Перенос/отмена отпуска по инициативе работника и оформление этого

Комментарий к статье 125 ТК РФ

1. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. Инициатива разделения отпуска обычно исходит от работника, но согласие работодателя необходимо. Вопрос об использовании отпуска по частям может решаться как при составлении графика ежегодных отпусков на календарный год, так и непосредственно при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска.

Закон не устанавливает, на сколько частей можно делить отпуск. В принципе по соглашению сторон его можно разделить на несколько частей, но при этом хотя бы одна часть этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Иными словами, на части можно разделить ту часть отпуска, которая превышает 14 календарных дней.

В основу такого правила положены требования международных норм о труде, в частности Конвенции МОТ N 132 «Об оплачиваемых отпусках» (1970), ратифицированной нашим государством Федеральным законом от 01.07.2010 N 139-ФЗ. В соответствии со ст. 8 указанной Конвенции разбивка ежегодного оплачиваемого отпуска на части может быть разрешена компетентным органом власти или другим соответствующим органом в каждой стране. Если иное не предусмотрено в соглашении, связывающем работодателя и работника, то при условии, что продолжительность работы дает работнику такое право, одна из частей отпуска должна составлять по меньшей мере две непрерывные рабочие недели.

Предоставляя отпуск работнику по частям, работодатель вместе с тем должен иметь в виду, что чрезмерное дробление отпуска нецелесообразно, т.к. за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы.

2. Часть 2 ст. 125 предусматривает возможность отзыва работника из отпуска и устанавливает для этого соответствующие правила.

В соответствии с ч. 2 комментируемой статьи работодатель может отозвать работника из отпуска, если это необходимо по тем или иным производственным нуждам, но только с его согласия. Закон не оговаривает форму такого согласия. Однако в целях предотвращения возможных недоразумений целесообразно получить письменное согласие работника на отзыв из отпуска.

В свою очередь, работник вправе отказаться выходить на работу до окончания срока отпуска, и такой отказ не является нарушением трудовой дисциплины

На это обстоятельство специально обращено внимание Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, который указал: учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска только с его согласия, отказ работника (независимо от причины) выполнить распоряжение работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37)

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя, в котором по договоренности сторон указывается, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска. По выбору работника она должна быть предоставлена в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

3. Не могут быть отозваны из ежегодного отпуска работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если даже они дают на это свое согласие.

Отзыв работника из отпуска: решаем последствия

Сложности при возвращении служащего заключаются в необходимости корректировки учета зарплаты и иных выплат. При уходе подчиненного на отдых руководство начисляет и выплачивает отпускные, удерживает с них НДФЛ и уплачивает страховые взносы (см. социальный пакет работника).

При экстренном вызове сотрудника основания для принудительного удержания выплат отсутствуют. Более того, каждый рабочий день после отзыва с отдыха должен быть оплачен управлением по стандартным правилам начисления зарплаты (см. задержка зарплаты).

Для урегулирования финансовых вопросов руководство производит перерасчет выплат, устанавливает излишне выплаченную сумму и определяет порядок ее удержания из заработка подчиненного. Этот факт следует отразить в приказе, чтобы гражданин выразил свое согласие на подобную форму взаиморасчетов. Если согласие не будет получено, у руководства могут возникнуть проблемы с перерасчетом излишне выплаченных сумм путем удержания.

В отношении НДФЛ и страховых вносов также необходимо провести корректировку данных. Если отзыв сотрудника состоялся в пределах одного месяца, все сведения подлежат изменению по состоянию на конец отчетного и расчетного периодов.

Так как сумма отпускных подлежит общему уменьшению, размер удержанного налога также будет пропорционально уменьшен. Сумма взносов должна быть изменена при направлении текущей отчетности.

Если отзыв сотрудника пришелся на месяц, следующий за месяцем ухода на отдых, возникает переплата по НДФЛ. Эта проблема может решаться путем зачета образовавшейся переплаты при начислении зарплаты служащему. При расчете страховых платежей работодатель учтет начисленный взнос за предыдущие периоды, а оформление расчетов по начисленным и уплаченным взносам не потребует корректировки, так как они производятся нарастающим итогом.

Как оформить приказ

К оформлению приказа, также как и к его составлению законодательство не предъявляет никаких критериев: его можно писать от руки или набирать на компьютере на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке организации.

Приказ всегда издается от имени руководителя компании, поэтому он должен быть в обязательном порядке подписан им лично или представителем, уполномоченным действовать от его лица. Также документ обязаны подписать ответственные за его реализацию лица (обычно это специалист кадрового отдела, бухгалтер) и работник, которого приказ касается напрямую.

Если в локальных актах фирмы закреплена обязанность использовать для визирования внутренних бумаг печать, то бланк приказа следует проштамповать.

Приказ пишется обычно в единственном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать и его заверенные копии.

После составления документ регистрируется в журнале учета внутренней документации, а затем передается на хранение вместе с прочими распорядительными бумагами фирмы.

Процедура отзыва

Этот процесс в российском законодательстве не регламентирован. Все дело в том, что тут все делается только при согласии работника. То есть, по закону заставить человека выйти на работу нельзя, соответственно, никаких специальных бумаг оформлять не нужно.

Исключением будет только официальное подтверждение сотрудника, в котором говорится о том, что он по личной инициативе готов прервать свой отдых и выйти на рабочее место.

После этого можно заняться оформлением бумаг:

1. Письменное заявление является одним из первых документов, которые должны быть оформлены в такой ситуации.
2. Вторым пунктом в алгоритме выхода работника из отпуска для продолжения трудовой деятельности будет издание приказа. Он создается работодателем по определенной форме. Здесь в обязательном порядке указывается, что сотрудник прервал свой отпуск по собственному желанию. В подтверждение прикладывается соответствующее заявление сотрудника с датой и личной подписью.

Образец приказа об отзыве сотрудника из отпуска:

На небольших предприятиях чаще всего вся процедура обходится двумя бумагами. Но крупные компании могут использовать более сложный алгоритм для вызова сотрудника с ежегодного отпуска:

1. Изначально руководство составляет служебную записку. В ней во всех подробностях указывается причина, по которой сотруднику нужно выйти на работу до того, как закончится его официальный ежегодный период для отдыха. Эта бумага подписывается ответственными лицами, а после направляется работнику. Пример такого уведомления:

После того, как сотрудник получит официальный документ с просьбой о прерывании отпуска, ему стоит решить, согласен ли он на это предложение. Если ответ будет положительным, от лица работника составляется заявление, в котором выражается согласие. Эта бумага может быть написана на официальном бланке компании либо в произвольной форме.

Получив официальное согласие, руководство может приступить к дальнейшим действиям. В первую очередь составляется приказ от лица начальника. Учитывая то, что подобный процесс не регулируется Трудовым законодательством, форма документа будет произвольной. Но в обязательном порядке в приказе указывается причина преждевременного выхода на работу сотрудника, количество дней отпуска, которые еще можно использовать и все остальные нюансы. К примеру, работодатель с подчиненным может заранее обговорить, как будут компенсированы неиспользованные дни отпуска. Сотрудник может взять дополнительный выходной в любое время, продлить свой следующий отпуск по графику либо получить материальную компенсацию, что тоже вполне возможно. Что касается последнего варианта, то тут необходимо все правильно провести в бухгалтерских документах. Но перед этим следует правильно высчитать сумму отпускных.
Далее задачей руководства и ответственных лиц будет корректировка записей в личной карточке работника и графике отпусков. Изменению подлежит и запись в учетном табеле. Все эти моменты нужно обязательно учесть, чтобы в будущем избежать неразберихи.

Не стоит забывать о том, что в служебной записке от руководителя, в документе о согласии от сотрудника и приказе в обязательном порядке должны присутствовать даты и подписи всех участвующих лиц. В противном случае считать подобный документ законным будет неправильно.

Необходимо учитывать, что подобные моменты нередко становятся поводом для более тщательного изучения контролирующими органами. Если все оформлено правильно, то проблем быть не должно.

Главное – это удалить внимание тому, чтобы в папке с документами было официальное согласие сотрудника выйти из отпуска раньше времени. Это в данном случае главная бумага

Кроме того, следует помнить, что работников особых категорий нельзя вызывать из отпуска. Соответственно, даже при наличии официального согласия, их сверхурочная трудовая деятельность будет незаконной.

Узнайте больше о сверхурочной работе в этой статье.

Все документы в данном случае составляются в произвольной форме. Однако имеется и несколько важных деталей, которые в обязательном порядке должны присутствовать в таких бумагах:

• Помимо дат и подписей, нужно обязательно указать информацию от кого, и кому составлен документ.
• В приказе должно быть ссылка на Трудовое законодательство. Чаще всего работодатели просто указывают, что, опираясь на 125 статью Трудового Кодекса РФ, сотруднику будут предоставлены любые дни на выбор, в которые он может продолжить прерванный отдых.
• Также работника нужно обязательно оповестить обо всех возможностях, которые у него есть. То есть, при желании, он может продлить свой следующий отпуск либо выбрать более выгодный с финансовой точки зрения вариант.

Образец приказа на отзыв из отпуска по производственной необходимости

Прежде всего, работодатель обязан получить согласие от самого сотрудника о том, что он готов прервать свой отдых и выйти на работу.

Процедура вызова сотрудника может быть указа в локальных правовых актах фирмы, где он работает.
В этой ситуации следует придерживаться алгоритма действий, прописанного в этом документе.

Чаще всего для оформления приказа на отзыв сотрудника с отдыха требуется:

• письменное уведомление от руководителя подразделения. Этот документ служит основанием для вызова сотрудника и должен быть завизирован директором фирмы. Это означает, что официальное лицо ознакомлено с содержанием документа, согласно с ним и ставит на нем свою подпись. Образец данного уведомления:

  no images were found

• согласие на прерывание ежегодного отдыха, написанное самим сотрудником организации. Пример составления и заполнения согласия выхода на работу в период отдыха:

  no images were found

• занесение неиспользованных дней отпуска в соответствующий график и личное дело работника.

Таким образом, эта процедура состоит из следующих действий:

1. Составление служебной записки на вызов сотрудника.
2. Соответствующее уведомление отправляется сотруднику любым доступным путем.
3. После получения согласия, издается приказ, в котором указывается причина.
4. Осуществляется пересчет отпускных.
5. Происходит корректировка графика, содержащего расписание выхода сотрудников на отдых.
6. Изменяется учетный табель.

Сообщить сотруднику о прерывании его отдыха можно любым доступным путем. Это может быть:

• телефонный звонок;
• уведомление по электронной почте или же социальным путям;
• с помощью различных мессенджеров;
• через других сотрудников организации;
• лично самим руководителем.

Однако в любом случае это можно осуществить только при наличии письменного приказа.

В данный документ обязательно должны входить следующие пункты:

1. Причина и обстоятельства, при которых требуется отозвать работника из отпуска.
2. Дата вызова сотрудника.
3. Его ФИО и занимаемая им должность.
4. Количество дней отдыха, которые сотрудник не успел использовать. Также в этом пункте должна быть указана дата, когда работник снова может выйти в положенный ему отпуск.
5. Соответствующее указание от работников бухгалтерии, в котором указывается перерасчет материальных выплат.
6. Распоряжение от отдела кадров с указанием дней отдыха, которые будут использованы работником в будущем. Они также вносятся в расписание и делается соответствующая запись в личной карточке сотрудника.
7. Дата составления данного документа.
8. ФИО руководителя фирмы.
9. Его подпись.

Чаще всего для этого приказа, в графе причина, указываются реквизиты письменного заявления сотрудника о согласии выхода на работу в период отдыха.

В графике отпусков должны быть сделаны следующие заметки:

1. В 10 графе указывается количество дней, которое переносится на следующий период.
2. В 8 графе указывается номер приказа о вызове сотрудника.
3. В 9 графе должны быть отражены даты, в которые сотрудник хочет использовать свои неиспользованные дни.

Образец приказа:

no images were found

Также в личной карточке сотрудника нужно отметить соответствующие изменения:

1. В четвертой графе седьмого раздела этого бланка, нужно указать количество дней, который работник успел использовать.
2. В графе семь необходимо указать основания, на которых сотрудника вызвали.

Отзыв руководителя происходит на тех же условиях, что и у рядового работника предприятия. Самого сотрудника можно отозвать даже на один день.

Перерасчет отпускных

Сложность подобных ситуаций заключается в том, что бухгалтерии необходимо правильно рассчитать все выплаты. Особенно тяжело будет выйти из такой ситуации, если отпускные были выданы, как положено, то есть в течение трех дней после начала отпуска. Именно так требует поступить 136 статья Трудового законодательства.

При этом, если работника собираются вызвать с отдыха после того, как он получит деньги, необходимо решить финансовый вопрос.

• Если сотрудник отказывается от отпускных, то ему не придется ничего возвращать.
• В остальных случаях сумма будет пересчитана. Расчетный период при этом меняется, соответственно, должны быть внесены серьезные корректировки.

Для того, чтобы высчитать сумму, которая должна быть высчитана с работника, необходимо взять размер его среднего ежедневного заработка, учтенного при высчитывании отпускных, а после умножить ее на количество дней отдыха, не использованных в текущем периоде.

Это и будет той единицей, которая должна быть удержана с работника, который согласился выйти из отпуска раньше времени. Бухгалтер, который будет заниматься этим вопросом, должен помнить о том, что с этой суммы в обязательном порядке удерживаются все налоги. Это и НДФЛ, и налог на прибыль, и страховка.

При правильном подходе особых проблем возникнуть не должно. Если отпускные были выплачены вовремя, то есть в течение 3 дней с момента выхода работника на заслуженный отдых, но после работник согласился вернуться на рабочее место, то в бухгалтерии будет образовываться переплата. Правильный перерасчет дает возможность устранить этот нюанс.

С одной стороны, в такой ситуации было бы значительно проще не пересчитывать отпускные, а просто зачислить их в счет будущего отпуска. Но тут возникает масса сложностей. В основном они касаются бухгалтерских документов и проводок. Здесь могут возникнуть серьезные недоразумения и неточности, которых в важных финансовых бумагах быть не должно.

Неизвестно, когда именно сотрудник решит отгулять оставшиеся дни отпуска. Это первая причина, по которой следует сразу провести пересчет. Более того, не стоит забывать, что на следующий отпуск, даже если это будет период, который руководство задолжало работнику, обязательно составляется новый приказ.

Это говорит о том, что по закону сотруднику должны снова выплатить отпускные.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что без перерасчета в такой ситуации не обойтись. Это будет самый правильный вариант, который поможет избежать путаницы и не станет причиной разбирательств со стороны проверяющих организаций.

Учитывая то, что при перерасчете возникает переплата, многих волнует вопрос относительно того, как она будет вычитаться. И на этот случай в российском законодательстве предусмотрены определенные правила. В первую очередь следует учитывать, что возврат отпускных может быть произведен только из следующей заработной платы.

Ни руководство, ни бухгалтерия не имеют права требовать от сотрудника возврата денежных средств, полученных им ранее. Чаще всего используется схема отзыва сотрудника из отпуска без сохранения заработной платы. За тот месяц, когда был осуществлен возврат на работу, работник получит зарплату с вычетом отпускных переплат.

При оформлении всех документов, высчитывании суммы переплаты и заработной платы за особый месяц, бухгалтер должен правильно решить вопрос с налогами и страховыми взносами. Тут существует несколько важных нюансов:

1. В первую очередь, с суммы перерасчета не нужно отнимать налог. Эти деньги уже были переданы в госказну, но в качестве налога с отпускных. Размер выплаты будет одинаковым, поэтому дополнительно ничего считать не нужно. Но по документам налог на прибыль все же придется пересчитать. Это должно отразиться в декларации, но она повторно может не подаваться в налоговую, так как все исправления будут внесены исключительно по производственной необходимости. Подобная ситуация прописана в 54 статье Налогового законодательства страны.
2. Взносы по страховке тоже могут быть изменены в документах. Если сотрудника отозвали из отпуска в начале месяца, то в конце текущего периода проводится перерасчет страховых взносов, где обязательно учитывается число дней оставшегося отпуска.
3. Если же работника отозвали с ежегодного отдыха в следующем месяце после того, как были назначены отпускные, получится переплата по страховым взносам. Этот нюанс обязательно учитывается при внесении платежей в ФСС в будущем. Особых документов составлять в таком случае не нужно, так как по Федеральному законодательству это не является нарушением.

Компенсация остатка отпуска

Договоренность о том, когда работнику лучше получить недогуленные дни, станет основанием для действий бухгалтерии. О того, как распределятся эти дни календарно, будут зависеть не только кадровые приказы, но и изменения в ведомостях начисления заработной платы.

Перерасчет отпускных

Начисление зарплаты

В качестве поощрительных мер или дополнительной мотивации для получения согласия работников помочь родной компании, можно в колдоговоре предусмотреть премию за внеочередной выход во время отпуска. Чтобы ее не расценивали как попытки неофициальной компенсации, лучше в приказе написать нечто наподобие: «премировать за профессиональное стремление и лояльность, проявленные в кризисной ситуации».

Порядок действий

Чтобы оформить отзыв работника с отпуска по случаю производственной необходимости, требуется прежде ознакомиться с категориями трудящихся, которых нельзя отозвать из отгула.

Отзыв подчиненного в период отпускных дней запрещен в отношении:

• Беременных сотрудниц;
• Работников, не достигших совершеннолетия;
• Трудящихся, чья профессиональная деятельность связана с неблагоприятными для жизни и здоровья трудовыми условиями;
• Лиц, которые совмещают рабочую деятельность и обучение в образовательном учреждении. Применительно к данной группе трудящихся нельзя произвести отзыв из учебных выходных дней.

Как отозвать работника из отпуска?

В первую очередь важно отметить, что отзыв работника из оплачиваемого отпуска возможен только в случае его согласия. Без его согласия руководитель не вправе отзывать гражданина на работу по случаю производственной необходимости

Чтобы оповестить работника о необходимости выйти на работу, требуется оформить служебную записку в письменном виде. Документ оформляется в произвольном формате.

Структура уведомления:

• Наименование организации;
• Отмечается должность и личные данные работника;
• Причина для отзыва подчиненного из отгула на место труда;
• Статья закона, которой руководствовался наниматель;
• Дата и личная подпись начальника организации.

После получения документа, сотрудник должен ознакомиться с его содержанием и оформить согласие или отказ на его отзыв из отпуска. Документ составляется в письменном виде с указанием представленных ранее сведений.

Если работник дал согласие на отзыв, от имени руководителя предприятия составляется приказ. Документальное подтверждение всех действий работника и начальника — обязательное условие.

После оформления распоряжения о согласии сотрудника на отзыв из ежегодного оплачиваемого отгула, работники кадрового отдела предприятия вносят поправки в график отпусков. Заполнению подлежат колонки под названием «Примечание», «Основание», «Даты следующего отгула». Сведения о выходе на работу в период отпускных дней отмечаются в личной карточке подчиненного.

Оформление приказа об отзыве работника из отпуска

Приказ об отзыве подчиненного из отпуска оформляется только после получения согласия трудящегося выйти на работу. Чтобы правильно составить документ, надлежит ознакомиться с особенностями его заполнения.

Порядок заполнения приказа таков, что в первую очередь указывают:

• название организации, место нахождения предприятия, дату и номер распоряжения;
• причину, на основании которой оформляется отзыв сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• дату выхода на рабочее место;
• также отмечается дата, когда работник сможет получить неиспользованные дни отгула.

В завершении документа в обязательном порядке ставится подпись директора и подпись сотрудника, которая подтвердит его ознакомление с содержанием распоряжения.

Согласие на отзыв из отпуска

Как уже отмечалось ранее, основанием для отзыва работника из отпуска может служить только производственная необходимость и согласие выйти на рабочее место. Может ли сотрудник отказаться выходить из отпуска? Законом предусмотрена возможность оформить отказ от выхода на работу в период отпускных дней. Работодателю, в свою очередь, запрещено угрожать сотруднику или применять в отношении него меры дисциплинарного наказания.

Если работник согласился выйти на рабочее место, тогда он составляет письменное согласие. Документ заполняется от руки в произвольном порядке. Если в организации имеются специальные бланки для заполнения, можно воспользоваться ими

В содержании важно обозначить название предприятия, личные данные подчиненного и директора, дату выхода на работу и дату, когда он желает получить неиспользованную часть отпуска