Запрос предложений по 44-фз и 223-фз + пошаговая инструкция

Когда можно уменьшить цену контракта?

В ходе проведения закупки по 44-ФЗ цена контракта может поменяться. Соотношение итоговой цены контракта  и начальной является исчисляемой величиной, которая называется коэффициентом снижения цены контракта по 44-ФЗ. Это соотношение сумм выражается в процентном показателе.

Снижение цены происходит в нескольких случаях:

1. Исполнитель снижает цену, не изменяя объем и качество поставок. В этом случае составляется дополнительное соглашение, в тексте которого отмечается новая стоимость договорных обязательств. Однако, если сумма контракта стала ниже порога, влияющего на штрафы, в допсоглашение вносится пересчитанная величина взысканий (ч.2, 5, 8 ст.34 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-3400 от 12.12.2016 г.).
2. В ходе закупки заказчику потребовалось сократить объем закупаемой продукции. В этом случае позволяется снизить цену контракта не более чем на 10% (пп. «б» п.1 ч.1 ст.95 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № ОГ-Д28-4691 от 19.04.2017 г.). А расчет коэффициента понижения зависит от стоимости одной единицы товара или услуги. В дополнительном соглашении организатор торгов указывает новые стоимость, объемы поставки и новые штрафы (при необходимости).
3. Контракт заключен согласно Постановлению Правительства РФ № 1086. В этом случае право изменять ценовые условия договорных обязательств основано на указании Правительства РФ, государственных органов субъекта РФ или местных ведомств (п. 2-4 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ). При этом изменять можно не только стоимость контракта, но и объемы и сроки поставляемой продукции. Все необходимые моменты также вносятся в дополнительное соглашение.
4. Урезан бюджет у казенного учреждения. Возможно два варианта развития событий:

• Исполнитель соглашается со снижением суммы, и стороны подписывают допсоглашение.
• Исполнитель не принимает возникшие условия. В этом случае Заказчик прописывает в допсоглашении пропорционально сниженные объемы продукции к уменьшенной цене договора.

1. Снижение тарифных показателей (п.5 ч.1 ст.95 44-ФЗ). В тексте дополнительного соглашения указывается новый расчет – остаток объема поставки умножается на новый тариф.

Кроме перечисленных ситуаций есть еще одна, когда возможно снижение ценовых показателей: заключение контракта на лечение гражданина РФ за рубежом. Сумма обязательств может уменьшиться при сокращении перечня медицинских услуг (п.7 ч.1 ст.95 44-ФЗ). Чтобы правильно рассчитать коэффициент снижения цены в этом случае, достаточно из НМЦК вычесть сумму отмененных услуг. Организатор закупки также составляет допсоглашение и подписывает его у исполнителя.

Извещение о проведении ЗКЭФ и его структура

Извещение об электронном запросе котировок размещается не менее, чем за 5 рабочих дней до конца срока подачи заявок на участие.

Доступ к нему бесплатный, все желающие могут с ним ознакомиться на протяжении всего срока подачи заявок.

У заказчика есть право вместе с размещением в ЕИС извещения направить не менее, чем 3-м лицам, запрос на предоставление котировок. Это целесообразно, когда заказчик знает поставщиков, работающих в этой нише и поставляющих нужные ТРУ.

Структура извещения:

• адрес ЭТП, на которой проводятся электронные торги;
• информация об организаторе;
• условия контракта, изложенные кратко;
• идентификационный код госзаказа;
• ограничительные меры в выборе исполнителя — закупки для СМП и СОНКО (если данное условие указано в извещении);
• срок, место и порядок подачи заявок;
• размер и порядок внесения ОИК (если оно предусмотрено закупкой) и сведения о банковском сопровождении контракта;
• возможные преимущества (для учреждений уголовно-исполнительной системы и организаций инвалидов);
• запреты и ограничения допуска (национальный режим);
• дата и время окончания срока подачи заявок;
• сведения об ответственных лицах за заключение контракта (контрактная служба, контрактный управляющий);
• срок подписания договора;
• порядок признания победителя уклонившимся от заключения договора;
• пункты о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта;
• требования, предъявляемые к участникам по п.1 ч.1 ст.31 44-ФЗ (наличие лицензий и разрешений) и по ч.1.1 ст.31 44-ФЗ (отсутствие сведений об участнике в РНП).

Закон разрешает вносить изменения в извещение для электронного запроса котировок. Эта мера напоминает электронный открытый конкурс. Однако воспользоваться данной возможностью можно не позднее, чем за 2 рабочих дня до окончания срока подачи заявок. При этом запрещено менять объект закупки.

Со своей стороны публикация корректировок в ЕИС происходит в течение 1  рабочего дня со дня принятия решения. При этом обязанностью заказчика является продление срока подачи заявок не менее, чем на 5 рабочих дней до даты окончания срока подачи заявок.

Кто и когда может направлять запрос заказчику

Запросы работают в процедурах двух типов:

1. Во всех видах конкурсов — в открытых, закрытых, с ограниченным участием, двухэтапных и электронных.
2. В аукционах, в том числе закрытых.

Можно обратиться за разъяснением и в запросе котировок, но лишь в отношении результатов оценки заявок.

Обратиться с запросом в отношении аукционной документации может любое лицо, которое зарегистрировано в ЕИС и аккредитовано на ЭТП. Что касается конкурса, то запрос на разъяснение может подать любой его участник. Но заказчик может ответить и на запрос, направленный иным лицом, хотя делать этого он не обязан.

Как подготовить заявку на участие в запросе предложений в электронной форме по 44-ФЗ

Запрос предложений в электронной форме является одним из конкурентных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя). Его победителем признается участник, заявка (окончательное предложение) которого наилучшим образом соответствует установленным требованиям (ч. 2 ст. 24, ч. 1 ст. 83.1 Закона N 44-ФЗ).

Запрос предложений в электронной форме могут проводить в случаях, указанных в ч. 2 ст. 83.1 Закона N 44-ФЗ, например, если электронный конкурс (открытый, с ограниченным участием, двухэтапный) или электронный аукцион признан несостоявшимся по некоторым основаниям.

Для участия в запросе предложений в электронной форме необходимо составить заявку.

При составлении заявки на участие в закупке необходимо руководствоваться требованиями документации и извещения. В такую заявку нужно включить (ч. 9 ст. 83.1 Закона N 44-ФЗ):

информацию:

— об участнике (в частности, наименование, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона, ИНН участника);

— о предлагаемых условиях исполнения контракта в соответствии с требованиями документации;

документы (либо их копии), требование о представлении которых установлено в документации. Они должны подтверждать в том числе:

— квалификацию участника. Их отсутствие не является основанием признать заявку не соответствующей требованиям;

— соответствие товаров (работ, услуг) требованиям законодательства РФ. Требование представить документы, которые в силу закона передаются вместе с товаром, можно обжаловать (ч. 1, 2 ст. 105 Закона N 44-ФЗ);

— право на получение преимуществ, предоставляемых учреждениям (предприятиям) уголовно-исполнительной системы либо организациям инвалидов, если участник заявил об этом праве (ст. ст. 28 и 29 Закона N 44-ФЗ);

— соблюдение участником запретов или ограничений на допуск иностранных товаров (работ, услуг). Такие документы понадобятся, если на объект закупки распространяются запреты или ограничения, установленные в соответствии со ст. 14 Закона N 44-ФЗ. Если эти документы участник не представит, считается, что он предложил иностранные товары (работы, услуги). Например, Постановлением Правительства РФ от 14.07.2014 N 656 установлен запрет на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств. Подтверждением того, что товар произведен в РФ, служит акт экспертизы, выданный ТПП РФ (п. 2 данного Постановления);

• специальное разрешение (лицензию) либо иной документ, дающий право заниматься деятельностью, которая является объектом закупки (п. 1 ч. 1 ст. 31 Закона N 44-ФЗ, п. 1 ст. 49 ГК РФ). Оно представляется, если заказчик установил такое требование;
• декларации, представляемые с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки. Они должны удостоверять:

— принадлежность участника к СМП или СОНКО, если участниками закупки могут быть только такие организации (ч. 3 ст. 30 Закона N 44-ФЗ);

— соответствие участника требованиям, установленным в п. п. 3 — 5, 7 — 9 ч. 1 ст. 31 Закона N 44-ФЗ.

Если в документации либо извещении установлены требования о представлении иных документов (информации), то данные действия являются нарушением. Следовательно, их можно обжаловать в суде и (или) антимонопольном органе (ч. 10 ст. 83.1, ч. 1, 2 ст. 105 Закона N 44-ФЗ).

Возможные сценарии составления запроса

Запрос коммерческого предложения – не просто письмо, это первый шаг к успешному сотрудничеству. Сначала стоит все хорошо продумать, а уже потом переносить на бумагу. Хотя в современном мире высоко ценятся хорошее чувство юмора и оригинальность, не стоит использовать их в деловом письме.

Существуют пять сценариев, по которым можно составить такой документ. Но помните, какой бы вы сценарий не выбрали, четкие и понятные формулировки будут приветствоваться везде.

1. Запрос, совершаемый после разговора по телефону с заказчиком. Можно использовать такие фразы, как: «как мы и обещали по телефону/во время разговора с вами». Ведь вы делаете то, что обещали, не так ли? Значит, фирма заслуживает доверия. Этот прием довольно прост, но в большинстве случаев он работает.
2. Упор на главную проблему. Вы можете предложить вашему потенциальному партнеру решение его проблемы. Хорошо, если вы укажете, как ваше предложение позволит повысить производительность и доход. Вероятность того, что такое письмо заинтересует адресата, весьма велика.
3. Эффект неожиданности. Следуя этому сценарию необходимо зацепить клиента. Вы должны сделать такое предложение, отказаться от которого будет просто невозможно, так что придется подключить креативное мышление. Но нужно помнить о соблюдении делового стиля, во избежание недопонимания и конфликтной ситуации. Пожалуй, это наиболее опасный вариант сценария. Во-первых, нужно помнить о грани между креативностью и фамильярностью, а во-вторых, такой стиль может не понравиться адресату. Не стоит забывать, что все люди разные.
4. Презентация товара. К письму вы можете прикрепить несколько изображений того, что вы хотите предложить клиенту. Так он может четко представить себе, с чем он будет работать. Конечно же, чтобы повлиять на решение адресата, товар стоит представить с наиболее выгодной стороны.
5. Демонстрация предложения. Используя эту тактику лучше сразу перейти к основному вопросу. Выражаться нужно сдержанным и сухим языком, но при этом сохранять доброжелательность. Нужно дать понять клиенту, что вы заинтересованы в сотрудничестве с ним.

Коммерческое предложение на поставку строительных материалов для бетонирования

Прочный фундамент вашей постройки

ООО «СтройСервис» предлагает приобрести материалы для осуществления бетонных работ:

• песок;
• бетон;
• арматуру.

Что мы предлагаем:

• возможность доставки на указанный адрес;
• минимальный срок поставки (от двух часов);
• цены на 15% ниже, чем у конкурентов (мы работаем с поставщиками напрямую);
• высокое качество продукции (более 150 положительных отзывов за текущий год).

Почему стоит купить у нас?

1. Невысокая сумма минимального заказа – от 3 тыс. руб.
2. Предоплата в размере 10%, основной расчет после поставки.
3. Для крупных партий товара возможна оплата в рассрочку.
4. Гарантия соблюдения сроков – при просрочке более чем на 2 часа мы возвращаем 15% стоимости заказа.

Только в нашей компании специалисты бесплатно рассчитают для вас необходимое количество материалов для вашего объема работ!

Покупать у нас выгодно

До конца действия коммерческого предложения цены не изменятся, что бы не произошло на рынке. В стоимость включена доставка по городу.

Прайс-лист на нашу продукцию

Мы не скрываем своих цен!

№	Наименование товара	Стоимость за куб. м
1.	Бетон (марка М400)	2 200 руб.
2.	Бетон для гидротехнических сооружений	2 450 руб.
3.	Речной песок просеянный	260 руб.
4.	Морской песок просеянный	750 руб.
5.	Арматура, класс А500 (толщина от 6 мм)	от 30 руб. за 1 м

Коммерческое предложение действительно до 30 декабря 2016 года.

Ответившему до конца месяца – скидка 10% на первый заказ.

Обращайтесь!

Позвоните по телефону (№№№) 555-55-55 (менеджер по работе с клиентами Метровченко Иван Петрович).

Напишите нам по электронному адресу

Полная информация о компании и продукции на официальном сайте www.stroyservis.ru.

Проектно-сметный метод обоснования НМЦК

Исходя из положений части 9 статьи 22 Закона о контрактной системе, данный метод может применяться в случаях:

а) закупки работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства. Причём для использования проектно-сметного метода необходимо, чтобы такие работы подразумевали составление проектно-сметной документации, в ином случае обоснование необходимо проводить методом анализа рынка8;

б) закупки реставрационных работ, то есть работ по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, за исключением научно-методического руководства, технического и авторского надзора.

Также данный метод может применяться при определении НМЦК на текущий ремонт зданий, строений, сооружений, помещений.

В Письме Министерства экономического развития РФ от 18 декабря 2015 г. № Д28и-3795 «О разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» отмечается, что согласно п. 6.1 Методических рекомендаций основанием для определения НМЦК на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капитального строительства, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, за исключением научно-методического руководства, технического и авторского надзора, является проектная документация (включающая сметную стоимость работ), разработанная и утвержденная в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, в случае если заказчик воспользовался правом определения НМЦК проектно-сметным методом основанием для такой НМЦК при осуществлении работ на текущий ремонт зданий, строений, сооружений, помещений также должна являться проектная документация9.

Важно обратить внимание на то, что, как разъясняется Минфином России, укрупненный сводный сметный расчет предпроектной документации не является основанием для определения НМЦК. Так как при отсутствии проектной документации невозможно определить объем работ, подлежащих выполнению при строительстве, в том числе, определить стоимость таких работ, в связи с чем невозможно установить НМЦК. При этом в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации (далее – ГрК РФ) строительство должно осуществляться исключительно при наличии проектной документации10

При этом в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации (далее – ГрК РФ) строительство должно осуществляться исключительно при наличии проектной документации10.

Приведем пример нарушения определения НМЦК проектно-сметным методом.

Основанием для определения НМЦК на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капитального строительства, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, за исключением научно-методического руководства, технического и авторского надзора, является проектная документация (включающая сметную стоимость работ), разработанная и утвержденная в соответствии с законодательством Российской Федерации (часть 6.1 раздела VI Приказа № 567).

УФАС при рассмотрении жалобы установил несоответствие раздела аукционной документации «Обоснование начальной (максимальной) цены государственного контракта» и сметной документации по разработке вариантов интерьеров и дизайн-проекта по объекту «Республиканский театр кукол в г. Йошкар-Ола» сделало вывод об отсутствии обоснования НМЦК на сумму расхождений и о нарушении заказчиком пункта 1 части 1 статьи 64, части 9 статьи 22 Закона о контрактной системе11.

Составление проектно-сметной документации, проектной документации на реставрацию, а также сметного расчёта на текущий ремонт осуществляется специалистами-сметчиками в соответствии с нормами Градостроительного кодекса РФ и Постановления Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».

Необходимо отметить, что проектно-сметная документация подлежит в случаях, определённых ст. 49 ГрК РФ, экспертизе, а в случае, если финансирование работ производится из федерального бюджета – и проверке достоверности определения сметной стоимости в соответствии с Положением, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 18.05.2009 № 427.

Как составить запрос цены?

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Написание каждого пункта документа с примерами

В первую очередь при оформлении запроса нужно указать повод для его отправки. Если запрос государственный, то поводом служит подготовка к проведению тендера.

Например:

«Заказчик ___ планирует проведение открытого конкурса на поставку ___ . В соответствии со ст.22 44-ФЗ прошу предоставить ценовую информацию».

Если же запрос частный, в нем стоит кратко описать, с чем связана производственная необходимость.

После этого необходимо запросить все данные, которые будут влиять на стоимость товара:

• Наименование товара с указанием единиц измерения и количество. Требования к качеству, техническим и функциональным характеристикам. Вся информация, необходимая для корректного описания предмета закупки.
• Сроки предоставления гарантии на предмет закупки.
• Основные условия контракта: сроки и условия поставки, сроки и порядок оплаты, место поставки и выполнения работ. Вся информация, которая необходима для точного расчета цены контракта.
• Если запрос государственный, то обязательно указать сроки проведения предстоящей закупки.

Важно! В нормативных актах не прописаны сроки, в которые поставщик должен ответить на запрос. Поэтому, чтобы избежать появления неактуальной ценовой информации, нужно указать в запросе сроки ответа на него.

Так же необходимо указать, что ответ на запрос должен содержать цену единицы товара и общую цену контракта на указанных в запросе условиях, срок действия предлагаемой цены, расчет цены с целью предупреждения намеренного изменения цены товара

В текст запроса необходимо включить упоминание о том, что ответ на запрос не предоставляет никаких преимуществ и не влечет за собой возникновения обязательств заказчика перед поставщиком

Так же необходимо указать, что ответ на запрос должен содержать цену единицы товара и общую цену контракта на указанных в запросе условиях, срок действия предлагаемой цены, расчет цены с целью предупреждения намеренного изменения цены товара. В текст запроса необходимо включить упоминание о том, что ответ на запрос не предоставляет никаких преимуществ и не влечет за собой возникновения обязательств заказчика перед поставщиком.

Например:

«Информируем, что направленные предложения не будут рассматриваться в качестве заявки на участие в закупке и не дают в дальнейшем каких-либо преимуществ для лиц, подавших указанные предложения.

Настоящий запрос не является извещением о проведении закупки, офертой или публичной офертой и не влечет возникновения каких-либо обязательств заказчика».

• Скачать бланк запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ
• Скачать образец запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ от государственного заказчика
• Скачать образец запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ от частного заказчика

Порядок проведения запроса котировок в электронной форме

Теперь давайте с вами рассмотрим порядок проведения ЗКЭФ. В нем есть существенные отличия от бумажной процедуры.

Заказчик размещает извещение о проведении закупки не менее чем за 5-ть рабочих дней до даты истечения срока подачи заявок. При этом срок размещения извещения никак не зависит от НМЦК.

Подача заявок на участие в запросе котировок в электронной форме осуществляется только лицами, зарегистрированными в ЕИС (с года) и аккредитованными на электронной площадке, на которой будет проводиться ЗКЭФ.

Заявка подписывается квалифицированной электронной подписью и направляется участником оператору электронной площадки через соответствующий функционал самой площадки. В отличие от бумажной процедуры участник вправе отозвать свою заявку не позднее даты и времени окончания срока подачи заявок, направив об этом уведомление оператору площадки.

В течение одного часа с момента получения заявки на участие в запросе котировок в электронной форме оператор площадки обязан присвоить ей идентификационный номер и подтвердить ее получение.

В течение одного часа с даты и времени окончания срока подачи заявок на участие в ЗКЭФ оператор электронной площадки направляет Заказчику все поданные заявки, а также информацию и электронные документы участников, предусмотренные ч.11 ст. 24.1 44-ФЗ.

В течение одного рабочего дня, следующего после даты окончания срока подачи заявок, котировочная комиссия Заказчика рассматривает заявки на участие в ЗКЭФ.

Комиссия рассматривает заявки участников на соответствие требованиям и формирует по итогам такого рассмотрения протокол рассмотрения заявок, который подписывается всеми присутствующими членами котировочной комиссии не позднее даты окончания срока рассмотрения данных заявок. Данный протокол направляется оператору электронной площадки.

После этого оператор электронной площадки присваивает каждой заявке на участие в запросе котировок в электронной форме, которая не была отклонена Заказчиком, порядковый номер по мере увеличения предложенной в таких заявках цены контракта и определяет победителя. Затем оператор площадки формирует протокол рассмотрения и оценки заявок и размещает его в ЕИС и на электронной площадке в течение одного часа с момента получения от Заказчика протокола рассмотрения заявок.

Важный момент! Заказчик не знает ценовых предложений участников, он лишь рассматривает заявки на соответствие требованиям. Ранжирование участников закупок и определение победителя производит оператор площадки, исходя из протокола рассмотрения заявок и цен, предложенных участниками.

В течение 5-ти дней с даты размещения в ЕИС протокола рассмотрения и оценки заявок Заказчик размещает в ЕИС и на электронной площадке без своей подписи проект контракта.

В течение 5-ти дней с даты размещения Заказчиком в ЕИС проекта контракта победитель ЗКЭФ подписывает усиленной электронной подписью указанный проект контракта, размещает на электронной площадке подписанный проект контракта и документ, подтверждающий предоставление обеспечения исполнения контракта (сокращенно ОИК), если данное требование было установлено Заказчиком, либо размещает протокол разногласий.

Важный момент! Протокол разногласий предусмотрен только в электронном запросе котировок (в бумажном запросе котировок его нет!)  и направить его Заказчику можно только один раз.

Затем, в течение 3-х рабочих дней с даты размещения победителем ЗКЭФ на электронной площадке подписанного со своей стороны проекта контракта и документа, подтверждающего предоставление ОИК (платежное поручение или банковская гарантия), Заказчик размещает в ЕИС и на электронной площадке (сокращенно ЭП) контракт, подписанный со своей стороны.

В том случае, если победителем был направлен протокол разногласий, Заказчик либо вносит изменения в проект контракта и размещает в ЕИС и на ЭП в течение 3-х рабочих дней измененный проект контракта, либо размещает исходный проект контракта и отказ о внесении изменений. И тогда у участника есть три рабочих дня на подписание проекта контракта со своей стороны.

Как было сказано ранее, если победитель ЗКЭФ уклонится от заключения контракта, Заказчик вправе предложить заключить контракт участнику, занявшему 2-е место. Однако такой участник ВПРАВЕ отказаться от заключения контракта с Заказчиком без каких-либо последствий для себя.

Для того, чтобы вы лучше могли запомнить порядок проведения запроса котировок в электронной форме, ниже я разместил наглядную схему.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

Функции документа:

• Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
• Выражение просьбы заменить оборудование.
• Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
2. название компании–заказчика,
3. дата, номер и место составления документа,
4. данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
5. Далее в документ нужно внести:
6. размер,
7. вес,
8. тару,
9. прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

Готовим заявку

Участие в запросе предложений подтверждается заявкой. Если заказчик организовал электронную процедуру, то заявка готовится и направляется электронно — вот в каком виде подаются заявки на участие в запросе предложений. Все запросы участников формируются на основании типовой формы (ПП РФ № 1401 от 05.11.2019). Обратитесь к оператору электронной площадки за возможностью применения типового бланка (ч. 5 ст. 24.1 44-ФЗ, п. 14 дополнительных требований к операторам ЭП, ПП РФ № 656 от 08.06.2018).

Составляйте заявку в строгом соответствии с требованиями закупочной документации и извещения заказчика. Обязательно включите в запрос (ч. 9 ст. 83.1 44-ФЗ):

1. Сведения об участнике — наименование, адрес, контакты.
2. Информацию о предложении и условиях исполнения контракта.
3. Документы (допускаются копии), которые затребовал заказчик в извещении.

Перечень документации различается для конкретных заказов. Вот какие документы нужно предоставить на запрос предложений со стороны поставщика:

• регистры, подтверждающие квалификацию потенциального поставщика (если их нет, заказчик не вправе отклонять заявку);
• соответствие поставляемых ТРУ законодательным нормативам (если такие документы идут в комплекте поставки, обжалуйте такое требование заказчика — ч. 1, 2 ст. 105 44-ФЗ);
• бумаги, подтверждающие преимущества участника (ст. 28, 29 44-ФЗ);
• соблюдение запретов и ограничений по национальному режиму (ст. 14 44-ФЗ);
• лицензии или разрешение на осуществление запрашиваемой деятельности, если организация-заказчик поставила такое условие (п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ, п. 1 ст. 49 ГК РФ).

В составе заявки предоставляются и все необходимые декларации. Потенциальные поставщики декларируют принадлежность к субъектам малого и среднего предпринимательства (если этого требует заказчик, ч. 3 ст. 30 44-ФЗ) и соответствие требованиям, закрепленным в п. 3-5, 7-9 ч. 1 статьи 31 Федерального закона № 44. Декларации готовятся при помощи функционала программно-аппаратных средств ЭП.

Требование заказчика о предоставлении других документов является нарушением. Потенциальный исполнитель вправе подать жалобу в суд или ФАС (ч. 10 ст. 83.1, ч. 1, 2 ст. 105 44-ФЗ).