Как заполнить возвратную накладную поставщику?

Что такое накладная на возврат продукции

Это официальный документ, являющийся основанием для возврата приобретенного товара продавцу. Данная бумага в зависимости от ситуации мажет иметь различную унифицированную форму.

Важно: при этом в розничной торговле формирование возвратной накладной не нужно, требуется только чек, гарантийный талон и заявление покупателя. Необходим такой бланк для фиксирования самого мероприятия осуществления возврата, который происходит по различным причинам, обусловленным законодательством и правами покупателя

По каким правилам проводится возврат товаров покупателями в магазин вы узнаете тут

Необходим такой бланк для фиксирования самого мероприятия осуществления возврата, который происходит по различным причинам, обусловленным законодательством и правами покупателя. По каким правилам проводится возврат товаров покупателями в магазин вы узнаете тут.

Порядок оформления транспортной накладной и возврат товаров без чека — в этом видео:

Законодательная база

Правоотношения продавца и покупателя регулируются ГК РФ гл. 30. Кроме этого ФЗ № 381 от 2009 года относительно торговой деятельности в РФ. Закон РФ от 1992 года № 2300-1 относительно защиты прав потребителей.

При этом согласно ст. 223 ГК РФ право собственности на товар переходит покупатель в момент передачи товара. Однако на основании ст. 491 ГК РФ условия перехода прав на товар могут быть иными.

Статья 491. Сохранение права собственности за продавцом

В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрено, что право собственности на переданный покупателю товар сохраняется за продавцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, покупатель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено законом или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара. В случаях, когда в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при которых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар, если иное не предусмотрено договором.

Порядок оформления возвратной накладной поставщику

Товарная накладная на возврат товара оформляется в двух формах: ТОРГ-2 и ТОРГ-12, предполагающих 2 разных бланка. Какой из них заполнит потребитель, зависит от ситуации, в результате которой обнаружилось несоответствие требованиям договора:

• ТОРГ-2 (скачать бланк) фигурирует в документообороте в случае, если нарушения выявлены до поступления товара в употребление (зафиксирован неполным объем комплектации, внешние признаки не соответствуют установленным нормам).
• ТОРГ-12 (скачать бланк) применяется, когда недостатки, имеющиеся в товаре, отразились в процессе его эксплуатации (не работают комплектующие, зафиксирован производственный брак).

Одной заполненной формы для отправки сведений недостаточно, получателю необходимо зафиксировать факт несоответствия специальным актом, где будут указаны все недостатки, не устраивающие его. Если существует перспектива судебного разбирательства, можно направить в адрес поставщика претензию, чтобы он в письменной форме ответил на письмо, где аргументирует отказ от возврата либо выполнил условия заявителя.

Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12

При оформлении одной из форм возвратной товарной накладной, необходимо учитывать точность и правильность оформления данных, в противном случае для покупателя имеется риск возникновения спора с поставщиком, который нередко переходит в ведение судебных органов.

Первая страница формы ТОРГ-2 заполняется следующим образом:

• в первую очередь вписываются данные о стороне, которая принимала заказ (указывается ее название, место нахождения – фактическое и юридическое, код ОКПО, телефон для связи, наименование вида деятельности, подразделение принявшее груз, номер приказа или распоряжения руководителя о составлении акта);
• в пункте «место приемки» пишется фактический адрес, куда доставлена продукция, этим сведениям сопутствует дата выгрузки, реквизиты документов, регламентирующих процесс разгрузки;
• необходимо обозначить способ вызова грузоотправителя, поставщика или производителя (телефонограмма, радиограмма, факс, телеграмма);
• вписываются наименования организаций грузоотправителя, поставщика, производителя;
• если товар застрахован, следует заполнить графу «страховая компания»;
• в таблице указываются сведения о том, куда прибыл груз, даты прибытия, разгрузки;
• 2 страница содержит информацию о транспорте, который доставил товар, состоянии продукции, наличии ярлыков, пломб;
• в первую таблицу заносятся данные о количестве места, занимаемого товаром, типе упаковок (ящик, мешок, контейнер), названии и весе;
• после таблицы следует указать, имелись ли факты срыва пломб, ярлыков;
• во вторую таблицу вписываются данные документов отправителя и получателя, а затем выявляются расхождения;
• в третьей таблице содержится информация о товаре (наименование, единицы измерения, артикулы, сорта, стоимость за 1 упаковку, общее количество и сумма);
• 3 страница предполагает следующие данные: о способах транспортировки и хранения, внешний вид маркировки и упаковки при осмотре, дата вскрытия, состояние пломб, ярлыков, методы проведения проверки (полная или выборочная), по каким причинам производилась;
• 4 страница содержит: как определялся вес и количество, где проходила проверка, какими приборами и устройствами производилась процедура, какие расхождения выявлены, заключение (какие мероприятия необходимо провести для урегулирования спора).

В заключительной части указываются данные о лицах, заполнявших накладную, их подписи.

Форма ТОРГ-12 на возврат имеет информацию:

• о сторонах сделки (название организаций, место их нахождения, коды ОКПО, телефоны, наименования видов деятельности), в графе плательщик указывается организация, обнаружившая недостатки;
• номер, дату договора поставки и накладной;
• товар (наименование, единицы измерения, артикулы, сорта, стоимость за 1 упаковку, общее количество и сумма);
• прилагающиеся данные к накладной (паспортах, сертификатах);
• в конце располагаются подписи лиц, принимавших груз, руководителя, отправителя).

Документы составляются в 2 экземплярах, после подписи у каждого из участников остается один из них.

Если организация желает осуществить возврат, эта процедура влечет за собой бухгалтерский и налоговый учет. При ее успешном проведении у фирмы не имеется оснований платить НДС, система НДФЛ в этом случае не задействуется.

Как оформлять возвратную накладную поставщику

В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.

Последовательность выполнения операции:

1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.

2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.

3. При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору. (Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).

4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.

5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:

• номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
• перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.

Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.

Также стоит отметить, что:

• Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя. (Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю).
• После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.

Сроки оформления и хранения

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

• Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
• Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

1. Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
2. Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
3. Акт на возврат товара поставщику.

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

• для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
• для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.

Однако не всегда брак или несоответствие товара могут быть обнаружены при осмотре.

Возможен ли возврат, если право собственности уже перешло? Какие документы оформлять на возврат товара поставщику? Какие проводки на возврат товара должен сделать бухгалтер? Ответы на эти вопросы можно найти в статье.

Оформление возврата товара зависит от его причины и времени передачи права собственности. Если продавец может заменить порчу, доукомплектовать, переупаковать поставку, возвращать товар не потребуется.

Но отказ покупателя принять поставку означает, что договор купли-продажи расторгнут, что должно найти отражение в учете сторон.

Рассмотрим, как отражаются в учете операции по возврату ТМЦ по наиболее частым основаниям.

Первый контроль товара должен быть выполнен сотрудниками компании в момент его принятия на склад. Если обнаружены какие-либо отклонения от заказа, то сразу составляется акт по форме ТОРГ-2 (ТОРГ -3 для импортных предметов).

1. Накладная на возврат товара поставщику имеет свой уникальный номер и дату составления.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации грузоотправителя, осуществляющей возврат товара. Обязательными реквизитами являются ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты организации (БИК, корреспондентский и расчетный счет).
3. В графе «Грузополучатель» необходимо указать реквизиты организации — поставщика товара.
4. В графе «Адрес доставки» указывается пункт разгрузки на территории поставщика, данный адрес может отличаться от юридического адреса организации.
5. Графа «Поставщик» заполняется по аналогии с графой «Грузополучатель» с указанием всех необходимых реквизитов. Поставщиком в данном случае будет выступать организация, осуществляющая возврат товара.
6. Графа «Плательщик» часто совпадает со строкой «Грузополучатель». В строке также отражаются реквизиты и наименование организации.
7. Графа «Основание» служит для отражения причины возврата товарно-материальных ценностей. Например, это может быть договор поставки или дополнительное соглашение. При заполнении данной графы необходимо указать дату и номер документа-основания.
8. В табличной части накладной на возврат товара поставщику следует указать описание товара, который подлежит возврату. Обязательными реквизитами для заполнения являются:

• Наименование, характеристика, сорт товара;
• Единица измерения;
• Вид упаковки;
• Количество;
• Цена.

В последнем столбце графы подбивается общая сумма по количеству и цене.

В конце табличной части указываются общее количество и сумма возвращаемого товара.

1. Накладная на возврат товара поставщику заверяется подписями уполномоченных лиц организаций грузоотправителя и грузополучателя.

Бланк по форме ТОРГ-12 допускает прием товарно-материальных ценностей по доверенности с указанием реквизитов организации-доверителя, а также ФИО и должности лица, получившего доверенность.

1. На готовом бланке по форме ТОРГ-12 проставляются печать организации и дата составления накладной на возврат товара поставщику.

Требования к заполнению

Законодательством РФ допускается возможность формирования товарной накладной в бумажном либо электронном виде.

Бумажная

Обязательно ТОРГ-12 должна обладать несколькими копиями:

• одна остается в компании;
• вторая передается тем лицам, которые предоставили товарно-материальные ценности.

На основании рассматриваемого документа осуществляется отчуждение продукции у реализатора потребителем. Утвержденная форма ТОРГ-12 может заверяться несколькими лицами.

Со стороны реализатора накладную могут заверить:

• представитель бухгалтерии;
• руководство и лица, которые являются ответственными за отгрузку продукции.

Многие крупные организации нередко заверяют ТОРГ-12 одним уполномоченным лицом (им может выступать оператор), который, основываясь на приобретенных сведениях относительно продукции, формирует документ и проставляет персональную подпись. Это осуществляется на основании составленного Приказа руководства, нотариальной доверенности либо же должностных распоряжений.

Со стороны потребителя, форма ТОРГ-12 может быть заверена уполномоченным ответственным лицом за принятие товара.

Соответствующая подпись должна находиться в поле «Продукцию получил». Основная функция уполномоченного лица должна быть зафиксирована в нотариальной доверенности либо же в Уставе.

Таким образом, это важно с той целью, чтобы необходимая подпись была проставлена руководством компании либо же доверенном улицу, который имеет полное право заверять первоначальную документацию.

Пятая подпись должна быть проставлена в поле «Продукцию получил», куда дополнительно необходимо заносить сведения относительно реквизитов имеющейся доверенности на доставку торгово-материальных ценностей. Она должна принадлежать тому лицу, который отвечает за получение продукции.

Им может выступать как какая-либо транспортная компания, так и уполномоченное доверенное лицо. Если приемкой товара занимается руководство организации, то соответствующее поле не подлежит к заполнению.

Разделы относительно получения груза и его принятия грузополучателем могут видоизменяться одним и тем же уполномоченным лицом, у которого есть на это полномочиями.

Электронная

Формирование «первички» ложится на реализатора, а второй части – на потребителя, который принял данную документацию. Персональная подпись в такой ситуации должна быть заменена на ЭЦП, причем обязательно проставляется она обеими сторонами сделки.

В соответствующем поле «По доверенности» должны отображаться сведения относительно имеющихся полномочий доверенным лиц.

Как передать письмо на возврат денег

Составить письменное обращение необходимо в кратчайший срок, сразу же после обнаружения оснований для этого. Все заявления, которые касаются финансовых вопросов, обязательно подписываются руководителем организации, если подаются от имени юридического лица.

Способы передачи официального письма

Отправка заказным письмом по почте
К заказному письму прилагается опись вложений и заказывается обратное уведомление о получении.
Курьерской службой
Вручается под личную подпись получателя
Лично в руки секретарю
Такой способ между юридическими лицами практически не используется, но допускается

При этом важно явиться со вторым, собственным экземпляром письма, чтобы на нём поставили регистрационную отметку о принятии.. После передачи официального письма о возврате уплаченных денег (образец можно посмотреть и скачать ниже), адресат обязан дать на него письменный ответ со своим решением

После передачи официального письма о возврате уплаченных денег (образец можно посмотреть и скачать ниже), адресат обязан дать на него письменный ответ со своим решением.

Как передать документ контрагенту

Чтобы получить подтверждение того, что письмо доставлено адресату, можно отправить его такими способами:

1. По почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
2. Лично или курьером. В этом случае надо иметь при себе два экземпляра письма. Один останется у адресата, а второй с проставленной отметкой о получении — у компании отправителя.

Важно получить подтверждение о вручении, поскольку оно может пригодиться в суде, если компания-получатель откажется возвращать денежные средства

Особенности заполнения бланка возврата

Бланк заявления на возврат товара от покупателя будет различаться в зависимости от причины возврата: является ли возвращаемый товар качественным или некачественным изделием.

Тем не менее, есть несколько сведений, которые обязательно должны быть указаны в обоих бланках:

1. В шапке заявления нужно указать: максимум сведений о физическом (продавце) или юридическом лице (наименование компании), а также свои паспортные данные и контакты.
2. В основной части следует предоставить факты: где (адрес магазина), когда, что (товар, марка, его заводской номер) и за сколько (цифрами и прописью в скобках, вплоть до копеек) было приобретено и почему должно быть возвращено (подробная причина), и сделать приписку о нормативном акте, на основание которого возможен возврат или обмен.
3. В требовательной части надо точно написать, чего вы хотите от продавца: обмен на аналогичный, полный возврат денег; еще можно сюда же включить просьбу вернуть средства за доставку, за ремонт и за моральный ущерб (хотя удовлетворение последнего остается на усмотрение продавца), наличными или на карту.
4. В приложении следует упомянуть о том, что заявление будет сопровождено копией кассового чека/чека на ремонт/чека на доставку и пр.
5. В конце обязательно поставьте дату и подпись.

Заявление заполняется в письменной произвольной форме или путем заполнения бланка, скаченного из интернета. Также в магазинах есть «Уголок покупателя», где можно обнаружить бланк заявления. Особой разницы нет, как будет выглядеть само прошение.

Скачать образец заявления на возврат товара от покупателя

Составьте бланк возврата в двух экземплярах: для себя и для владельца магазина.

Если бизнесмен отказывается сделать соответствующие пометки, что фактически приравнивается к отказу в принятии бланка заявления на возврат товара от покупателя, то отправьте его почтой с обязательным уведомлением – ваша гарантия на успех в случае судебных разбирательств.

Будьте внимательны: если продавец все же принял у вас заявления и забрал товар, то он вправе потребовать и оригинал заявления, который находится у вас. Заранее снимите с него копию или хотя бы сфотографируйте.

Как заполнить заявления на возврат некачественного товара

Ситуация. Вы купили товар, в процессе эксплуатации которого обнаружился брак. Вы попытались отдать его в сервисную службу и уплатили соответствующую сумму, но все безрезультатно. Что делать? Заполнить заявление и идти обратно в магазин с требованием поменять или вернуть уплаченные деньги.

Бланк заявления на возврат лучше всего скачать для некачественного товара, но большей разницы не будет, если вы заполните типовой бланк. Главным отличием станет описание в основной части: укажите подробно, в чем состоит поломка и как вы пытались ее устранить.

Продавец обязан вернуть деньги за товар, а не настаивать на обмене.

Как заполнить заявление на возврат качественного товара

Ситуация. Вы купили товар, но когда принесли его домой, то поняли, что при дневном свете, когда удалось его лучше разглядеть, он не подошел вам по цвету, габаритам, каким-то характеристикам. Вы, не вскрывая коробку и не используя изделие, отправляетесь обратно в тот же магазин, в котором приобрели товар. Там вы попытались обменять покупку на такую же, но другого цвета или размера, но продавец сказал, что их на данный момент на складе его не оказалось. Тогда вы заполняете заявление и идете обратно в магазин.

В основной части вашего заявления должно быть указано, товар вам не подошел по таким-то причинам и в момент обращения в магазин вам не выдали аналогичное изделие, но соответствующее вашим требованиям.

Как сделать возврат товара от покупателя в 1С БП 3.0?

В каких случаях можно произвести возврат товара и денег

Покупатель может вернуть товар, если нарушаются условия договора (не качественный товар, не указанное количество, недостающие комплектующие, ассортимент) Также товар можно вернуть по согласию сторон. Если товар уже приобрели (провели все документы реализации), то нужно произвести обратную реализацию, если же процедуру возврата товара решили произвести до того, как его поставили на приход, то продавцу достаточно будет сделать исправительные документы.

В программе 1С Бухгалтерия 8.3 для подобных ситуаций создается документ “Возвраты от покупателей”.

Документ обычно создается на основе существующей реализации документа.

Важно помнить: возврату подлежат только товары, услуги возврату не подлежат

Табличная часть документа будет уже заполнена всеми данными (они подтягиваются с самой реализации). Возврат также может быть и частичным, в этом случае часть данных достаточно будет поправить вручную.

В зависимости от ситуации, указываем данные в графах: “Возвратная тара” и “Счета расчетов”.

Если мы сделаем документ возврата на основании “Отчета о розничных продажах”, то сможем создать “Расходный кассовый ордер”.

Для “Возврата товаров от покупателя” доступны несколько печатных форм: “Возврат от покупателя”, Справка-расчет ”Рублевые суммы документа в валюте” и “Счет-фактура от поставщика”.

Также в 1С Бухгалтерии 8.3 на основе этого документа мы имеем возможность создать несколько связанных документов: “Выдача наличных”, “Отражение начисление НДС”, “Отражение НДС к вычету”, “Платежное поручение”, “Списание с расчетного счета”, “Счет фактура выданный”, “!Счет-фактура полученный”.

Если покупатель товара работает с НДС:

В данном случае покупатель предоставляет накладную и счет-фактуру с налогом. Именно на основании этих документов мы создаем Возврат от покупателя. Далее программа генерирует проводки по возврату товара, они будут отображаться красным, так как это отмена сделки:

• Дт 90.02 Кт 41.01 – сторно реализация;
• Дт 62.01 Кт 90.01, Дт 62.02 Кт 62.01 – сторнируются операции по взаиморасчетам с покупателем;
• Дт 90.03 Кт 19.03 – сторно НДС, после этого на 19 счете отражается дебетовое сальдо.

Создается приход по регистру НДС предъявленный.

После того, как мы зарегистрируем счет-фактуру на возврат, формируются проводки принятия НДС. Из регистра “НДС предъявленный” сумма НДС будет переведена в регистр “НДС покупки”. В независимости от того, когда проходила реализация товара, она будет отражена в “Книге покупок текущего периода”.

Текущим периодом данная операция также отобразится в регистрах налога на прибыль

В последствии в 1С Бухгалтерия 8.3 реализация текущего периода будет уменьшена на возвращаемую сумму, а затраты текущего периода уменьшатся на стоимость возвращаемого продукта.

Если покупатель работает без НДС

Налоговый кодекс не дает права на вычет НДС при возврате товара покупателем с использованием ОСНО. Согласно Министерству финансов, если покупатель использует освобождение от НДС или находится в специальном налоговом режиме, продавец выставляет корректировочный счет-фактуру.

Если нам нужно отразить возврат не принятого на учет товара в 1С Бухгалтерия 8.3

В том случае, когда покупатель не успел принять товар к учету и решил его вернуть, он обязан показать его на балансе и, достигнув договоренности, вернуть поставщику.

Учет возврата товара продавцом напрямую зависит от данных факторов:

• Частичный возврат средств оформляется корректировочным счетом (корректировка реализации);
• Министерство финансов рекомендует отражать полный возврат путем записи вашего собственного счета-фактуры в Книге покупок.

Если нам нужно отразить частичный возврат продавцу

В данном случае нам нужно будет проделать следующие шаги:

• Отражаем поступление товара — по качеству:
• Возвращаем бракованный товар
• Мы оставляем в документе ту часть товара, которую необходимо вернуть.

Если нам нужно отразить частичный возврат покупателю

Мы отразим следующее: корректировку покупки, изменим количество в документе и выставим “Корректировочный счет-фактуру”.

Списание НДС в 1С Бухгалтерия 8.3 происходит автоматически при формировании записей “Книги покупок”. Обычно этот документ оформляется в последний день отчетного периода. Счет-фактуру мы увидим в “Книге покупок” текущего периода, но только на дату формирования записей Книги покупок.

Нюансы заполнения возвратной товарной накладной

Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте.

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату договора;
• наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.

Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен. 

О том, как при возврате начисляется НДС и оформляются счета-фактуры, читайте здесь.

Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.

Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.

Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.

Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, здесь обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.

Нужна ли счет-фактура к возвратной накладной

Возвратная счет-фактура

Возврат продукции с браком — это хозяйственная операция, которая обязательна к отражению на счетах бухгалтерского учета. Все операции сопровождаются подтверждающими документами.

Кроме товарной накладной, в определенных случаях должна оформляться счет-фактура на возврат. Рассмотрим подробнее.

Товарно-материальные ценности могут возвращаться от покупателя к продавцу двух видов:

• Надлежащего качества;
• Ненадлежащего качества.

А возврат происходит:

• До подписания ТН;
• После подписания ТН.

Возврат товара надлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Продукция хорошего качества возвращается продавцу только по обоюдному согласию сторон, такой момент должен быть в договоре;
• Так как право собственности у покупателя, и товар был принят к учету, такой возврат в бухгалтерии называют обратной реализацией;
• Покупатель от себя обязан выставить счет-фактуру контрагенту на сумму товара к возврату. Счет-фактура заносится в книгу продаж бывшим покупателем.

На заметку! Обратная реализация проводится на ту же стоимость, по которой товар был приобретен.
Корректировочный счет-фактура

Возврат товара ненадлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Если некачественная продукция не принята к учету, то покупатель не должен выписывать счет-фактуру на возврат ТМЦ и исчислять НДС. А поставщик со своей стороны выдает корректировочную счет-фактуру. Она не подлежит занесению в книгу продаж покупателя, так как входного НДС по данному приобретению не было;
• Если брак в товаре обнаружен после принятия к учету, то покупатель расторгает договор в одностороннем порядке, оформив это специальными документами. Корректировочная счет-фактура выставляется от лица поставщика, такой возврат не считается реализацией;
• При частичном возврате покупатель не выставляет от себя счет-фактуру, ведь определенная часть товара не поставлена на учет. Корректировочную счет-фактуру должен выставить продавец на остаток ТМЦ, оставшийся после выбраковки. Он заносит ее в книгу покупок и корректирует НДС в бюджет. Покупатель регистрирует в книге покупок часть товаров, принятых к учету.

На заметку! Налоговая служба в данной ситуации настаивает на обратной продаже, так как товар был оприходован. А причины возврата поставщику не имеют существенного значения.

Возврат товара при УСН и ЕНВД:

Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.

• Возврат целиком. Продавец заносит счет-фактуру в книгу покупок, до возврата этот документ в книге продаж. Регистрация документа происходит в налоговом периоде, когда был осуществлен возврата товара;
• Возврат частями. Продавец оформляет корректировочную счет-фактуру на меньшую итоговую сумму и корректирует сумму налога в бюджет. Стоимость в корректировочных документах должна совпадать с суммой, на которую ТМЦ были возвращены от покупателя.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо организации-покупателю при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Отметим, что вместо акта по форме ТОРГ-2 можно составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию организация-покупатель составляет накладную по форме ТОРГ-12.

Данная накладная уже будет возвратная для организации-покупателя и приходная для поставщика, ведь уже поставщик будет покупать у организации-покупателя товар, который организация-покупатель возвращаете. Именно покупать, так как ранее к организации-покупателю перешло право собственности на товар. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.