Кадровые услуги

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета

1. Главная причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
2. Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве. Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.
3. Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками. Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.
4. Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться. Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.
5. Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений. Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.

Частичный кадровый аутсорсинг для крупных компаний

Представителям крупного бизнеса стоит рассмотреть возможность частичного аутсорсинга, когда делопроизводство полностью отдается внешним специалистам, а управлением занимаются собственные сотрудники.

Такое решение позволит кадровой службе полностью ориентироваться на сотрудников. Ведь работа с бумагами отнимает много времени, и если организация решила передать всю рутинную часть управления кадрами на аутсорсинг, то служба персонала может сосредоточиться непосредственно на людях. Это существенно повысит лояльность сотрудников, а значит – и компания станет работать намного эффективнее.

Оформление личного дела

И, пожалуй, завершающим этапом комплектования кадровой документации по учету и движению кадров в организации, является оформление личного дела работника. Личные дела следует оформлять на всех сотрудников, за исключением рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала, а также сотрудников, принятых на временную работу. На них заводится только личная карточка. Личные дела формируются в течение длительного периода времени. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, а именно:

• заявление о приеме на работу;
• Трудовой договор (контракт), дополнительное соглашение;
• личный листок по учету кадров;
• копии документов об образовании;
• копии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей.

В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополнятся другими документами:

• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• рекомендательные письма, характеристики;
• копии заявлений и приказов о переводе, увольнении и т. п.;
• копии приказов о наложении взысканий или о награждении;
• копии документов об утверждении в должности, например. Выписки из протоколов заседания учредителей, акционеров, ученых советов и т.п.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. п.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке в одном экземпляре. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Основанием для внесения в личное дело изменений и дополнений является конкретный документ, например, приказ руководителя организации о переводе или в случае смены фамилии приказ по личному составу, изданный на сновании документов органов ЗАГС и т. д. Изъятие отдельных документов из дела возможно лишь с разрешения руководителя организации.

Что касается государственных служащих, то порядок формирования и ведения их личных дел зафиксирован в уже упоминавшемся Указе Президента № 609.

Все вышесказанное относится к первичному кадровому учету, то с чего следует начинать как вновь созданной организации, фирме, так и уже работающей, но не уделявшей должного внимания кадровому делопроизводству. В дальнейшем следует навести порядок в повседневной документации фирмы сообразно делопроизводственной практике. И завершающим этапом будет оформление архива документов. Все эти направления документирования стоит рассматривать в отдельных статьях.

Сравнение кадрового аутсорсинга и штатного работника

Ведение кадрового делопроизводства (абонентское обслуживание) позволяет организации экономить на содержании штата менеджеров по персоналу (отдела кадров) и дает возможность быстро наращивать или сокращать объем оказываемой услуги в зависимости от требований бизнеса

Это очень важно, когда компании необходимо быстро перейти на режим жесткой экономии или, наоборот, оперативно решить конкретную бизнес-задачу средствами HR-аутсорсинга

Для того, чтобы сравнить затраты на труд менеджера по персоналу в рамках штата Компании со стоимостью услуг кадрового аутсорсинга, необходимо учесть все статьи на содержание и оплату труда HR-персонала, включая так называемые «скрытые» затраты, затраты связанные с рабочим процессом сотрудника, социальные выплаты, начисляемые налоги.

В качестве примера приведем сравнение средних затрат на одного сотрудника отдела персонала (отдела кадров) с заработной платой к выплате («на руки») 40 000 рублей (45 980 рублей к начислению) с затратами на оказание услуги кадрового аутсорсинга специалистами нашей Компании:

При штате Компании 40 человек ежемесячные расходы на содержание одной штатной единицы составят, рубли
Статья расходов	Ваш сотрудник	Наши услуги
Средняя оплата труда сотрудника	40 000	Нет
Подоходный налог (НДФЛ)	5 980	Нет
Аренда рабочего места (5 кв.м на 1 чел.)	5 000	Нет
Амортизация техники	500	Нет
Налоговые выплаты в социальные фонды (30,2% от суммы начисленной оплаты труда)	13 886	Нет
Число специалистов	1	компания
Оплата больничных листов	от 50% до 100%	Нет
Оплата обязательного отпуска (2,33 дня от среднемесячного дохода)	100%	Нет
Итого:	70 127	16 000

Годовые расходы	Ваш сотрудник, руб.	Наши услуги, руб.
841 524	192 000

Экономия в год при оказании кадровых услуг аутсорсинговой компанией составляет порядка 649 524 рублей.

К преимуществам кадровых услуг на аутсорсинге также относятся:

• Экономия затрат на труд отдела персонала (кадров), поскольку оплата услуг консалтинговой компании относят на затраты, что сокращает налогооблагаемую базу;

• Экономия на организации дополнительных рабочих мест;

• Отсутствие необходимости искать замену сотруднику на время отпуска или больничного;

• Конфиденциальность информации ввиду отсутствия личных отношений с сотрудниками вашей Компании.

  Мы предлагаем различные варианты сотрудничества в рамках ведения кадрового учета и имеем гибкую ценовую политику. Более подробную информацию Вы сможете получить у наших консультантов.

Закажите обратный звонок или позвоните нам сами по телефону (812) 648-43-80.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности

Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее

Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения). Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются. Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Далее приведем примерный список документов, который понадобится вам для изучения системы ведения кадрового производства:

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

• Паспорт (прописка и регистрация).
• СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
• Военный билет.
• ИНН (индивидуальный налоговый номер).
• Медицинский полис.
• Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя. В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен

Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

• Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
• Структура кадров.
• Штатное расписание.
• График оформления отпусков работников.
• Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

Типичные ошибки при оформлении КДП

Аудит кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, имеющих многократное повторение в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях имеет место создание многочисленных локальных протоколов, которые, по сути, просто дублируют друг друга, или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь кадровый документооборот необходимо унифицировать и свести к минимуму.

Также распространенными ошибками являются:

• отсутствие утвержденной информации о режимах работы и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;
• отсутствие порядка начисления и выплаты зарплаты;
• ошибки в штатном расписании;
• отсутствие тарификации оплаты труда;
• нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с личной информацией и персональными данными;
• неправильно составленный трудовой договор.

Это далеко не весь перечень. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо четко следовать нормативам, законодательным актам и методическим рекомендациям.

Внимание, только СЕГОДНЯ!

Варианты постановки кадрового учета

Руководитель хозяйствующего субъекта может решить проблему кадрового делопроизводства следующими способами:

• принять в штат специалиста кадровой службы или организовать отдел, включающий несколько сотрудников (в зависимости от потребностей предприятия);
• поручить ведение кадрового делопроизводства секретарю, бухгалтеру, юристу и т.п.;
• передать учет кадров на аутсорсинг профильной компании;

Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. Так, например, наличие штатной кадровой службы позволит организовать ее работу в соответствии со спецификой деятельности компании, контролировать сотрудников.

Однако определить квалификацию специалистов, принимаемых в штат, можно лишь через несколько месяцев работы. При отрицательных результатах трудовые договора с ними придется расторгать, искать новых специалистов, которые также могут оказаться некомпетентными.

Второй вариант, при котором ведение кадрового делопроизводства поручается другому сотруднику, чреват тем, что из-за чрезмерной перегрузки работник не сможет нормально выполнять ни основные, ни дополнительные обязанности.

К тому же отсутствие специальных знаний у секретаря или бухгалтера приведет к ошибкам в ведении учета. Их результатом может нарушение требований трудового законодательства и, как следствие, наложение штрафа на руководителя и юридическое лицо.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге – наиболее выгодный и разумный вариант решения проблемы. В этом случае все организационные моменты компания-подрядчик берет на себя. У заказчика нет необходимости обустраивать рабочее место, приобретать компьютеры, программное обеспечение, оплачивать налоги и нести прочие расходы, связанные с работой штатных работников.

Отношения заказчика и подрядчика не регулируются нормами трудового законодательства, а носят характер гражданско-правовой сделки.

Это означает, что работодатель не ограничивается рамками ТК РФ. Он не заключает с исполнителями трудовых договоров, не обязан предоставлять им отпуска, оплачивать пособия и пенсионные и страховые взносы.

Если работа исполнителя перестанет устраивать заказчика, он в любой момент вправе расторгнуть договор на оказание услуг с данной мотивировкой.

Права и обязанности ИП

В соответствии с действующим законодательством ИП (на УСН или ОСН) должен:

• вести кадровый учет;
• оформлять работников, хранить документы, вести трудовые книжки. Вносить в них записи о приеме, увольнении, переводе работника;
• обеспечивать свой персонал свидетельствами пенсионного страхования;
• принимать все локальные нормативные документы, необходимые и требуемые законодательством.

Индивидуальный предприниматель имеет право:

• заключать трудовые договоры на определенный или неопределенный срок;
• издавать приказы, на основании положений подписанных договоров;
• заключать коллективный договор со своими работниками;
• проводить обучение по охране труда для своих сотрудников, а также контролировать полученные знания.

Ведение учета в полном объеме	от 9900 руб. в месяц
Ведение кадрового учета	от 3000 руб. в месяц
Восстановление кадрового учета	от 10000 руб.

Заказать расчет

Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Учет личного состава сотрудников организации

Для учета принятых на работу лиц оформляется приказ (распоря­жение) о приеме на работу. Такой приказ издается на основании и в соответствии с трудовым договором.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания договора. Организации при приеме работников на ра­боту обязаны заполнять учетные документы по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утвер­ждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К числу таких документов относится при­каз о приеме на работу (форма № Т-1). На основании приказа в трудо­вую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполня­ется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54) для расчетов по заработной плате.

Задачами учета расчетов с персоналом по оплате труда являются:

— контроль за использованием рабочего времени;

— соблюдение штатного расписания (организационно — распоряди­тельный документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, а также фонд оплаты труда);

— контроль за правильным отражением расчетов с работниками, а также по налоговым и страховым платежам;

— контроль за правильным использованием фонда оплаты труда.

Учет рабочего времени сотрудников организации

Основной измеритель затрат труда — рабочее время. Рабочее время

— время, в течение которого работник занят выполнением своих тру­довых обязанностей. Нормальная продолжительность рабочего вре­мени составляет 40 часов в неделю.

Для работников с вредными и опасными условиями труда установлена сокращенная продолжитель­ность рабочего времени (36 часов в неделю), в частности, для фарма­цевтических работников, занятых изготовлением, контролем качества, фасовкой и отпуском лекарств по рецептам.

Данные о количестве проработанного каждым работником времени получаются путем организации табельного учета.

Табель— это по фамильный список ра­ботников. Табель может заполняться одним из двух методов:

1. метод сплошной регистрации, при этом отмечаются все случаи выхода на работу, опозданий, больничных, прогулов и т.д.;

2. метод регистрации отклонений, при этом отмечаются только неяв­ки, опоздания, прогулы.

Контроль использования рабочего времени каждым работником проводится в соответствии с графиком выхода на работу. Аптеки ра­ботают без выходных, но количество рабочих дней должно быть оди­наково для всех сотрудников.

Зарплата и кадры «Моё дело»

Онлайн-сервис «Моё дело» имеет функционал, достаточный для расчета заработной платы сотрудников и для управления кадрами. Интернет-бухгалтерия рассчитана, в первую очередь, на индивидуальных предпринимателей и небольшие компании. Также данный инструмент будет полезен бухгалтерам, которые предлагают услуги аутсорсинга – сервис позволяет вести бухучет на одном аккаунте сразу по нескольким компаниям.

Разработчики гарантируют, что 80% бухгалтерских операций автоматизированы, поэтому встроенный модуль «Зарплата и Кадры» обеспечит быстрый доступ к типовым финансовым и управленческим операциям. Интеграция с банками избавит пользователей от заполнения информации вручную. Например, выписка по расчетному счету загружаются в личный кабинет автоматически.

Список основные инструментов для ведения бухгалтерского и налогового учета:

• Электронная отправка данных в налоговую (автоматическая передача бухгалтерской информации, отчеты по зарплате).
• Одновременный учет по нескольким компаниям (ООО, ИП). Удобно для бухгалтерского аутсорсинга, когда бухгалтер предоставляет услугу сразу нескольким предприятиям.
• Связь с экспертами. Если нужна консультация по налоговому или бухгалтерскому учету, то консультант ответит на любые вопросы в течение нескольких минут.
• Электронный документооборот позволяет производить обмен с клиентами без личного контакта.
• Бухгалтерский учет в упрощенном режиме – сокращенный план счетов позволит минимизировать количество отчетных форм.
• Доступ к сервису из мобильного приложения позволит вести бухгалтерию с любого устройства и в любом месте, где имеется Интернет.

Зарплата и кадры «Моё дело» Попробуйте бесплатно →

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

• Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях

Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора

Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

1. приказы о зачислении на работу;
2. оформление трудовых договоров;
3. наличие трудовых книжек;
4. карточки для сотрудников;
5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работы	Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль	Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работы	Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучение	Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документами	Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
Организация	Организация деятельности согласно инструкциям

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач

Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов

Далее следуют:

• Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
• Выбор системы автоматизации.
• Внедрение системы.
• Тестирование.
• Доработка.
• Начало использования.
• Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат. Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Кадровое делопроизводство с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству». В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Вторым этапом будет написание и утверждение ЛНА организации, а также документов, связанных с работой сотрудников. В этот обязательный список включаются:

• Положение об оплате труда;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о защите персональных данных;
• Должностные инструкции.

Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.

Приведенный перечень нормативных документов не является исчерпывающим, в зависимости от специфики работы будущей компании могут понадобиться иные Положения и Инструкции. Что же касается коллективного договора, приступать к его разработке на первых порах не стоит.

Колдоговор — это прежде всего соглашение между нанимателем и коллективом. Но если коллектива еще нет, а есть только директор — этот вопрос лучше оставить до формирования основного штата.

Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.

До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора. Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.

Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Современные кадровые технологии. Трудовое право. Кадровое делопроизводство

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Кадровый учет для ООО

Кадровое делопроизводство для ООО не претерпело значительных изменений

Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.

Юридические технологии решат проблемы кадрового делопроизводства.

Правильная кадровая работа — одна из главных составляющих успешного развития компании. А без кадровой технологии, основанной на законодательных трудовых отношениях, компании вообще нет.

Предлагаем ведение кадрового делопроизводства в Москве
в четком соответствии с КЗоТ и Кодексами РФ.

Необходимо эффективно решить вопросы кадрового учета и регулирования?
Для корректной работы с персоналом лучшим выходом для малого и среднего бизнеса является ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге.

Это позволит:

• пользоваться услугами высококвалифицированных специалистов оперативно, продуктивно и на постоянной основе;
• обеспечить конфиденциальность информации любого объема;
• применить в дальнейшей деятельности новации законодательства;
• исключить из бюджета компании средства на содержание кадрового аппарата;
• сэкономить на поиске кадровиков;
• избежать невынужденных и немотивированных санкций;

Официальный аутсорсинг по кадровому делопроизводству от компании БухгалтерРядом гарантирует качественное исполнение заказа, его сопровождение, специалист отвечает за собственные ошибки перед заказчиком и государством.

Дифференцируем услуги кадрового аутсорсинга.

Аудит и ведение кадрового делопроизводства «с нуля» — желание заказчика, выбор приоритета и перспектив развития компании. Без аудита не выявить существующие проблемы, не решить вопрос о целесообразности содержания штата кадровиков, его эффективности.

Аудит предполагает анализ и рекомендации по ряду направлений:

• корректировка внутренних нормативных документов на предмет их соответствия действующему законодательству;
• правильность оформления и ведения первичного учета и делопроизводства;
• ведение вопросов, связанных с воинским учетом сотрудников;
• последовательность оформления и ведения личных дел, трудовых книжек.
   

По результатам аудита станет понятно: воспользоваться полным аутсорсингом кадрового делопроизводства в интересах экономии собственных средств и развития бизнеса или ограничиться временными инъекциями правовых вливаний.

Решаем вопросы кадрового делопроизводства с нуля.

Объемный документооборот, огромная законодательная база и ведомственная «нормативка» не являются проблемой для юристов компании. Кадровое делопроизводство «с нуля» позволит клиентам получить высококвалифицированные юридические услуги по правильному заключению трудовых отношений с работниками и ведению этих отношений их до оформления пенсий.

Полный аутсорсинг обеспечивает в интересах компании постановку и ведение учета, создание:

1. Штатного расписания.
2. Должностных инструкций.
3. Типовых форм контрактов.
4. Внутренних правил труда.
5. Расписания отпусков и выходных дней.
6. Схем выплат заработной платы, премирования и т.д.

Особо актуальной в условиях часто неожиданно обновляющейся законодательной базы является способность аутсорсинга кадрового делопроизводства оперативно реагировать на эти изменения, поддерживать документацию компании в актуальном виде.

Компания БухгалтерРядом предлагает в Москве все услуги по ведению кадрового делопроизводства – вы получаете полный спектр помощи, не привлекая к работе штатного специалиста. Все работы проводятся на аутсорсинге и удаленно.