Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Кто обязан вести график учёта рабочего времени

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора

Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Труд табельщика должен быть оплачен

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.. Начинать заполнение нужно с шапки документа

Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

Графа 1 — номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 — Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

• Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
• К – если сотрудник находится в служебной командировке.
• В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
• ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
• ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
• Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
• ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
• НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

• 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
• 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
• 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
• 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

Внесение исправлений

Если со стороны табельщика произошла письменная формулировка, связанная с необходимостью внесения коррективов, а основной ТУРВ был заполнен, есть возможность внесения изменений без необходимости перепечатывания.

Происходит этот процесс посредством перечеркивания ложных сведений и попутного установления истинных данных.

Поля при этом должны содержать следующие элементы:

• ссылка на документ с коррективами, содержащая данные о номере, дате составления (при отсутствии возможности поместить эту фразу полностью, потребуется лишь название документа, его номерное значение, день составления);
• «автографы» всех лиц, принимавших участие в процессе подписания базового табеля;
• расшифровка всех поставленных подписей;
• должности, которые занимают лица, несущие ответственность за заполнение, а затем указывается сфера работы (фактическая должность) руководителя.

Внесение изменений в один и тот же документ может осуществляться несколько раз, причем как по конкретному сотруднику, так и по нескольким. Сведения из корректирующей документации подлежат внесению в основную часть.

Удобнее всего производить это оформление в электронном виде, поскольку замены на бумаге бывают проблематичны. Если же необходимо подкорректировать всего несколько букв, можно обойтись простым внесением исправлений в действующий документ.

Общие правила ведения табеля

Учётный регистр должен быть открыт в первый рабочий день месяца, причём оформляется он с первого календарного дня (даже если месяц начинается с выходного или праздничного дня). В конце месяца табель закрывается. В некоторых компаниях фиксируются промежуточные результаты после 15 числа, но только если этого требует производственная необходимость.

Ключевые принципы ведения этого документа должны быть задекларированы в локальных нормативных актах (к примеру, в стандартном положении о табельном учёте). И ответственный за табель работник должен руководствоваться этим регламентом. Здесь стоит уточнить и закрепить определённые важные моменты:

1. Табель можно вести по отдельным структурным подразделениям или же по компании в целом (главное — определить этот момент сразу).
2. В учёте должно быть определено кодирование по видам рабочего/нерабочего времени.
3. В табеле должны быть отражены не только отработанные часы, но и время, в которое работник не осуществлял свои трудовые обязанности, хотя и должен был это делать (прогул, нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте, ранний уход, простои и пр.).
4. Каждый работник начинает фигурировать в табеле строго после его оформления в кадровом делопроизводстве — есть приказ о трудоустройстве, подписано трудовое соглашение. Аналогично работники и исключаются из табеля — после вступления в силу распоряжения об увольнении.
5. Как только работник попадает в табель учёта, ему присваивается табельный номер. Причём этот номер не меняется в течение всего его трудоустройства в компании. Если человек переходит на другую должность, его табельный номер остаётся прежним. И даже после увольнения сотрудника его номер не может быть никому присвоен ещё в течение трёх лет.
6. Наперёд вносить данные в табель категорически запрещается. Заполнять его можно только по факту. Даже если табельщик уверен, к примеру, что в последний день месяца все уже на работе, не факт, что положенные 8 часов всеми будут отработаны. Поэтому правильное оформление табеля требует его заполнения только на следующий день по прошествии месяца.

Способы заполнения табеля

Фактически есть 3 способа ведения табеля:

• в электронном виде;
• с помощью автоматизированного учёта;
• на бумаге.

Конечно, сегодня электронный способ применяется чаще всего. Здесь всегда можно сделать корректировки, ведь часто бывают ситуации, когда табель приходится править.

Наиболее распространённый сегодня простой вариант учёта — ведение табеля фактически вручную в программе excel. Этот способ позволяет с помощью внесённых формул рассчитывать показатели, суммировать их, вести табель в течение года в едином файле. Здесь можно вести статистику как по конкретному сотруднику, так и по подразделению, и по компании в целом. Но всё-таки это довольно трудоёмкий для табельщика процесс, которым нужно регулярно заниматься.

Более удобный и оперативный способ ведения табеля — работа через систему 1С. Она тоже даёт возможность вносить коррективы в электронный документ. Как правило, внутренний онлайн-учёт связывают с пропускной системой.

На крупных предприятиях даже для того, чтобы выйти на обед, нужно отметиться, а количество отработанного времени автоматически фиксируется в табеле

На крупных предприятиях, особенно на производстве, с успехом применяются электронные системы учёта и контроля за рабочим временем сотрудников. Фиксируется каждая секунда, когда работник зашёл на предприятие и когда он вышел. К наиболее распространённым видам такого онлайн-наблюдения можно отнести:

Такой автоматизированный учёт позволяет нивелировать человеческий фактор и систематизировать процесс.

Данные из онлайн-системы контроля сразу попадают в общую базу и формируют табель в режиме реального времени. Вплоть до того, что непосредственный руководитель может в любой момент посмотреть: во сколько пришёл на работу его подчинённый, чем он занимался на рабочем месте и сколько раз заходил в соц. сети. Некоторые системы позволяют формировать карту рабочего времени сотрудника.

Основное здесь — применение любого из онлайн-способов контроля должно быть закреплено документально в правилах внутреннего распорядка, а также в трудовых контрактах работников. Только в этом случае применение любого вида слежения за рабочим процессом правомерно.

Предназначение

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

• Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
• Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными

Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Документ составляется в единственном экземпляре, открывать его необходимо за 2-3 дня до начала месяца.

Сам бланк по ОКУД 0504421, разработанный для бюджетных компаний, имеет ряд определенных отличий от иных подобных форм. Унифицированная форма не подлежит внесению изменений, используется сплошной метод обозначения явки или неявки.

В шапке документа помимо обязательных данных организации, идентифицирующих ее, указывается цифровой код бланка.

Если табель сдавался без изменений с первого числа месяца, то проставляется цифра «0», при внесении поправок — фиксируется цифра, приравненная к количеству корректировок.

В первые четыре графы в табеле информация заносится сразу, а именно: ФИО сотрудника, табельный номер и его должность в соответствии со штатным расписанием. Остальные сведения заполняются по мере их поступления кадровику.

Графы 20 и 37 предназначаются для подведения промежуточного и месячного итога о рабочем времени. Помимо этих расчетов больше ничего не рассчитывается в таблице, остальные действия для расчета сумм заработной платы осуществляет бухгалтер.

Трудовым законодательством России предусмотрен единый стандарт рабочего времени, который обязаны соблюдать все организации, будь то коммерческие предприятия или государственные учреждения. Рабочая неделя любого сотрудника не должна длиться более 40 часов. Следовательно, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего должна соответствовать 8 часам. В некоторых случаях длительность рабочего дня может быть меньше установленной российским законодательством.

Режим работы организаций устанавливается самостоятельно согласно общепринятым нормам в соответствующих документах

При этом во внимание берется специфика деятельности предприятия

Для отслеживания исполнения установленного режима и времени, проведенного сотрудниками за работой, используются табель учета рабочего времени. Данный документ может отражать количество ночных и дневных смен, переработок, больничных, а так же суммарное отработанное время с различной степенью детализации: день, неделя, месяц. Так же табеля используют при начислении заработной платы.

Организации, занятые в той или иной сфере могут использовать любые виды табелей учета рабочего времени, поскольку форма учета обычно носит рекомендательный характер. В современной практике используют следующие табеля учета рабочего времени:

1. Табель по форме 0504421;
2. Табель по форме № Т-12;
3. Табель по форме № Т-13
4. Табеля, разработанные самостоятельно на основании вышеперечисленных форм.

Табеля учета рабочего времени, независимо от выбранного в организации варианта, заполняются, как правило, руководителями подразделения

За отсутствие на предприятиях кадрового учета и документов, подтверждающих фактически отработанные часы, неявки и простои, по каждому сотруднику не предусмотрено отдельной наказывающей статьи. Несмотря на это за отсутствие табеля учета рабочего времени могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер такого штрафа колеблется от одной до пяти тысяч рублей для должностных лиц, для организации штраф составит от 30 до 50 тысяч рублей.

При заполнении табеля, как любого другого документа, в первую очередь нужно указать полное наименование работодателя. Так же следует заполнить название структурного подразделения. Далее проставляется дата начала оформления документа. По центру проставляется код 0 – первичный экземпляр или 1 – корректирующий, при этом, если есть необходимость повторной корректуры, проставляется следующая цифра.

Далее заполняется основная табличная часть. В первую очередь необходимо указать работников, затем их учетные номера, должности и профессии. После чего на ежедневной основе вносятся данные об отработанном времени каждого сотрудника. Таблица условных обозначений, используемых для заполнения основной части табеля, представлена далее в соответствующем разделе.

После заполнения бланка, обычно это первый день следующего месяца, бланк необходимо заверить. Руководитель подразделения и руководитель отдела кадров должны проставить свои подписи и окончательную дату.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.

Цифровые коды Буквенное обозначение Расшифровка Рекомендации по применению 01 Я Рабочие часы Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения. 02 Н Ночная работа Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель. 03 РВ Праздничные дни 04 С Сверхурочный труд Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска. 06 К Командировочные выезды Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе. 09 ОТ Ежегодные основные отпуска Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись. 10 ОД Дополнительный оплачиваемый отдых Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. 11 У Учебный отпуск с сохранением зарплаты Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д. 12 УВ Укороченное время труда Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. 13 УД Отпуск для учебы без сохранения зарплаты Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. 14 Р Отпуск в связи с беременностью и родами. 15 ОЖ Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). 16 ДО Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул). 17 ОЗ Отпуск, который не подлежит оплате. 19 Б Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) За исключением ситуаций, о. Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. 20 Т Неоплачиваемая нетрудоспособность При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. 21 ЛЧ Сокращенное время труда Оформляются приказом начальника. 23 Г Пропуски с сохранением зарплаты. 24 ПР Пропуски дольше 4-х часов Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п. 25 НС Неполный рабочий день инициированный работодателем Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д. 26 В Выходные Учет официальных выходных дней, определенных законодательством. 29 ЗБ Дни забастовок Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий. 30 НН Пропуски без уважительных причин Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе. 31 РП Простои без виновности работника Проставляются на основе приказа руководства предприятия. 32 НП