Как заполнить табель учета рабочего времени. пошаговая инструкция

Кто осуществляет заполнение табеля учета

На каждом предприятии внутренними документами строго установлены функциональные обязанности каждого человека. Это делается для того, чтобы определить точный список обязательств, установить материально ответственных лиц, а также для привлечения к дальнейшей ответственности за невыполнение вверенных обязанностей.

Так, ведение табеля учета по форме Т-12 и Т-13 осуществляют, как правило, работники отдела кадров или руководитель конкретного подразделения предприятия, но только, если это входит в список его функциональных обязанностей. Также дополнительно может быть назначен специальный человек – табельщик, который будет вести учет. Табель учета это строгий документ, на основании которого бухгалтер назначает заработную плату, поэтому человек должен в полной мере осознавать свою ответственность и внимательность при оформлении документов.

Недоучет рабочего времени, как следствие получения человеком меньшей заработной платы, может стать основанием для привлечения предприятия и конкретного должностного лица к административной ответственности. С другой стороны, если рабочих часов будет записано больше, то фирма потеряет деньги, выплатив большую заработную плату трудящемуся.

Законодательством допускается одновременное составление одного табеля на всех работников или же оформление персонального документа на каждого человека. Как показывает практика, персональный табель гораздо удобнее и исключает ошибки, поскольку при массовом расчете высока вероятность неверных подсчетов и механических опечаток. 

Табель учета это не документ строгой отчетности, но с целью предотвращения его утраты лучше использовать отдельные правила составления. Например, каждый табель номеруется, указывается месяц и годи т.д. Новый табель оформляется ежемесячно.  При формировании отчета на компьютере лучше далее распечатывать его для гарантии сохранности.

Второй способ: определение часов через временной промежуток

Предположим, нам дано время 11 часов 45 минут, требуется узнать, сколько будет по истечении 2 часов 15 минут. Будем действовать по инструкции, чтобы получить результат.

1. Отформатируем лист, если в нем проводились предыдущие расчеты, выбираем пустое поле и вписываем в двух соседних ячейках наши часы. Затем кликаем на пустую ячейку рядом. В ней будут выполняться все расчеты.

1. Активируем пустую ячейку, переходим в строку формул, где устанавливаем знак «=» без кавычек. Нажимаем на ячейку с показателем часов на данный момент, ставим знак «+», добавляем соседнюю ячейку. Нажимаем кнопку «Enter». В итоге получится время, которое будет после определенного промежутка (в нашем случае по истечении 2 часов 15 минут).

Важно! В данном случае вы можете посчитать количество часов по истечении времени только в сутки. Если необходимо вычислить, какой показатель циферблата будет пределом, необходимо выбрать другой формат ячеек

Для этого активируйте окно форматирования и в списке аргументов укажите строчку со звездочкой, обязательно смените вкладку числового формата на «Время».

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО,  должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени  для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней  отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.

4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.

5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений  тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Популярные вопросы

• Нужно ли отображать сокращение рабочего времени на 1 час в праздничный день? Накануне праздничных и нерабочих дней время работы сотрудников с полным рабочим днем может быть сокращено на 1 час. При этом рабочая неделя может быть как 5-дневной, так и 6-дневной. В любом случае, данное сокращение обязательно нужно отразить в табеле, иначе инспекторы могут настаивать, что в такие дни сотрудники работали сверхурочно.
• Почему в таблице каждому дню отводится по 2 ячейки? Всё просто: в первой ячейке указывается условное обозначение вида труда, а во второй – количество отработанных часов. Табельщик может на свое усмотрение использовать или буквенный, или цифровой код.
• Сколько раз в месяц заполнять табель? Делать это нужно каждый день, чтобы учет рабочего времени сотрудников был достоверным. В конце каждого месяца подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником часов. Подписанный ответственными лицами табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц.
• Нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Если в компании предусмотрены авансы, для расчета их суммы бухгалтер должен получать табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число включительно). Для этого отдел кадров может передавать ему документ 16-го числа, а забирать обратно – 17-го. Существуют и другие варианты: заверять копию табеля на аванс, которая останется в бухгалтерии и будет подшиваться под расчет; формировать отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем еще сводный. Порядок передачи табеля на аванс нужно зафиксировать во внутренних документах фирмы.
• Можно ли вносить в табель исправления? В общем, они запрещены, но в некоторых случаях в документ могут быть внесены изменения. Например, если работник с опозданием сообщил об открытии больничного или, пребывая в отпуске, заболел и принес больничный лист после выхода на работу. Все изменения в табель нужно вносить на основании подтверждающих документов, полученных от работника.

Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП?

В программе «Зарплата и управление персоналом» пользователю доступно два варианта создания табеля – в виде документа или в виде отчета.

Табель рабочего времени в виде документа доступен оператору в разделе «Зарплата». На новой странице необходимо выбрать вкладку «Отчеты по зарплате». Далее нудный табель будет автоматически заполнен на основании введенных документов начисления.

При этом в 1С формирование табеля как отчета осуществляется как по выбранной группе сотрудников, так и по всем работникам, учтенных в компании. Для того подбора сотрудников в табель пользователю необходимо обратиться к кнопке «Подбор».

Сформированный отчет содержит информацию о выходных (на основании графика), так фиксацию отработок. Если пользователь выбрал метод сплошной регистрации отработок (в свою очередь, не рекомендуется в 1С), вводится новый «Табель отработанного времени сотрудником». Для того чтобы найти документ, необходимо обратиться к разделу «Зарплата», затем выбрать кнопку «Табели» и щелкнуть кнопку создания нового табеля.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Внимание! Если в период отпуска встречается нерабочий праздничный день (дни), то он (и) не считается календарным днем. В табеле он (и) указывается как выходной: используется условное обозначение «В» или цифра «26».. Пример

Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист. Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Правила ведения

Госкомстат РФ рекомендует использовать для учета отработанного времени сотрудников унифицированные формы Т-12 и Т-13. Допустимо вносить в них изменения исходя из специфики организации. Но существуют некоторые правила, которые необходимо соблюдать независимо от применяемой формы.

Табель ведется в одном экземпляре. Для небольшой организации это может быть единый документ, для больших предприятий возможно разграничение по отделам и подразделениям. Для ведения табеля назначается ответственный сотрудник. Заполненный табель должны подписывать руководитель и специалист по расчету зарплаты. После этого он передается в бухгалтерию, которая должна его хранить в течение одного года.

Табель не должен содержать исправлений и помарок. Если была допущена неточность, то она должна быть исправлена по правилам бухгалтерского учета: аккуратно перечеркнута одной чертой, сверху указываются верные данные, обязательно ставится подпись ответственного лица.

В табеле обязательно должны быть указаны данные по каждому сотруднику. Вносятся и убывают они только на основании приказа руководителя организации. Какие сведения необходимо указать:

• ФИО работника.
• Занимаемая должность.
• Подразделение, к которому он относится.
• Присваивается табельный номер.

Возможно добавление дополнительной информации, если этого требует специфика режима и условий работы. Например, учет работы на вредном производстве, за которую полагается дополнительный отпуск сотруднику. Каждое дополнение обязательно должно быть подтверждено приказом.

За нарушения в ведении табеля предусмотрены штрафные санкции:

• За грубые ошибки ответственному может грозить увольнение.
• За неполные данные трудовая инспекция может наложить штраф на организацию в размере 10 тыс. рублей.
• За нарушение регламента заполнения выписывается штраф 50 тыс. рублей.
• Кроме этого может быть наложено административное взыскание, в результате которого предприятие будет вынуждено простоять без работы в течение трех месяцев.

Дополнительная информация! Кроме стандартного указания явок и неявок табель позволяет учитывать сверхурочную работу, опоздания, дневные и ночные смены, работу в выходные и праздничные дни, которая должна быть оплачена в двойном размере.

Как заполнить

Что представляет собой корректирующий табель учета рабочего времени

Информация в табелях по мере их заполнения может оказаться не соответствующей действительности. К примеру, частой является ситуация, при которой работник, не являвшийся на работу в течение одного или нескольких дней, представил документы о том, что находился в больнице. В этом случае в табеле необходимо вместо проставленного кода НН (неявка по неизвестным причинам) ставить код Б (больничный). Но если зарплата начисляется 2 раза в месяц, табель может быть уже сдан. Более того, правила его ведения не допускают ни исправлений, ни подчисток.

Между тем больничный должен быть оплачен, а любые расходы организации (в том числе и на оплату работникам) должны быть подтверждены первичной документацией – в противном случае налоговая инспекция не примет эти расходы во внимание. Как же быть в таком случае кадровику и бухгалтеру?. В этой ситуации применяется дополнительный документ — корректирующий табель

Как правило, он готовится по окончании расчетного периода отдельно на каждого сотрудника, в отношении которого производится корректировка. К корректирующему табелю обычно прилагается служебная записка лица, ответственного за ведение табеля. В этой записке кратко поясняются причины, по которым составлен корректирующий документ (представлен лист нетрудоспособности за прошлый период, отозван больничный и т. д.)

В этой ситуации применяется дополнительный документ — корректирующий табель. Как правило, он готовится по окончании расчетного периода отдельно на каждого сотрудника, в отношении которого производится корректировка. К корректирующему табелю обычно прилагается служебная записка лица, ответственного за ведение табеля. В этой записке кратко поясняются причины, по которым составлен корректирующий документ (представлен лист нетрудоспособности за прошлый период, отозван больничный и т. д.).

На основании корректирующего табеля при необходимости производится перерасчет начисленной зарплаты. Составлением этого документа кадровики обычно занимаются именно по требованию бухгалтерии, которой необходимо внести изменения в выплаты работнику.

Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой Промо

1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).

1 стартмани

26.01.2018   
57969   
511   
p.ugrumov   

98