приказа составляют 3 рабочих дня после его подписания. Если работник отказался знакомиться с приказом о вынесении ему замечания, нужно составить акт об отказе в ознакомлении с приказом.

Сотрудника следует ознакомить с приказом о привлечении к ответственности, чтобы у него была возможность обжаловать его в установленные законом сроки.

По желанию работодателя сведения о взыскании можно пописать в личной карточке сотрудника.

Чем отличается выговор от замечания

Трудовое законодательство различает такие виды дисциплинарного наказания законными (Таблица 1).

Таблица 1. Виды дисциплинарного наказания

В какие сроки выносится выговор

Законодатель ограничил работодателей в сроках вынесения дисциплинарных взысканий в виде выговоров. Максимальный период ожидания зависит от отдельных внешних факторов. При этом запрещено объявлять выговор после истечения таких периодов:

1. Одного месяца (30 дней с момента обнаружения проступка). Классическая норма. Применяемая во всех случаях. Но здесь стоит учитывать такие базовые нюансы. Месяц начинает считаться с момента установления работодателем факта нарушения, совершенного конкретным работником. Срок дается на проведение расследования, сбора доказательной базы, подготовки и подписания соответствующих приказов.
2. Шести месяцев. Это максимальный срок, на который можно оттянуть дату окончательного подписания приказа. Исчисляется с дня обнаружения нарушения. Может быть применено только в том случае, если до окончания отведенного законом месячного срока сотрудник заболел, поехал в командировку, оформил учебный или обычный отпуск. По истечению этого периода, даже если наказывать было за что, работодатель уже не может объявлять выговор.
3. Два года. Ровно столько отводится компаниям на проведение проверок аудиторскими службами. Если в процессе ревизии будут обнаружены нарушения, тянущие на дисциплинарное взыскание, администрация вправе их применить. Но это касается исключительно актов ревизий.

Основания для применения

Увольнение как дисциплинарное взыскание – это разновидность наказания, которая заключается в расторжении с работником трудового договора за систематическое и грубое невыполнение им своих обязанностей.

В отличие от остальных мер дисциплинарного взыскания (например, выговора, замечания), которые работодатель может применять по своему усмотрению, основания для увольнения как меры дисциплинарного взыскания четко закреплены в законодательстве (узнать о том, какие виды дисциплинарных взысканий существуют, вы сможете из этой статьи).

Поскольку такая мера является наиболее серьезной, применять ее без весомых причин нельзя.

Основания для применения увольнения перечислены в ст.81 ТК РФ. В соответствии с п.п.5-10 этой статьи, к ним относятся несколько видов нарушений дисциплины.

Неоднократное игнорирование своих обязанностей, уклонение от их выполнения.

Сколько дисциплинарных взысканий нужно для увольнения?

Под неоднократностью проступка в этом случае понимается не только тот факт, что он совершался несколько раз, но и наличие письменного предупреждения работнику, написанного в свободной форме. То есть, увольнение может быть применено к работнику лишь в том случае, если он после первого проступка совершил его снова, будучи осведомленным о возможных последствиях.

Однократное нарушение своих обязанностей, если оно является грубым и повлекло за собой какие-либо неприятные последствия. К этим нарушениям можно отнести:

• прогул – под этим проступком понимается продолжительное отсутствие на рабочем месте без весомой причины дольше четырех часов (как в таком случае оформляют и проводят увольнение работника мы рассказывали в этой статье);
• присутствие на работе в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;
• разглашение тайных сведений, которые стали известны работнику во время исполнения им своих обязанностей (это может быть коммерческая, государственная, служебная тайна или любая другая информация, которая охраняется законом);
• совершение хищения или кражи чужого имущества на рабочем месте, (вне зависимости от его размеров), растраты, умышленная порча чужого имущества (в том числе того, что принадлежит компании-работодателю);
• нарушение требований охраны труда и техники безопасности, если в результате этого возникла реальная угроза жизни или здоровью людей или же кто-то пострадал.

Совершение работником аморального поступка – в том случае, если он по роду своей трудовой деятельности должен выполнять воспитательные функции, что в дальнейшем становится невозможным.

Совершение сотрудником таких действий или поступков, которые являются основанием для утраты к нему доверия со стороны работодателя – в том случае, если его рабочая деятельность связана с обслуживанием товарных и денежных материальных ценностей.

Принятие сотрудником такого решения, в результате которого была нарушена сохранность имущества компании, оно было неправомерно использовано или получило определенный ущерб – в том случае, если он относится к руководящему составу предприятия (является руководителем, его заместителем или главным бухгалтером).

Руководителя компании (или ее подразделения, филиала) также могут уволить по такому основанию в том случае, если он хотя бы раз будет замечен в совершении грубого дисциплинарного проступка. То же самое касается и его заместителей.

При этом все перечисленные основания для увольнения должны подтверждаться документально или показаниями свидетелей, чтобы при необходимости их совершение можно было подтвердить в судебном порядке.

Если работник сможет доказать, что проступка как такового не было (например, на рабочем месте он отсутствовал по уважительной причине), оснований для применения взыскания у работодателя не будет, а примененные ранее меры (то есть увольнение) нужно будет отменить.

Проступки – основания для дисциплинарного взыскания

Дисциплинарное взыскание к работнику применяется при установлении факта совершения им дисциплинарного проступка.

В качестве дисциплинарного проступка может расцениваться то или иное нарушение обязательств сотрудника, зафиксированных в трудовом контракте, должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка и других положениях организации.

Чаще всего наказание следует за несоблюдение трудовой дисциплины — в случае:

• отсутствия работника на работе без уважительной причины в течение трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену);
• нахождения работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического, психотропного, токсикоманического опьянения, а также в случаях употребления в течение рабочего дня веществ, вызывающих состояние алкогольного, наркотического, токсикоманического опьянения;
• отказа от прохождения медицинского освидетельствования для установления факта употребления веществ, вызывающих состояние алкогольного, наркотического, токсикоманического опьянения, подтвержденного соответствующим актом;
• нарушения работником правил охраны труда или пожарной безопасности либо безопасности движения на транспорте, которое повлекло или могло повлечь тяжкие последствия, включая производственные травмы и аварии;
• совершения работником по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, умышленного его уничтожения или повреждения, установленного вступившим в законную силу приговором или постановлением суда;
• совершения виновных действий или бездействия работника, обслуживающего денежные или товарные ценности, если эти действия или бездействие дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя;
• совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, не совместимого с продолжением данной работы;
• разглашения работником сведений, составляющих государственные секреты и иную охраняемую законом тайну, ставших ему известными в связи с выполнением трудовых обязанностей;
• повтoрного неисполнения или повторного ненадлежащего исполнения без уважительных причин трудовых обязанностей работником, имеющим дисциплинарное взыскание;
• представления работником работодателю заведомо ложных документов или сведений при заключении трудового договора либо переводе на другую работу, если подлинные документы или сведения могли являться основаниями для отказа в заключении трудового договора или переводе на другую работу;
• нарушения трудовых обязанностей руководителем исполнительного органа работодателя, его заместителем либо руководителем подразделения работодателя (филиалов, представительств и иных подразделений работодателя, определенных актом работодателя), повлекшие причинение материального ущерба работодателю.

Перечень дисциплинарных проступков может быть продолжен в зависимости от специфики организации. Как правило, наиболее строго наказываются нарушения правил охраны труда, разглашение конфиденциальной информации и несоответствие выполняемой работы принятым критериям качества.

Для установления факта совершения дисциплинарного проступка работодатель должен провести соответствующую проверку (служебное расследование), выяснить все обстоятельства, касающиеся нарушения работником трудовой дисциплины, и собрать достаточный объем доказательств, которые бы свидетельствовали о совершении работником противоправного виновного деяния (действия или бездеятельности).

Такими доказательствами могут служить разнообразные документы:

• докладные записки других работников;
• письменные показания свидетелей;
• уведомление государственных органов, осуществляющих контроль и надзор за соблюдением законодательства, в частности в сфере использования наемного труда;
• выводы специалистов, письменные объяснения самих нарушителей и т. д.

Собрать такие доказательства руководитель предприятия может поручить руководителю структурного подразделения, в котором работает работник, работнику отдела кадров, юристу или другому должностному лицу.

Самое легкое наказание

Дисциплинарное взыскание должно быть справедливым. Так, к примеру, если работодатель уволит сотрудника опоздание на работу на 5 минут, то такое наказание не соизмеримо с тяжестью проступка. И, скорее всего, такое взыскание работник сможет оспорить, например, в суде. С точки зрения «безопасности» для работодателя проще объявить замечание. Тем самым, работодатель, по сути, покажет, что применил к работнику наименьшую меру взыскания.

Если же руководство организации полагает, что замечание – это слишком слабое наказание для виновника, то можно объявить выговор. Это более жестка места с точки зрения трудового законодательства. Подробнее об этом мы писали в статье: «Приказ о дисциплинарном взыскании в виде выговора: образец 2017 года».

Как применяется дисциплинарное взыскание.

Прежде всего, сотрудник, замеченный в нарушении дисциплины, должен написать объяснительную. В ней он указывает причины совершения им того или иного нарушения. Объяснительная записка должна быть сдана начальству на протяжении двух дней.

Опираясь на объяснительный документ, администрация предприятия определяет степень нарушения дисциплины, смягчающие или, наоборот, усугубляющие вину обстоятельства, и выносит решение. В некоторых случаях возникает необходимость создания специальной комиссии, которая занимается проведением расследования для уточнения обстоятельств.

Как правильно написать что замечания устранены по акту проверки

При этом следует обосновать все возникшие претензии. В случае получения аргументированного ответа на возражения, можно использовать его при последующем обжаловании, в том числе и судебном. Но если рассмотреть возражения перед принятием налоговики или иные органы обязаны, то давать ответ на них закон не обязует

Важное значение при составлении ответа на акт проверки имеет дата. С момента получения акта проверки субъект имеет в своем распоряжении пятнадцать рабочих дней на ознакомление с актом и предоставление возражений в письменной форме

При составлении акта об обнаружении фактов представить возражение можно в течение десяти рабочих дней. Процедуру принятия решения по акту можно рассмотреть на примере проверки ФНС. Спустя пятнадцать дней после составления акта в десятидневный срок руководитель налоговой службы должен рассмотреть акт и принять решение. Несоблюдение сроков уже нарушение.

Понятие замечания

Зачастую выговор работнику выносится, если им было совершено нарушение трудовой дисциплины или другого вида проступок, связанный с исполнением трудовой функции. Например, это может быть опоздание или утрата пропуска на работу. Замечание применяется в том случае, если последствия от совершения проступка незначительно сказались на повседневной деятельности предприятия, не повлекли нарушения работы отдельных его структур. Если нарушение подобного типа продолжаются, то работодатель будет вправе привлечь сотрудника к более серьезному виду ответственности.

Доказательствами для наказания работника, нарушившего трудовую дисциплину, могут являться показания пропускной системы или фиксация времени прибытия на работу уполномоченным лицом:

• представителем охраны;
• сотрудником кадрового отдела;
• руководством.

Пример как составить документ о вынесении выговора за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

Узнав о факте, что сотрудник уклоняется от выполнения своей непосредственной работы, или исполняет ее некачественно из письменной докладной записки непосредственного руководителя участка (структурного подразделения) или начальника отдела, собственник поручает обычно либо этому лицу, либо инспектору отдела кадров истребовать объяснения в письменном виде по факту ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей.

Через два дня, если не последовало никаких объяснений халатного отношения к работе, составляется акт об отказе дачи пояснений за подписью нескольких свидетелей.

Обычно это: непосредственный руководитель работ (может быть и рядовой сотрудник учреждения), инспектор отдела кадров и представитель профсоюзного органа предприятия.

Наложение дисциплинарного взыскания проводится в течение одного месяца после момента, когда стало известно о нарушении, допущенном работником.

По факту неисполнения обязанностей или нарушения трудовой дисциплины, распорядка дня организации может быть составлен акт, также за подписью нескольких свидетелей.

На основании этих документов, учитывая причины, почему сотрудник не выполнил задание, прогулял или совершил другое дисциплинарное нарушение, руководитель делает письменное распоряжение (издает приказ) о наложении одного из видов дисциплинарного взыскания.

Провинившейся работник должен быть ознакомлен под роспись с приказом в течение трех дней после даты его регистрации.

В случае отказа расписываться в листе рассылки, можно составить опять акт о том, что работника ознакомили с содержанием распоряжения о дисциплинарном наказании или отправить копию документа по почте заказным письмом с уведомлением и описью.

Допустим, экономист планового отдела Беляева Н. И. не сделала вовремя смету предстоящих расходов на 2 квартал 2017 года, что входит в ее обязанности, согласно трудовому договору, несмотря на устное напоминание начальника планово-экономического отдела.

Приведем акт о дисциплинарном взыскании, образец:

ООО « Топаз»

(наименование организации)

АКТ № 2

г. Калуга                                                                       «15» марта 2017 года

«О дисциплинарном взыскании»

Мною, начальником планово-экономического отдела Дедова Е.В. установлено, что «15» марта 2017 г. экономистом планово-экономического отдела Беляевой Н.И. не была своевременно до «15» марта 2017 года подготовлена смета предстоящих материальных расходов на второй квартал 2017 года для возможности ее согласования и утверждения.

Таким образом, экономист Беляева Н. И. не выполнила возложенные на нее должностные обязанности, что согласно должностной инструкции является грубым нарушением.

В соответствии со ст.192 ТК РФ, на экономиста планово-экономического отдела Беляеву Надежду следует наложить один из видов дисциплинарного взыскания в виде:

• предупреждения в форме замечания;
• объявить выговор;
• уволить

Начальник планово-экономического отдела _______ ФИО

Старший инспектор отдела кадров ______________  ФИО

Председатель профсоюзного комитета____________ ФИО

С актом ознакомлена экономист Беляева Н. И. «15» марта 2017 года.

Порядок вынесения дисциплинарных взысканий

Правило для дисциплинарных взысканий простое: один проступок влечет одно взыскание.

Прежде всего работодатель фиксирует документально факт нарушения: выпускает приказ о проведении служебной проверки, получает заключение и акт служебной проверки или докладную записку на имя руководителя. Такой документ должен сообщать, что и когда сделал сотрудник, какой пункт правил фирмы нарушил, какие последствия наступили. Компания обязана доказать факт дисциплинарного проступка и нежелательных последствий для для фирмы.

Также компания запрашивает у работника письменное объяснение о причинах и обстоятельствах проступка. Эту просьбу компании лучше задокументировать. Если лишить работника права на объяснение, дисциплинарное взыскание могут признать незаконным.

Далее у работника есть два дня на письменное объяснение. Если работодатель посчитает причины проступка уважительными, он может не накладывать взыскание. Если работник не предоставил объяснение, фирма составляет акт об отказе от объяснения.

После этого компания издает приказ о взыскании, а работник подписывает его в течение трех рабочих дней. При отказе подписывать приказ работодатель составляет акт. Унифицированной формы такого приказа нет, но в документе должны быть ФИО сотрудника, должность и подразделение, совершенный проступок и нарушенные пункты правил фирмы, отсылки к сопроводительным запискам, заключениям служебной проверки, объяснительной и пр., а также сам вид взыскания.

Запись о взыскании не вносят в трудовую книжку, если только речь не идет об увольнении. В личную карточку по форме Т-2 запись о взыскании тоже обычно не вносят, но при необходимости это можно сделать в разделе “Дополнительные сведения”.

Сотрудник может обжаловать взыскание в суде и трудовой инспекции.

Как оформить наложение такого вида наказания?

Порядок оформления наказания в виде замечания утверждён на законодательном уровне.

Он описан в ст.193 ТК РФ исодержит следующие пункты:

• На имя начальника свидетель нарушения должен написать докладную, в которой описывается проступок работника.
• Ознакомившись с докладной, руководитель принимает решение о целесообразности наказания провинившегося сотрудника. В случае утвердительного решения он составляет акт о совершении дисциплинарного нарушения.
• В этом документе следует описать нарушение, а к нему необходимо приложить имеющиеся доказательства.
• Далее акт подписывает генеральный директор и ещё два должностных лица.
• После утверждения документа с ним знакомится работник, допустивший ошибку. В знак ознакомления он ставит на нём дату и свою подпись.
• После этого провинившийся пишет объяснительную на имя генерального директора, в которой излагает причины проступка. В случае отказа объяснить свой проступок составляется об этом отдельный акт. Объяснительная должна быть представлена в течение 2 дней. Если руководитель сочтёт указанные в ней причины уважительными, дело на этом заканчивается. В противном случае он издаёт приказ о наложении на сотрудника административного взыскания в виде замечания.
• Наказуемый также должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Обычно к таким причинам относят болезнь сотрудника, отсутствие необходимого рабочего материала, нарушение условий труда и другие.

Вынесение дисциплинарного взыскания будет законным, если доказано наличие умышленности в совершении проступка, само нарушение и его отрицательные последствия.

Наложение административного наказания не возможно, если после совершения нарушения трудовой дисциплины прошло больше 6 месяцев.

Если работник осуществляет свои должностные обязанности по договору ГПХ, ему нельзя выносить замечание. Такой характер трудовых отношений не предусматривает обязательное соблюдение работником устава предприятия.

Может ли быть вынесено в устной форме?

Если дело о нарушении дисциплины работником дошло до вынесения ему замечания, работодатель издаёт соответствующий приказ о наложении дисциплинарного взыскания, который регистрируется в Книге приказов.

В нём обязательно отражаются следующие пункты:

• ФИО и должность того, кого наказывают.
• Дата совершения нарушения и его суть.
• Основания для вынесения замечания (докладная, акты).
• Вид применяемого дисциплинарного взыскания и другие последствия для работника, связанные с наказанием.

Работника, в отношении которого накладывается дисциплинарное наказание, с приказом следует ознакомить в течение 3 дней.

Согласно ТК РФ любой вид административного взыскания должен быть зафиксирован в письменной форме.

Но в некоторых случаях руководитель провинившегося сотрудника может высказать замечание в устной форме.

К такому лояльному наказанию прибегают в том случае, когда работник провинился впервые или нарушение дисциплины незначительно. Следует учитывать, что устное замечание не имеет никакой юридической силы.

Ещё один минус устного замечания – в случае повторного нарушения работодатель не сможет прибегнуть к более суровому наказанию.

Срок действия

Срок действия  вынесенного замечания составляет один год с момента вынесения. Это означает, что через год сотрудник будет считаться свободным от наказания.

В некоторых случаях приказ о наложении наказания может утратить силу раньше этого срока. Это возможно в случае издания руководителем другого приказа об отмене наказания. Обычно это происходит при желании начальника поощрить работника за хорошие показатели.

Также взыскание может быть отменено в случае его обжалования в суде или  инспекции труда.

Последствия для работника

Даже такое «мягкое» наказание, как замечание, имеет свои негативные последствия для наказуемого как экономического, так и психологического характера. Наложение взыскания убавляет энтузиазм работника, снижает на какое-то время производительность его труда.

Также работник, понёсший наказание, не может быть повышен в должности на весь период действия взыскания.

Данные о вынесении замечания в трудовую книжку сотрудника не заносятся. За пределами предприятия об этом инциденте не сообщают, работодатель не вправе разглашать подобные сведения о работнике.

Дисциплинарная ответственность руководителя

Специфика правового положения руководителя организации, сочетающего в себе и работника, и представителя работодателя в трудовых отношениях, обусловливает необходимость не только предъявления к нему особых требований при исполнении им возложенных на него трудовых обязанностей, но и обеспечения его защиты от необоснованных претензий.

Порядок применения дисциплинарных взысканий в отношении руководителя и его заместителей практически не отличается от порядка привлечения работников к аналогичной ответственности:

1. При поступлении жалобы на руководителя и его заместителей, работодатель обязан потребовать от него письменное объяснение. Объяснение должно поступить в течение двух рабочих дней с момента поступления жалобы. Если такого нет, то работодатель составляет соответствующий акт.
2. Отсутствие объяснительного письма не является причиной для неприменения взыскания в отношении руководителя организации и его заместителей.
3. Дисциплинарное взыскание должно быть применено в период 1 месяц с момента обнаружения нарушения. В этот период не входят отпуск, больничные руководителя или его заместителей, т.е. то время, когда его не было на рабочем месте.
4. Если после нарушения прошло более 6 месяцев, то дисциплинарное взыскание не может быть применено. Если же нарушение было выявлено в результате аудиторской проверки или ревизии, то срок давности для него увеличивается до 2-х лет.
5. Для каждого нарушения может применяться одно взыскание. То есть за одно нарушение сотрудник может наказываться только один раз и одним методом. К слову сказать, методов дисциплинарного взыскания существует всего три: выговор, замечание, увольнение.
6. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в специальных органах.