Исправления в больничном листе работодателем: образец, как внести

Что делать, если в больничном листе неправильно указано наименование организации

Одной из очень распространенных ошибок, допускаемых при заполнении больничных листов, являются ошибки в наименовании организаций. Так, часто в больничном листе неверно указано название организации – оно либо прописывается не полностью, либо в сокращенной форме с ошибкой.

Случается и такое, что сотрудник предоставляет работодателю больничный лист, где название организации отсутствует в принципе. В последнем случае не следует пытаться заполнить графу, предназначенную для оформления медицинским сотрудником.

ФСС же признает такой документ бланком, заполненным с нарушениями, и не примет его. В результате отстаивать свои права работодателю, на чьи плечи возлагается вся ответственность за предоставление неверно оформленных документов,придется уже в суде.

Поэтому больничный лист необходимо предоставить выдавшему его специалисту для исправления.

Согласно п. 58 Приказа № 624н:

«В строке «(наименование медицинской организации)» указывается полное или сокращенное наименование лица, имеющего лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности, которым оказывалась медицинская помощь и выдавался листок нетрудоспособности; в строке «(адрес медицинской организации)» указывается адрес оказания медицинских услуг лицом, имеющим лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (название городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса), соответствующий адресу фактической выдачи листков нетрудоспособности и осуществления медицинской деятельности согласно лицензии на медицинскую деятельность. Внесение указанных данных осуществляется через интервал в одну ячейку, номер корпуса указывается через знак «/» в ячейке после номера дома, номер квартиры (офиса) указывается через пробел в одну ячейку после номера дома или корпуса».

Если при принятии бланка работодателем замечена ошибка в названии организации в больничном листе, допущенная врачом, то следует:

• в случае полного отсутствия наименования направить сотрудника обратно в медицинское учреждения для заполнения графы;
• если наименование указано с ошибкой, не позволяющей идентифицировать название организации, или указано не соответствующее действительности наименование,- сотрудник направляется обратно в медицинское учреждение для выдачи дубликата больничного листа;
• если же врач написал название с ошибкой, но при этом можно определить организацию и удостовериться в том, что работник числится в штате, документ подлежит принятию в ФСС.

Что касается ошибок, допущенных работодателем при заполнении формы, то с ними ситуация несколько иная. Если врач может оформить новый документ на другом бланке с пометкой «дубликат», то работодателю такой возможности не предоставляется.

Как сделать исправления в наименовании организации в больничном листе в этом случае? Например, если неверно указана форма собственности или само название компании, то необходимо:

• перечеркнуть ошибочно введенное название при помощи черной ручки — выполняется строго в горизонтальном направлении по линейке;
• вписать верное название на оборотной стороне бланка в соответствующей графе;
• рядом с исправлением прописывается «исправленному верить»;
• бланк подписывается руководителем, бухгалтером, проставляется печать.

Мнение эксперта
Соколов Владимир Тимофеевич
Адвокат с 8-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Имеет опыт в защите правовых интересов.

Кроме того, важно владеть информацией, сколько исправлений допускается на бланке листка нетрудоспособности. В бланках старого образца допускалось внесение неограниченного числа поправок со стороны работодателя

В графе, заполняемой медицинским сотрудником,исправления были запрещены. В документах же нового образца допускается лишь два исправления, вносимые работодателем.

Поправки в графах, заполняемых врачом, по-прежнему под запретом.

Больничный лист оформляется исключительно в строгом соответствии с правилами. Ведь он дает работнику право на временное неисполнение взятых на себя обязательств с получением пособий.

Количество бланков подлежит отчетности, на каждом из них имеется защита от подделывания. Неверное заполнение бланка приведет к отказу в его принятии ФСС.

Поэтому рекомендовано исправить обнаруженные ошибки в названии организации до предоставления документа в Фонд. Это позволит избежать лишних проблем и своевременно получить выплаты.

Порядок осуществления правок

Новый бланк позволяет вносить все корректировки только на противоположной стороне бланка. Алгоритм действий:

Стоит понимать, что на бланке достаточно одной подписи одного из выше представленных граждан.

Если некорректное заполнение присутствует в целой строке, то ее полностью зачеркивают и на противоположной стороне прописывается недействительность.

Что считается ошибкой

Замена документа полностью возможна, если имеется некорректно заполненный больничный лист с ошибками:

• название медучреждения указано не согласно с наименованием по учредительной документации;
• в графах адреса медучреждения не согласно месту выдачи бланка;
• печать медучреждения не имеет записи для листка нетрудоспособности;
• некорректно указан работодатель на листке нетрудоспособности;
• не указана должность медперсонала;
• отсутствие МИО лечащего персонала;
• наличие двух и более ошибок, совершенных работодателем.

Как внести исправление в больничный лист работодателю (образец)

Наиболее частая причина для внесения правок – некорректное указание наименования компании. Это может быть ошибка медицинского персонала или работодателя.

Если это первый случай, то ФСС принимает документ без исправлений. Связано это с тем, что ошибка не связана с медицинским учреждением.

Для минимизации такого действия, работодатель должен изначально ознакомить работника с полным наименованием организации.

Некорректная информация зачеркивается, а корректное прописывается на противоположной стороне. Иногда ошибки такого плана вообще засчитываются как несущественные.

Исправление может быть необходимо при перерасчете суммы больничного листа. Часто это происходит, когда на больничный ушел новый сотрудник, который еще не успел предоставить справку о прошлом своем среднем заработке.

Из всего выше перечисленного, можно сделать вывод, что исправления происходит путем:

• зачеркивания некорректной информации;
• внесения поправок на противоположной стороне листка нетрудоспособности;
• в некоторых случаях допускается технические ошибки без исправлений;
• в некоторых случаях нужно полностью поменять бланк.

Сколько правок допускается

На данный момент допускается два исправления работодателем. Если допускается более ошибок, то необходимо работника отправить за новым листком нетрудоспособности и затем внести корректные данные.

Если эту ошибку допустил медперсонал, то нужно отправить работника в медучреждение с разъяснением корректного заполнения листка нетрудоспособности.

Ошибки, которые допускаются медперсоналом, работодателем не могут быть исправлены.

Кто их заверяет

Работодатель может исправить некоторые ошибки в листке нетрудоспособности на противоположной стороне.

Уполномоченным человеком может быть:

1. Руководитель компании.
2. Главный бухгалтер.
3. Работник кадровой службы.
4. Иной сотрудник организации, имеющий полномочия работы с листками нетрудоспособности.

Возможные последствия

Сумма должна выделяться из ФСС, поэтому работодатель должен подходить к этому вопросу с особой важностью. Если в бланке допускается ошибка, а после внесены некорректные исправления, то здесь уже начинают действовать последствия как для работника, так и для работодателя

Если в бланке допускается ошибка, а после внесены некорректные исправления, то здесь уже начинают действовать последствия как для работника, так и для работодателя.

В частности:

• работник не получает пособие за пропущенные дни;
• работодатель подвергается административному взысканию.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что процесс исправления ошибок в листках нетрудоспособности осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства, в том числе в соответствии с инструкциями ФСС России.

За корректность оформленного документа отвечает работодатель и медицинский персонал. Допущенные ошибки могут стать причиной невыплаты компенсации.

Видео: Заполняем новый бланк — листок нетрудоспособности.

https://youtube.com/watch?v=IZQBGaPPX5k

Выдача листков нетрудоспособности с нарушениями не является основанием для отказа на выплату пособий

Постановление ФАС Уральского суда № А60-31473/2012

Организация выплатила своим сотрудникам пособия по временной нетрудоспособности и предъявила соответствующие суммы к возмещению из средств ФСС РФ. По результатам выездной проверки территориальный орган Фонда принял решение об отказе в принятии к зачету указанных сумм. Основанием для этого послужил вывод страховщика о неправомерности предъявления сумм к возмещению, так как пособия выплачены по листкам нетрудоспособности, которые были выданы с нарушениями либо на момент проверки отсутствовали у страхователя. Организация обжаловала это решение в суде.

Ошибки в порядке оформления листков нетрудоспособности не свидетельствуют об отсутствии страховых случаев и, следовательно, не являются основанием для отказа в возмещении сумм выплаченных пособий. В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» органы ФСС РФ вправе самостоятельно предъявлять иски медицинским учреждениям о возмещении сумм расходов на социальное обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности.

Аналогичной судебной практики нет. Однако, например, ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что отказ ФСС РФ в принятии к зачету расходов организации на оплату листков нетрудоспособности неправомерен в связи с тем, что нарушения в оформлении при заполнении этих листков носили устранимый характер (Постановление от 06.06.2011 № А27-13681/2010).

В Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12 указывается, что негативные последствия несоблюдения медицинскими учреждениями законодательства (в рассматриваемом Постановлении — законодательства о лицензировании) должны нести сами учреждения, а не организации-страхователи.

Заполнение листа работодателем

Порядок заполнения больничного, а также лица, которые несут ответственность за его оформление со стороны компании, в законодательстве не указаны. Вопрос отдается на откуп самим организациям, но на практике документам чаще всего занимаются руководитель (в небольших фирмах), отдел кадров или бухгалтерия. Также возможны ситуации, при которых заполнение документа равномерно распределено между несколькими ответственными лицами.

Коды для работодателя

Для ясности разделим всю процедуру на несколько последовательных шагов.

1. Первым действием станет указание места работы. Сюда заносится официальное название компании, рядом ставится отметка, является ли указанная организация основной или же одной из фирм, которые работник обслуживает по совместительству. Если существует сокращенное название компании, то ФСС рекомендует использовать именно его. В случае, если название не входит в строку, оно обрезается на полуслове.

2. Далее работодателем указывается регистрационный номер компании, полученный в ФСС, а также код подчиненности. Эти данные высылаются на адрес организации при регистрации. Код указывает региональное отделение ФСС, к которому привязана компания, может состоять из четырех или пяти цифр.

3. Следующим шагом станет указание ИНН и СНИЛС работника, которые он предоставил при оформлении на должность. ИНН сообщается только в случае его наличия. Никаких затруднений на этом этапе обычно не возникает, т. к. данные уже имеются у работодателя.

4. Условия начисления пособия заключают в себе специальные коды о дополнительных выплатах специальным категориям граждан. Список кодов приведен на обратной стороне бланка, если сотрудник не подпадает ни под одно из условий — строка остается пустой.

5. Акт формы справа указывается в случае производственной травмы. Здесь компания обязана составить стандартный акт с фиксацией произошедшего события. Если больничный не был получен в случае травмы на производстве — поле также остается пустым.

6. Дата начала работы проставляется по договору в случае увольнения сотрудника. Компания имеет право уволить сотрудника по статье, если он не появился на рабочем месте без уважительной причины в положенный срок.

7. Страховой стаж описывает длительность социального страхования гражданина и срок периода выплат отчислений в ФНС. В разделе «Нестраховые периоды» справа указывается время, проведенное на военной службе.

8. Далее идет информация по начислению пособия, усредненному доходу и сумме выплат. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия, в этой статье методика подсчета будет опущена.

9. В конце ответственные лица ставят подпись и печать организации, заверяя документ. Если должность главбуха в компании отсутствует, то ФИО и подпись главы компании (или ее филиала) дублируются.

Итоговый документ после заполнения.

Итоговый документ после заполнения

Ошибка со стороны медицинского учреждения

Определенная специфика существует при обнаружении ошибок, которые были допущены во время заполнения документа врачом. Поскольку большая часть больничного предполагает внесение данных именно медработником, то при этом могут случайно возникнуть ошибки или неточности. Сразу стоит сказать, что их исправление недопустимо, причем ни работодателем, ни сотрудниками медицинского учреждения.

 Оценивать правильность заполнения данных также имеют право только сотрудники ФСС – если они сочтут ошибку недопустимой, то могут вернуть документ.

Только после этого бухгалтерия предприятия или его руководитель могут отправить работника в медучреждение за получением нового документа.

Оформление дубликата – это единственный способ исправления ошибки, допущенной медиком. При этом старый листок признается недействительным и аннулируется, а сотруднику должен быть выдан такой же новый, но уже без ошибок.

Также стоит учесть, что далеко не все ошибки являются существенными и могут служить основанием для отказа в выплате возмещения работнику. Например, к ним относятся:

• указание даты больничного римскими цифрами (вместо арабских);
• отсутствие должности врача в одной из строк (если больничный продлевается несколько раз);
• указание неправильного кода болезни;
• отсутствие подписи врача (если оформляется не один больничный листок, а сразу несколько);
• частичное несовпадение названия поликлиники, которая указана на листке с тем, что содержится на печати (например, отсутствие кавычек или наличие сокращений).

В любом случае стоит предварительно уточнить в региональном органе ФСС, какие именно недочеты будут считаться весомыми. Иногда такие споры решаются в судебном порядке, и практика показывает, что ФСС во многих случаях бывает вынужден все-таки оплатить больничный.

При этом взыскание его суммы с медицинского учреждения возможно далеко не всегда – зачастую суды также отказывают в удовлетворении данного требования. Единственное исключение – сомнение в подлинности документа.

Общие моменты

Естественно, на таких документах не допускается ошибок, различных перечеркиваний. Поэтому, нужно знать как корректно исправить недочеты, если они допущены.

Бланки строгой отчетности действуют на территории России уже не первый год. Несколько раз данный документ видоизменялся, но последний утвержден приказом Минздравсоцразвитием от 26 апреля 2011 года № 347 н.

ФСС всегда проверяет бланк на корректность заполнения. И если будет найдена ошибка, то ФСС отказывает в выплате возмещения.

Конечно работодатель может обратиться в судебную инстанцию и оспорить такое заключение. Документ состоит из нескольких разделов, один из которых заполняет медперсонал, а другой работодатель.

Это регламентируется письмом ФСС России от 28 октября 2011 года № 25–03–18/15–12956. Иногда случается и так, что серьезную ошибку обнаружит кадровик после принятия медицинского листа.

Принимать бланк и вносить исправления за медицинский персонал нельзя. Поэтому работнику придется еще раз посещать лечащего врача.

Если это технический недочет, который не влияет на начисление возмещения, то можно самостоятельно обратиться в ФСС за разъяснениями.

Основные понятия

Допустимы ли ошибки

Ошибки могут допускаться со стороны работодателя, если есть возможность их исправить. Нельзя исправлять:

• ошибку медицинским персоналом;
• ошибку медперсонала работодателем, но компенсацию возможно получить, если это техническая ошибка, не влияющая на получение денежной компенсации.

Если медперсонал не имеет права на исправление, то работодатель может скорректировать свои ошибки на собственном бланке.

Он, в принципе, должен это сделать. Иначе, ФСС может не возместить расходные операции. Сроки исправление не установлены в действующем законодательстве.

Поэтому, лучше исправлять ошибки заблаговременно – до выездной проверки уполномоченным органом.

Допускаются следующие типы ошибок в качестве технических:

• лишний пробел между инициалами медперсонала;
• имеются прописные буквы в листке нетрудоспособности;
• отсутствуют прочерки в пустых графах, если есть такая необходимость;
• указание адресов медучереждения без корректной последовательности;
• наличие небольших помарок или лишней галочки;
• указание наименование организации в кавычках;
• печать попала на поля, где имеется информация.

Не является ошибкой сложенный документ или присутствие заполнение синим шариковым стержнем. Остальное же считается недопустимыми ошибками, что ведет к коррективу или замене бланка.

Действующие нормативы

Регламентируют вопрос несколько правовых актов:

Кому выдают больничный

Листок нетрудоспособности – официально принятый государством документ, подтверждающий факт уважительного отсутствия. Служит для оплаты этого времени. Выдача подобных документов осуществляется работающим гражданам. Передаются работодателю. 

Больничный лист оформляется в таких случаях:

• потери трудоспособности по болезни, производственной травме, во время беременности. Включает операции оплодотворения, искусственного прерывания беременности;
• когда требуется присматривать за болеющим членом семьи, родственником (обычно родители, дети, супруги);
• на время карантина. Обычно касается детей школьного и дошкольного возраста;
• нахождение в медицинском стационаре для протезирования по медицинским показаниям;
• осуществление долечивания. Актуально пациентам, прошедшим курс стационарного лечения. Процедура происходит в санаторно-курортных учреждениях, находящихся на территории России.

Выдавать больничные имеют полномочия только медицинские работники, осматривающие обратившегося за медицинской помощью гражданина. Результаты осмотра отражаются в медицинской карте.

В выдаче подобного документа откажут:

• у гражданина отсутствуют признаки заболевания;
• гражданин проходит медицинское освидетельствование по направлению военного комиссариата;
• проверка проходит с лицом под стражей, либо осужденным;
• гражданин проходит периодический медицинский осмотр;
• гражданин, имеющий осложнение здоровья, проходит систематические процедуры в условиях амбулатории или поликлиники.

На разовое посещение врача с целью прохождения процедур либо осмотра выдают справку. Документ не обязателен к оплате. Позволяет подтвердить законность отсутствия на предприятии. 

Правила заполнения больничного

Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию:

• подтверждает факт болезни работника и его обращение к врачу;
• служит основанием для оплаты периода нетрудоспособности.

При этом работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальной срок финансируется из средств ФСС, который компенсирует организации произведенные выплаты. Происходит это после проверки больничного листа – его подлинности и правильности заполнения.

Комментарий специалиста

Горчаков Владимир

Юрист

После появления новой формы бланков больничного листа у врачей и работодателей появилось много вопросов по его правильному заполнению. ФСС 28.10.2011 г. направил Письмо №14-03-18/15-12956, содержащее разъяснения по правилам заполнения больничных. Там же указаны допустимые отклонения от стандартов и способы внесения изменений.

Больничный лист состоит из двух разделов:

Основные требования:

• лист нетрудоспособности может заполняться от руки или машинописным способом:
• если записи вносятся вручную, их делают только черной гелевой пастой, капиллярной или перьевой ручкой. Заполнение другими цветами или шариковой ручкой недопустимо;
• если предусмотренного количества ячеек не хватает для полной записи (например, специальности врача), допускаются сокращения, не влияющие на понимание смысла;
• название заболевания не указывается, его заменяет код.

Рекомендуется заполнять бланк заглавными печатными буквами. Однако если ответственное лицо по незнанию или по рассеянности сделает запись прописными, ошибкой это являться не будет при условии, что текст читается легко и не допускает двойного толкования.

Важно! Если же больничный лист содержит серьезные нарушения – недопустимые исправления, неточную или недостаточную информацию и т.п. – ФСС может отказаться его оплачивать