Как ип перейти на онлайн‑кассы с 1 июля 2021 года: пошаговая инструкция

Неправильное НДС

Реквизит «НДС» является обязательным для электронного формата чека. Даже если торговля осуществляется без НДС, то данный факт должен быть отражен в чеке.

Для печатной формы обязательно указывать НДС, только в случае расчет между организациями и (или) предпринимателями.

Неверную ставку НДС можно исправить при помощи чека коррекции, однако только в случае, если вы используете ФФД версии 1.1.

Важно! В случае использования ФФД 1.05 чек коррекции или БСО коррекции не содержат такой реквизит как «предмет расчета», который указывается в теге 1059. По этой причине использовать чек коррекции для исправления ставки НДС вы не сможете

Для БСО аналогично

По этой причине использовать чек коррекции для исправления ставки НДС вы не сможете. Для БСО аналогично.

В ФФД 1.05 чек коррекции поможет только скорректировать финансовую часть.

Поэтому если речь идет про исправление НДС в чеке, то нужно понимать, что это работает только с ФФД версии 1.1, ведь для данного формата тег 1059 обязателен.

Полезная информация! Чек коррекции и штрафы за нарушения порядка применения ККТ

Ранее мы уже сообщали о рассмотрении законопроекта, который существенно упрощал процедуру исправления нарушений применения ККТ.

Так вот данные поправки были приняты в третьем чтении.

Обоснование

Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» контроль и надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляются налоговыми органами.

Инспекторы имеют полномочия, в частности (п. 2 ст. 7 Закона о применении ККТ, п. 7 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, утвержденного Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 132н):

1. получать беспрепятственный доступ к ККТ и фискальным данным, содержащимся в базе данных оператора фискальных данных;
2. получать для проверки документацию, связанную с приобретением, регистрацией, перерегистрацией и эксплуатацией ККТ;
3. получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки, в том числе через кабинет ККТ;
4. проводить проверки выдачи (направления) кассовых чеков и БСО. Если проверяемая организация или ИП вправе не применять ККТ, инспекторы проверяют документы, подтверждающие факт расчета с покупателями (клиентами). Такие проверки инспекторы могут проводить путем контрольной закупки, приобретая и оплачивая товары (работы, услуги);
5. получать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;
6. взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
7. привлекать к административной ответственности за нарушения в сфере применения ККТ.

 Штраф могут наложить за следующие правонарушения:

1. неприменение ККТ;
2. применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения;
3. непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков);
4. ненаправление (невыдача) покупателю (клиенту) кассового чека.

Назначение административного наказания не освобождает от исполнения обязанности, за неисполнение которой оно было назначено (ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год. Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать длительное систематическое нарушение порядка применения ККТ. Такой вывод следует из п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях».

Исходя из п. 2  Постановления Правительства РФ от 03.04.2020 N 438  и п. 5 Приказа ФНС России от 20.03.2020 N ЕД-7-2/181@,  проверки соблюдения требований законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники в 2020 году не проводятся.

Но, как сказано в Письме ФНС России от 01.06.2020 N АБ-3-20/4178@, информация, поступившая в налоговый орган, будет использована налоговыми органами при проведении соответствующих контрольных мероприятий после снятия моратория на проведение проверок.

Вместе с тем при введении моратория на осуществление проверок в 2020 г. внесение изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации, связанные с корректировкой правил течения сроков давности, не принималось.

В соответствии с ч. 1 ст. 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения за нарушение законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Организации и индивидуальные предприниматели могут избежать административной ответственности, если добровольно направят чек коррекции в налоговые органы. Кассовый чек коррекции необходим в тех случаях, когда нужно оформить расчет, сделанный без кассы, или исправить ошибки при ее применении. При этом пользователь онлайн-кассы обязан обеспечить достаточность сведений в чеке коррекции, чтобы было понятно, в отношении какого расчета применяется корректировка.

Самая дешёвая автономная касса

Дешевые приборы используются в малом бизнесе при отсутствии продаж алкогольной продукции, имеют небольшой экран, низкую скорость печати и ограниченность во вводе товара до 11000 наименований.

Важно! Аппараты данного типа являются самыми дешёвыми онлайн кассами и представлены на рынке фирмами «Меркурий» и «Элвес», производящими недорогие ККТ.

ИП в сфере оказания услуг населению часто применяют автономную кассу «Меркурий-115ф». Её стоимость с фискальным накопителем на 13 месяцев составляет 13000 р., на 3 года – 16500 р. Данный агрегат работает с использованием мобильных карточек, может подключить сканер и весы. Скорость печати принтера небольшая – 8 мм/с. Однако при низком потоке покупателей этого достаточно.

Бюджетная онлайн касса «Элвес-МФ» имеет подобную стоимость: с ФН на 13 месяцев – 13000 рублей, с ФН на 36 месяцев – 16500 рублей. Отличается от предыдущего варианта высокой скоростью печати – до 45 мм/с, но не функционирует через мобильный интернет.

Для предпринимателей и организаций в сфере малого бизнеса рекомендуется приобретать автономную кассу «АТОЛ 90ф», которая признана лучшей на рынке ККР. Несмотря на чуть более высокую стоимость, данный прибор отличается качеством в обслуживании, как и другая ККТ данной фирмы. Уменьшение цены связано с тяжёлым весом корпуса изделия для конкурентоспособности на рынке продаж. В отличие от других устройств, «АТОЛ 90ф» позволяет фиксировать зарядку аккумулятора, что ликвидирует возможность неожиданного отключения агрегата. Скорость печати составляет приличные 75 мм/с. Цена «АТОЛ 90ф» демократичная, покупка покрывается в случае получения налогового вычета. За аппарат с фискальным накопителем на минимальный срок нужно выложить 14500 р., на максимальный – 18000 р.

Главные особенности квитанции онлайн-кассы

Ранее уже указывалось, что политика последних лет направлена на глобальную маркировку всех существующих товаров и основным инструментом в этом деле является внедрение онлайн-аппаратов, согласно 54-му Федеральному Закону. Но в чем же уникальность электронных квитанций по сравнению с классической бумажной формой?

На самом деле они очень похожи, ведь для их создания используется одна и та же информация: сведения о продавце, кассовом аппарате, системе налогообложения и самой покупке. Если распечатать электронный чек, особой разницы между ним и бумажной квитанцией покупатель не увидит.

Но некоторые уникальные черты обнаружить все-таки можно. Онлайн-документ дополнительно содержит информацию об операторе фискальных данных и формате бумаг, используемых в работе. Добавлены здесь и некоторых технические сведения, которые на самом деле не важны простым потребителям и имеют значение только для проверяющих служб и самого продавца.

Но при этом кассовый чек признается законом в качестве официального документа, независимо от того, в каком виде он предоставлен. В правах и юридической силе электронный и бумажный вариант являются равными, а значит могут быть использованы одинаково успешно.

Какие реквизиты квитанции устанавливаются ФФД

Формат фискальных документов, как расшифровывается эта аббревиатура, это набор определенных требований, который отвечает за правильную расшифровку информации и реквизитов кассового чека ККМ в части фискализации. Говоря простым языком, это алгоритм, позволяющий собирать, хранить, анализировать, а при необходимости предоставлять сведения ответственным лицам.

Все обязательные данные, представляемые как в бумажной, так и в электронной квитанции, будут входить в ФФД. Более того, задача формата: связать эти самые реквизиты с фискальным накопителем и оператором, научить их разговаривать на одном языке. Процесс настраивается техническими специалистами еще в момент первичной установки кассы и ими же контролируется в дальнейшем. Простые работники не имеют возможности изменять запрограммированные данные.

Обязательные реквизиты БСО

Содержание кассового чека и бланка строгой отчетности, изготавливаемого с помощью ККТ, практически не отличается. В список требуемых законодательством сведений в этом случае включаются:

• Название документа и его порядковый номер, обнуляемый каждую новую смену.
• Дату, время и адрес, где происходила сделка.
• Официальное название фирмы и ИНН.
• Сведения об используемой системе налогообложения.
• Признак расчета.
• Перечень предоставляемых услуг и их стоимость.
• Способ оплаты.
• Данные о сотруднике, принявшем денежные средства.
• Номер кассы.
• Фискальный признак документа.

Этот перечень утвержден правительством и не может самовольно меняться работниками организации. Но существуют некоторые исключения, зависящие от вида коммерческой деятельности и других отличительных черт бизнеса.

Пошаговая инструкция по переходу ИП на онлайн-кассы с 1 июля 2021 года

Шаг 1. Определиться с моделью ККТ

Касса должна числиться в реестре ФНС. Налоговики постоянно актуализируют реестр, действующую версию всегда можно найти на сайте ведомства.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»: Выбор того или иного типа ККТ зависит: 1) от вида деятельности организации (ИП): — если вы принимаете деньги от покупателей (например, за проданные товары) или выплачиваете деньги клиентам (например, за принятый от населения металлолом), то купите ККТ, которая формирует кассовые чеки в бумажном виде; — если вы оказываете услуги населению и применяете БСО, купите автоматизированную систему для БСО, которая включена в реестр ККТ в качестве такой системы, либо используйте любую моделью ККТ…Подробные рекомендации по выбору ККТ от экспертов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно

Шаг 2. Подобрать фискальный накопитель к ККТ

Это как раз тот элемент кассы, которых записывает, хранит и защищает попадающие в ККТ данные, а также обеспечивает обмен информацией с налоговой. Накопители различаются по срокам действия: бывают на 36 или 13 месяцев. А возможность использования того или иного вида ФН зависит от применяемого налогового режима (ОСНО, спецрежимы), вида товаров (подакцизные, маркируемые или нет) и некоторых других факторов. Подробнее смотрите .

Фискальный накопитель тоже должен числиться в специальном реестре ФНС.

Шаг 3. Решить с каким оператором фискальных данных заключить договор

Оператор фискальных данных (ОФД) — это специализированная организация, имеющая разрешение на обработку фискальных данных, которая обрабатывает фискальные документы, полученные от пользователя ККТ в электронной форме, сохраняет их в некорректируемом виде и в электронной форме передает в налоговые органы.

Перечень действующих ОФД также нужно смотреть на сайте ФНС.

Нужно ли заключать договор с ЦТО и получать знак «Сервисное обслуживание», узнайте из готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе.

Шаг 4. Зарегистрировать ККТ в налоговой

В этом вам помогут наши статьи:

• «Порядок регистрации ККТ в налоговой (нюансы)»;
• «Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы»;
• «Образец заявления на регистрацию онлайн-касс в 2021 году» и др.

Шаг 5. Начать использовать кассовый аппарат при расчетах за ТРУ не позднее 1 июля

Какие документы надо оформлять при использовании кассового аппарата? Как открыть и закрыть смену? Нужно ли вести кассовую книгу и другую кассовую первичку и регистры по кассе? Ответы на эти вопросы есть в готовом решении от «КонсультантПлюс». Смотреть материалы системы можно бесплатно, оформив пробный доступ.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Штрафы за неимение онлайн-кассы и иные нарушения

В таблице показаны ключевые штрафы, связанные с использованием ККТ.

Оставьте заявку, и наши специалисты подберут и зарегистрируют онлайн-кассу по выгодной цене

Когда печатать чек

Удалённой торговли для ИП на патенте закон не определяет. Большинство расчётов осуществляется в процессе приобретения товара или оказания услуг. Чек необходимо выдавать при приёме наличных средств или через эквайринг.

Если вы берёте оплату от физического лица на расчётный счёт, чек следует сформировать не позднее суток после посещения. Это значит, что следует 1-2 раза в сутки просматривать зачисления на счёт, чтобы не получить штраф, пропустив момент.

Следует знать! Часть предпринимателей стремятся обмануть государство, постоянно беря оплату посредством эквайринга, не выдавая чеки. Федеральная служба по налогам применяет платформу мониторинга АСК «ККТ», объединённую с банками. В онлайн-режиме программа проверяет зачисления на банковские счета и соотносит с полученными чеками.

Все несоответствия выделяются. Если инспектор ещё не посетил точку, из этого не следует, что налоговая не зарегистрировала нарушения. При единичном случае можно попытаться исправить ситуацию и напечатать чек коррекции: отсюда следует, что вы оповестите налоговую службу об ошибке, штраф при этом исключён.

Приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Зачастую организации или ИП покупают товары, либо оплачивают работы и услуги через подотчетное лицо. Нужно ли при подобных обстоятельствах пробивать кассовые чеки?

Здесь важно понимать, что данная хозяйственная операция состоит из двух частей. Первая часть — это взаиморасчеты между работодателем и подотчетником

Такие взаиморасчеты происходят в рамках трудовых отношений и не подпадают под действие Закона № 54-ФЗ. Поэтому при выдаче сотруднику денег под отчет, при приеме от него неиспользованной суммы, а также в случае компенсации затрат, которые работник понес при покупке чего-либо для нужд компании, применять кассовую технику не надо. Это подтвердили и специалисты ФНС России в письме № АС-4-20/15566@.

Вторая часть — это отношения с поставщиком. Они могут оформляться одним из двух способов: от имени компании или ИП, либо от имени подотчетного лица. Рассмотрим оба варианта.

Покупка совершена от имени подотчетного лица

Чаще всего сотрудник приходит в магазин в качестве обычного покупателя — физического лица. При этом работник не предъявляет доверенность, из которой следовало бы, что он действует в интересах своего работодателя. Поэтому продавец выдает подотчетнику кассовый чек. Что касается подотчетного лица, то у него нет такой обязанности по двум причинам. Во-первых, потому что он физическое лицо (а ККТ применяют только юрлица и ИП; п. 1 Закона № 54-ФЗ), и во-вторых, потому что покупатель не пробивает чеков. Такой вывод содержится в письме ФНС России № АС-4-20/15566@.

Затем сотрудник приносит в свою бухгалтерию авансовый отчет, а в качестве подтверждающего документа прикладывает кассовый чек, полученный в магазине. Работодатель принимает стоимость покупки к расходам, но заявить вычет по НДС не может (см. «При покупке товаров в розничной торговой сети организация не может заявить «входной» НДС к вычету или учесть этот налог в составе расходов»).

Покупка совершена от имени организации или ИП

Возможен и другой вариант, при котором подотчетник взаимодействует с поставщиком как представитель своего работодателя. В этом случае сотрудник предъявляет доверенность, выписанную на его имя организацией или предпринимателем. Тогда продавец (обычно это мелкооптовый склад или база) выставляет накладную и счет-фактуру, где в качестве покупателя указан не сотрудник, а работодатель. Если товар оплачен наличными или картой, то поставщик оформляет кассовый чек. Все эти документы прикладываются к авансовому отчету, и на их основании бухгалтер списывает расходы и предъявляет НДС к вычету.

Подотчетник при этом пробивать кассовый чек не должен. В письме № АС-4-20/15566@ сказано: «…при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы)». Таким образом, выдача второго чека (т.е. чека, оформленного покупателем) не предусмотрена.

Добавим, что сейчас чек ККТ, оформленный при расчетах между компаниями и ИП, ничем не отличается от других чеков. Но с июля 2019 года в нем нужно будет обозначить ИНН покупателя (клиента), а также его наименование (т.е. название организации или ФИО предпринимателя). К тому же в таком чеке придется указать следующие сведения (при их наличии): страну происхождения товара; сумму акциза и регистрационный номер таможенной декларации.

Правила и порядок заполнения

Чековая книжка состоит из нескольких одинаковых денежных чеков (до 50 листов). Когда возникает необходимость в получении наличности, сотрудник предприятия заполняет чек строго по порядку.

Клиенту кредитного учреждения важно заполнять все строчки в денежном чеке правильно, без ошибок и помарок. Он проверяет правильность заполнения строчек в чеке, а также производит идентификацию представленного образца подписи чекодателя с банковской карточкой, хранящейся в кредитном учреждении

Он проверяет правильность заполнения строчек в чеке, а также производит идентификацию представленного образца подписи чекодателя с банковской карточкой, хранящейся в кредитном учреждении.

Кроме образцов росписей руководителя, доверенных лиц в карточку клиента записываются номера чеков в чековой книжке, которые тоже тщательно сверяются.

Факсимильную подпись на чеке использовать запрещено.

Денежные средства выдаются доверенному работнику при предъявлении удостоверяющего личность документа.

Как заполнить для получения наличных средств в банке с расчетного счета в кассу?

Форма бланка состоит из 2-х блоков: корешок и основной. Сведения в них практически идентичны, в корешке лишь несколько сжат объем информации и обозначены ключевые моменты.

Заполнив в документе все обязательные реквизиты, по линии отреза отрывается правый блок (основной), являющийся основанием для получения наличности в кассе банка и передающийся сотруднику банка.

Левый блок (корешок) остается в книжке у юридического лица.

При заполнении лицевой части бланка в соответствующие графы чека вносится информация:

• название ИП или предприятия в соответствии с учредительной документацией;
• номер расчетного счета юридического лица;
• желаемая сумма получения денежных средств (цифрами, в рублях и копейках), цифры пишутся максимально близко друг к другу, не оставляя больших промежутков, если место все-таки осталось, то необходимо пустоту заполнить прочерком;
• название города, населенного пункта, где оформляется чек;
• дата составления документа и наименование кредитного учреждения;
• персональные сведения (ФИО) в дательном падеже сотрудника, которому доверено получение денег;
• необходимая сумма для выдачи (прописью), в пустом месте графы проставляется прочерк;
• первая и вторая подписи ответственных лиц в соответствии с банковской карточкой.

На оборотной стороне бланка клиент банка обозначает код и назначение выдаваемой ему суммы.

Также отдельная кредитная организация может определить дополнительные реквизиты, необходимые для заполнения.

Далее ставит подпись доверенный представитель компании, указываются его паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, дата и место выдачи.

Расположенные ниже строки предназначены для внесения информации сотрудниками банка.

Как правильно оформить корешок?

Корешок остается у держателя расчетного счета (в чековой книжке) и содержит сведения:

• получаемая сумма в рублях и копейках (цифрами);
• дата получения наличности (месяц пишется прописью);
• фамилия и инициалы доверенного сотрудника компании;
• подписи ответственных сотрудников предприятия (первая и вторая).

На оформленный чек проставляется печать, если ее наличие зафиксировано в карточке клиента кредитного учреждения.

Когда информация о печати отсутствует, указывается обозначение «б/п».

До недавних времен хозяйствующие субъекты по нормам законодательства должны были применять в своей деятельности печати и штампы.

Но с 2021 года требования изменились.

Теперь предприятия, как и ИП вправе оформлять свою документацию без участия штемпельных изделий.

Их применение обязательно при фиксировании данной нормы в локальных актах компании.

Финансовые активы в наличном выражении поступают в кассу фирмы, затем оформляется приходный кассовый ордер, его номер прописывается с оборотной стороны корешка. Даты в приходном ордере и чеке должны совпадать.

Чьи подписи содержит?

Правом подписывать чек для предъявления в банк организации обладает определенная категория сотрудников.

В основном к ним относятся директора и их заместители.

Кому не обязательно регистрировать онлайн-кассу

По закону, все ещё остается ряд исключений для ИП, которые могут не пользоваться контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассами. Сюда входят:

Самозанятые ИП

Предпринимателям, применяющим режим налога на профессиональный доход, разрешено не устанавливать онлайн-кассу. Чеки для клиентов они формируют в приложении «Мой налог», созданном ФНС. О том, как ИП стать самозанятым мы рассказали в статье «Стать самозанятым и сохранить ИП: меньше налогов и отчётности», почитайте, может быть полезно.

Некоторые виды деятельности

Для части услуг по закону разрешено работать без онлайн-кассы, например, можно продавать мороженое в киосках или ремонтировать обувь. Полный перечень таких видов работ указан в п.2 ст.2 ФЗ №54, с ним можно ознакомиться по этой ссылке.

Некоторые ИП на патентной системе налогообложения

Индивидуальным предпринимателям на патенте разрешили не пользоваться онлайн-кассами, но не всем. Например, такое разрешение есть у ИП, занимающихся ремонтом мебели, реконструкцией или ремонтом зданий, или услугами в области фотографии. Проверить, попал ли ваш вид деятельности в список ограничений, можно в п.2.1 ст.2 ФЗ№54 по этой ссылке.

При безналичном расчете

По закону онлайн-кассы не нужны, если ИП или организации ведут расчеты в безналичном порядке. Исключение — оплата банковской картой, тогда потребуется выдать чек.

Работа в труднодоступных местностях

Для ИП, ведущих расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, онлайн-кассы не обязательны, но тогда нужно выдавать покупателям по требованию документ, подтверждающий факт расчета между сторонами. 

А для ИП, работающих в местностях, удаленных от сетей связи, онлайн-кассы всё-таки требуются. Но их можно использовать в режиме, не предусматривающем передачу документов в ФНС

Важно: перечень труднодоступных местностей, как и перечень удаленных от сетей местностей, утверждается властями каждого региона

Татьяна Амелина, генеральный директор аудиторско-консалтинговой компании «Невская Перспектива» в Санкт-Петербурге:Онлайн-кассы можно не использовать предпринимателям, которые ведут деятельность в труднодоступных местах, но только если местные власти официально внесли соответствующий населенный пункт в список таких мест. В данном случае по требованию покупателя продавец все равно обязан выдать чек или другой документ, подтверждающий сделку. Если в населенном пункте нет доступа к интернету, но он не относится к труднодоступным местам, то приобретать и использовать ККТ все равно нужно. В этом случае данные расчетов с покупателями не будут передаваться в налоговую инспекцию. Кассовые аппараты переводятся в автономный режим и все сведения о расчетах с клиентами будут аккумулироваться на фискальном накопителе, который ФНС может потребовать при проверке или сдаче отчетности.

В статье 2 ФЗ №54 указан полный перечень случаев, когда онлайн-касса не требуется, включая узкоспециализированные. Например, для аптек в фельдшерских пунктах в селах или для проведения религиозных церемоний. Изучите весь перечень по этой ссылке, чтобы точно знать, попадает ли ваш бизнес под ограничения для онлайн-касс.