Как восстановить трудовую книжку при утере самостоятельно или через госорганы

Что делать, если потеряна трудовая книжка

 Если в процессе трудовой деятельности утеряна трудовая книжка, потребуется ее восстановить, поскольку этот документ является обязательным при оформлении на новое место работы, и помогает подтвердить продолжительность работы при назначении пенсий и различных пособий.

Вариант действий, что делать если утеряна трудовая книжка, зависит от установления виновного в потере документа, в котором зафиксирован весь трудовой путь гражданина.

По вине работника

Если утрата возникла после увольнения и до выхода на новое место работы, значит виновником стал сам сотрудник. Книжка выдается в последний день трудоустройства и далее предприятие снимает с себя ответственность за ее хранение.

Согласно ч.5 ст. 65 ТК РФ, владелец потерянного документа не обязан восстанавливать его, заводить дубликат.

Если необходимость в восстановлении остается, работник обращается к текущему работодателю, чтобы завести книжку. Далее записи восстанавливают через обращение на предыдущее место работы. На внесение записи повторно отводится 15-дневный срок.

Основанием для восстановления станет полученное в письменной форме заявление. Его передают лично, либо по почте через отправку заказного письма с уведомлением. В дубликате появляется отметка о восстановленном стаже, подтвержденном документацией. Записи с конкретных мест работы и должностях не восстанавливаются – информация подается в обобщенном виде.

Если компания, где работал человек, ликвидировалась, функции по изготовлению дубликата берет на себя следующий работодатель. Он вправе заниматься восстановлением бумаг работника, однако не обязан этого делать.

Потеря трудовой книжки по вине компании

Когда сотрудник сдает личную документацию в кадровую службу, ответственность за хранение несет трудоустроившая компания. Если утеря трудовой книжки произошла в период рабочей деятельности на предприятии, необходимо требовать восстановления у текущего работодателя.

Чаще всего потеря обнаруживается в период увольнения, когда документ подлежит выдаче на руки уходящему сотруднику. Если выдача не состоялась, то действия работника ведутся в двух направлениях:

1. Взыскание компенсации за каждый день пропуска, пока ответственный работодатель не выдаст личный документ. Подается заявление в суд с просьбой взыскать компенсацию в размере среднедневного заработка за весь период задержки.
2. Подача заявления для решения непосредственной задачи по возврату документа. Для восстановления записей обращаются с заявлением по месту последней работы с просьбой оформить дубликат.

Как происходит восстановление записей в трудовой

Иногда особую ценность имеют конкретные данные о трудоустройстве на отдельно взятых предприятиях. Чтобы восстановить необходимую информацию, действуют в следующей последовательности:

• Подать заявление об изготовлении дубликата текущему работодателю.
• Обратиться на предыдущие места работы с просьбой выдать подтверждающую стаж ставку.
• Если сотрудник не может самостоятельно получить документацию, текущий работодатель обязан содействовать в оформлении, инициировав подачу запроса по своим каналам.
• Когда записи не сохранились, подтверждением могут служить показания свидетелей, однако это происходит в судебном порядке.
• Источником информации может стать ПФР, иные инстанции, куда обращается работодатель.
• После получения подтверждений, записи восстанавливаются, и подготовленный дубликат выдают работнику.

1. Компании, где работал гражданин, если они продолжают действовать.
2. Городской госархив, где хранятся записи о предприятиях, прекративших деятельность.
3. Судебный орган, направляющий официальные запросы в государственные структуры.
4. Пенсионный фонд, где хранится информация о стаже человека.

На подготовку официального ответа отводят 10-дневный срок, без дополнительных расходов со стороны заявителя.

Что делать при потере трудовой

Восстанавливать или заводить новую ТК при утере нужно потому, что:

• При оформлении на работу человек передает ее в кадровый отдел, где книжка хранится до увольнения.
• ТК необходима при выходе на пенсию. В ПФ могут быть неполные данные о страховом стаже. Особенно это касается трудовой деятельности до 1997 г.

Варианты, когда человек лишается ТК:

• Потеря работником. Если это произошло в интервалах между трудоустройством, то виноват будет сам владелец. Если он был устроен на работу и получил ТК на короткий период (например, для предъявления банку при оформлении кредита), ответственность несет работодатель.
• Утеря отделом кадров. Ответственность будет на работодателе. Если ТК потеряна по небрежности, на руководство организации может быть наложен административный штраф.
• Механические повреждения книжки, которые сделали ее недействительной (невосполнимые разрывы, обгорание страниц и пр.). Относительно того, был или нет трудоустроен владелец документа на момент утери, ответственность будет на организации или самом человеке.

По вине работника

Человек сам собирает всю информацию, которая необходима для оформления документа, при этом поиск сведений включает:

• Обращение к прошлым работодателям.
• Отсылку запросов в архивы.
• Запрос справок в ПФ о произведенных отчислениях.

Потеряли в отделе кадров

Возможны два варианта развития событий:

• Работодатель признает свою вину. Тогда восстановлением занимается кадровый отдел предприятия. Законом на подготовку дубликата отводится 15 дней.
• Работодатель отказывается признать свою вину. Тогда работнику нужно обратиться в суд. При удовлетворении иска юрлицо обяжут восстановить трудовую книжку и возместить моральный ущерб. Дополнительно на него может быть наложен штраф за административное нарушение. Его размер составляет 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц.

Можно ли оформить новый документ при утере старого?

Ответ на вопрос, как восстановить бланк, зависит от того, кто виноват в ее утрате. К примеру, если работодатель испортил вашу трудовую, то ее восстановлением должен занять именно он. При утере трудовой самим работником, он же и несет ответственность за получение нового документа. Для начала определимся, какими способами вы сможете вернуть свою трудовую. Итак, чтобы восстановить книжку, следует обратиться:

• К настоящему или предыдущему работодателю;
• В Пенсионный фонд РФ;
• В государственный архив;
• В судебные органы.

Самый надежный способ – обратиться за новым бланком в ПФР. Данная организация содержит всю необходимую информацию о трудовом стаже сотрудника по итогам уплаты им необходимых страховых взносов. Более того, все сведения предоставляются абсолютно бесплатно. Однако этот способ не подходит для тех граждан, трудовой стаж которых составляет более 15 лет. В этом случае вам стоит сразу в обратиться в территориальное отделение Госархива.

Подготовка искового заявления– крайняя мера, прибегать к которой стоит лишь только после возникновения конфликта с работодателем или сотрудником одной из вышеперечисленных организаций. Так, если кто-то из них отказывается восстанавливать вашу книжку, вы вправе подать на этого человека в суд.

Как восстановить трудовую книжку

Если работнику отдали документ на основании ст. 62 ТК РФ с целью предоставления в Пенсионный фонд или органы социального страхования, он может ее потерять. Тогда гражданину необходимо сообщить работодателю об этом и составить заявление о предоставлении нового документа. Организация не позднее 15 календарных дней должна предоставить сотруднику дубликат.

Можно обратиться также в Многофункциональный центр. Учреждение формирует запрос и направляет его предыдущим работодателям. Такая услуга по восстановления трудовой книжки бесплатна.

Куда следует обращаться

Восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и другие учреждения, наделенные необходимыми полномочиями.

Для восстановления трудовой направляется обращение:

1. К прошлым работодателям за подтверждением стажа в виде справок и выписок.
2. В архивы по месту расположения предприятий. Если они ликвидированы, архив выдает соответствующие справки, в которых указано, когда и сколько времени работал гражданин.
3. В суд. При подаче иска направляются запросы на адреса прежних мест работы для получения необходимой информации.
4. В Пенсионный фонд отправляется письмо с запросом на предоставление информации о стаже заявителя.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении нового документа пишется сотрудником на имя работодателя:

1. Указывается информация об адресате (Ф. И. О., занимаемая должность, наименование организации).
2. Указывается причина утраты.
3. Излагается просьба об оформлении дубликата.
4. Ставится дата написания и подпись заявителя.

Ошибки и зачеркивания в заявлении недопустимы.

При утере работником

Если документ, подтверждающий профессиональную деятельность и трудовой стаж, теряется по вине работника, для его восстановления нужно обратиться к последнему работодателю и составить заявление об утере. Если есть копия трудовой, она предоставляется в кадровый отдел.

Заполняет дубликат книжки не сотрудник, а специалист кадрового отдела исходя из хранящейся у него и собранной работником подтверждающей документации.

При утере работодателем

В случае потери трудовых книжек работодателем юридическое лицо отвечает за восстановление утраченной информации. Предприятие обязано выполнить те же процедуры, что и при потере работником, но самостоятельно.

Прежде чем оформлять дубликат документа, необходимо:

• посмотреть в книге движений трудовых книжек дату трудоустройства, номер документа;
• проверить личное дело сотрудника (там может быть расписка о том, что работник забирал документ);
• проверить трудовую, изменилась ли фамилия сотрудника до приема в компанию или во время работы.

Если поиски не дали результата, приступать к оформлению дубликата.

Способы восстановления документа:

1. Если гражданин не работал или работал неофициально, используются сведения приказов о найме, а также других кадровых документов по месту работы.
2. Если сотрудник работал официально, требуются сведения от предыдущих нанимателей. Требуются официальные запросы в эти компании.
3. Если предыдущая организация не функционирует, для восстановления книжки понадобится больше времени. Юридические лица в процессе ликвидации передают документы в архивный госорган для хранения. В этом случае отправляется запрос в государственный архив.
4. Если ответа нет или данные не сохранились, подается заявление в ПФР. Но это возможно, если сотрудник работал на предприятии недавно, поскольку регистрация застрахованных в базе создана несколько лет назад.

При массовой утере

При утере трудовых книжек работодателем по причине непредвиденной чрезвычайной ситуации стаж определяется специальной комиссией. Такая комиссия создается учреждениями исполнительной власти РФ. В состав входят члены профсоюзов и других уполномоченных органов. В процессе работы создается акт, где указываются следующие данные:

• рабочий период;
• совокупный стаж;
• название должности.

Как оформить пенсию

При назначении пенсии книга о труде выступает основным документом, который подтверждает не только право на пособие, но и влияет на его размер. Поэтому если пенсионером утеряна трудовая книжка ее восстановление обязательно. Для воссоздания прежних записей гражданин преклонного возраста может сразу обратиться в территориальное управление ПФ с запросом о выдаче справки.

Однако следует учитывать, что персонифицированный учет ведется только с 2002 года, поэтому за восстановление стажа за предыдущие годы, гражданину необходимо побеспокоиться лично. То есть придется посетить как бывших работодателей, так и архив для получения требуемых сведений. Далее процедура оформления дубликата осуществляется в порядке, установленном законом, то есть посредством обращения по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата.

Как восстановить записи, если утеряна трудовая книжка, многие не знают, предполагая, что стаж потерян безвозвратно. А между тем, все личные сведения о работниках хранятся 75 лет. Поэтому при желании получить достойную пенсию в соответствии с длительной трудовой стезёй, можно найти все необходимые сведения либо же утвердить их с помощью решения суда. Таким образом, задача по восстановлению книги хотя и трудоемка, но вполне реальная.

Мнение эксперта
Елена Бондаренко
Высшее юридическое образование Специализация: недвижимость, трудовое и семейное право

Об эксперте

Обязанность по приобретению трудовой книги возложена на работодателя, но только при первом трудоустройстве во исполнение п.8 ПП РФ №225. При повторном приеме на работу, книга покупается сотрудником уже лично и затраты компанией не компенсируются. Данное правило можно использовать по аналогии с оформлением дубликата. Если книга утрачена работником, формуляр покупается им лично, однако в случае утраты книги по вине отдела кадров, бланк выдается уже организацией за ее счет.

Потеря трудовой книжки: как составить заявление, чтобы восстановить документ

фото с сайта thenounproject.com

Обратите внимание, работодатель приобретает обязанность по восстановлению трудовой книжки только в том случае, если ему было направлено заявление о выдаче дубликата. Поэтому относиться к составлению обращения нужно ответственно

Форма должна содержать все необходимые сведения. Кроме того, нужно убедиться в том, что требование доставлено.

Как правильно заполнить заявление?

Правил, зафиксированных в соответствующих нормах, нет. Однако есть некоторые особенности, которые обязательно должны быть учтены.

Обращение в компанию должно содержать следующую информацию:

1. Указание факта работы в данной организации со ссылкой на конкретные периоды и занимаемые должности.
2. Обоснование обращения за дублирующим документом: пояснение причины, на основании которой бывший работодатель должен предоставить вам дубликат.
3. Ссылка на норму законодательства, предусматривающую обязанность исполнителя изготовить и выдать замену оригинала в течение 15 дней с даты обращения.

Лучше подстраховаться и принять меры во избежание споров о дате обращения.

Это можно сделать двумя способами:

Подать документы лично. Для этого нужно составить два экземпляра обращения. Один передается в отдел, ответственный за прием корреспонденции, а на втором экземпляре проставляется отметка с уведомлением о получении письма (проставляется входящий номер, дата, подпись сотрудника) и описью вложения.

Направить документы заказным письмом с уведомлением. Таким образом вы гарантируете доставку: в компании не смогут сказать, что не получили ваше обращение.

Поскольку вы должны предоставить не только заявление, но и сопутствующий пакет документов, целесообразно указать подобный перечень приложений. Так никакие бумаги не будут утеряны, а весь подтвержденный стаж зафиксируют.

Если причина направления заявления – это пропажа книжки, то подтверждения факта утраты не потребуется. Но если она была испорчена, то целесообразно приложить экземпляр к заявлению. Это будет подтверждение обоснования заказа нового образца.

Если утеря трудовой книжки произошла не по вине работодателя, а в результате хищения, то лучше всего обратиться в полицию.

Восстановление записей

При оформлении дубликата работник кадровой службы будет использовать информацию, которая должна иметь подтверждение в виде документов.

Список всех необходимых для этого документов установлен в постановлениях:

• Правительства РФ №225 16.4.2003
• Минтруда РФ №69 10.10.2003

Заполнять дубликат необходимо в соответствии с теми правилами, как и оригинальный документ. Не всегда работник имеет заверенные копии или выписки по приказам, в которые входят различного рода награды, и повышения. По этой причине было установленно, какие из записей в дубликате должны быть обязательно. В записи входит общий стаж работы и информация о поощрениях.

Общий или непрерывный стаж указывается за все время работы сотрудника, в точности до количества дней. В качестве подтверждения о приобретении этого стажа, необходимо собрать подтверждающие документы с прошлых мест работ. Собранные материалы в качестве доказательства стажа передаются лицу, которое отвечает за восстановление.

В материалах подтверждающие стаж работы должно указываться: дата поступления на работу, наименование организации и занимаемая должность. Указывается информация о переводах. Должна стоять дата и причина, по которой работник увольнялся.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.

Где восстанавливают трудовую книжку, когда организация прекратила существование

1. 1. • В Пенсионном фонде. Обращаетесь в таковой по месту вашего проживания с запросом о предоставлении справки о стаже. В течение десяти дней с момента получения его сотрудники структуры выдают  необходимый документ с указанием мест и периодов работы. Есть один нюанс: в Пенсионном фонде такая информация за последнее период. Когда стаж большой, предоставленная информация окажется неполной.
      •  Следующая  способная помочь организация – государственная архивная служба. Эта контора хранит  больше сведений о труде граждан, нежели ПФРФ. Но и хлопот с запросами в эту инстанцию хватает. Чтобы получить необходимые сведения, обратитесь в архивную службу по месту регистрации ликвидированной организации.
      • Суд. Когда с восстановлением не помогли предыдущие госорганы, составляют иск по месту жительства. К заявлению прилагают документы, что хоть косвенно подтверждают трудовую деятельность в том или ином учреждении. Нелишние и свидетельские показания бывших сослуживцев и коллег. Суд сам сделает часть запросов. Вынесенное решение  – подтверждающая информация для восстановления книжки.
      • По копии. Когда сохранилась копия утерянной трудовой, все описанные выше похождения не грозят. Работодатель при оформлении дубликата перенесет информацию в новый документ. Но есть важный момент – она должна быть заверенной, и правильно. На каждом листе –  наличие печати (синяя) заверяющей организации, надпись «копия верна», должность, фамилия, имя, отчество, подпись руководителя предприятия, дата. В конце к пометкам добавляется фраза «работает по настоящее время». Либо копия прошивается, пронумеровывается и также заверяется с указанием количества листов.

Ситуация первая. Книжку потеряли вы↑

Большинство работников полагают, что при утрате книжки можно просто завести новую. Однако это может привести к потере стажа, что впоследствии скажется на пенсии. Кроме того, пустая трудовая книжка может не лучшим образом повлиять на решение работодателя о приеме нового сотрудника в штат.

Если трудовая книжка была потеряна в самом начале вашего рабочего пути, и в ней — всего одна трехмесячная запись — можно ничего не делать. Закон не обязывает работника оформлять дубликат утерянной трудовой книжки. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Если же в утерянной трудовой лет 20 безупречного стажа, вы имеете право «заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления». Об этом говорит постановление правительства РФ «О трудовых книжках».

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты. К заявлению необходимо приложить следующие документы:

• приказы о зачислении в штат или об увольнении (если они у вас есть);
• заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки (если она у вас есть);
• старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии;
• копии ведомостей о начислении зарплаты (если они у вас есть);
• выписку со счета системы пенсионного страхования.

Если отношения с работодателем у вас хорошие, все можно решить, подав заявление лично. Если же вы сомневаетесь в доброй воле работодателя, заявление лучше отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Тогда работодатель не сможет затянуть выдачу дубликата.

При восстановлении трудовой книжки в нее внесут запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного соответствующими документами — с обязательным указанием этих документов. При этом вдаваться в подробности никто не будет: общий стаж работы запишут суммарно, указав общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест и периодов работы, а также ваших должностей на предыдущих работах.

Если вы не можете предъявить документы, достоверно подтверждающие ваш стаж — в дубликат запишут только те сведения, которые подтверждены документально. Именно для этого вам пригодится заверенная ранее копия трудовой книжки. Если же ее нет — придется побегать по своим бывшим работам за выписками из личного дела, копиями трудовых договоров, приказов о назначении на должность и т.п.

Что делать, если некоторых их ваших бывших компаний-работодателей уже не существует? В этом случае вам нужно обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск. 

Как восстановить, если место работы не менялось

Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.

Во время оформления дубликата документа вносят:

• первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
• основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
• развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
• информацию о наградах или поощрениях.

Не существует точного списка документов, требуемых для оформления дубликата ТК. Поэтому могут пригодиться разного рода архивные справки, приказы, распоряжения и т. п.