Программа адаптации

Зачем нужна адаптация

Новичок приходит в организацию. Для него это стресс. Даже если он имеет опыт работы по данной профессии, специальности или должности, «дьявол кроется в деталях»: в каждой организации есть свои нюансы, которые могут испортить жизнь и стать непреодолимым препятствием на пути новичка. Здесь нам может помочь трудовая адаптация персонала. Адаптация — это в управлении персоналом задача сложная и ответственная. Стрессовыми факторами являются не только нюансы в содержании трудовой деятельности. Изменяется среда, характеристики рабочего коллектива, режим работы. Даже если график работы тот же, что и на прежней работе, возможно, добираться приходится дольше, вставать раньше, что, несомненно, требует некоторого периода для привыкания.

Если вы не хотите устраивать круговорот новичков в вашей организации, постоянно прощаясь с найденными кандидатами и вновь организовывая поиск, подавая заявки менеджерам по подбору, стоит позаботиться о грамотно выстроенной системе встраивания новых сотрудников в уже имеющуюся структуру и взаимоотношения. Адаптация — это решение, возможность изменить стрессовую ситуацию.

Таким образом, главной целью адаптации как инструмента управления кадрами является снижение издержек организации:

• стартовых, когда новоиспеченный коллега работает не в полную силу из-за неуверенности в себе, боязни провала, плохого знания бизнес-процессов, организационной структуры;
• временных затрат руководителя и сотрудников, которые при неграмотной организации процесса либо его полном отсутствии вынуждены постоянно отвлекаться на обучение и консультирование новичка (коммуникация должна быть продуманной);
• связанных с высоким уровнем текучести персонала.

Кроме того, правильно адаптируя сотрудника, вы помогаете ему:

• быстрее приобрести уверенность в своих силах;
• начать получать удовольствие от работы, что повышает производительность труда;
• влиться в рабочий коллектив, почувствовать себя членом команды.

И, наконец, свой бонус от участия в процессе приспосабливания получают и работники организации:

• адаптация дает опыт наставничества, коучинга, личностное развитие;
• потенциальное включение в кадровый резерв руководителей.

Структурируйте информацию о компании

Для всех новых сотрудников без исключения и в обязательном порядке проводят welcome-тренинг, на котором руководитель отдела внутрикорпоративных коммуникаций знакомит их с миссией, ценностями и целями компании. Цель тренинга — снизить градус стресса, который испытывают люди в первые дни на новом месте. Welcome-тренинги отличаются в зависимости от отдела: бывают в игровом формате, очные или удаленные, так как большая часть штата работает удаленно.

После welcome-тренинга сотруднику предлагается пройти на корпоративном портале «Курс новичка», который включает в себя три блока: 

1. Корпоративный — про миссию, ценности, культуру, ДНК и общие вопросы о компании.
2. Продуктовый — про товар, которые мы представляем на рынке.
3. Про систему и процессы —  общая информация об 1С, CRM для понимания  функционала основных рабочих программ, которые используются в компании. 

Каждый блок включает презентацию и тест для закрепления пройденного материала. На прохождение курса отводится две недели. Если сотрудник не прошел тесты (на это дается две попытки), руководитель отдела выходит с ним на связь, чтобы выяснить, проблему и помочь ее решить.

Успешное прохождение новым сотрудником welcome-тренинга и «Курса новичка» влияет на длительность испытательного срока. По его истечению HR-отдел оценивает результат сотрудника и его впечатления.

Рекомендую обязательно включать в тренинг следующие блоки:

• базовые понятия компании: ценности, миссия, цели (зачем, для кого и как работаем);
• историю и интересные факты о месте, куда устраивается человек;
• ключевые проекты на ближайшие два года: к каким показателям стремимся, на чем сосредоточены усилия;
• структура компании (краткое описание функционала каждого структурного подразделения);
• преимущества компании как работодателя.

3 стратегии адаптации персонала

Стратегия 1: Расширение обучения

Традиционные программы адаптации обычно имеют переходный характер. Ознакомление сотрудников с технологиями, обучение их основным политикам и процедурам, а также обеспечение функционального обзора работы – все это общие мероприятия для адаптации.

Тем не менее есть большая разница между этой начальной фазой и настоящим корпоративным обучением, которое является более постоянным, длительным и которое должно быть частью программ онбординга. Добавление последовательности и продолжительности в концепцию адаптации персонала имеет решающее значение для стратегического внедрения. Этот тип обучения не происходит за день, неделю или даже месяц. Это то, что длится долго и постепенно.

Продление адаптации в течение первого года или более может увеличить удержание нового персонала. Исследования показывают, что необходимо как минимум шесть месяцев для эффективного обучения. 

Преимущества расширения программы адаптации персонала:

1. Обучение небольшими частями, известное как “эффект интервала”, позволяет лучше понять и усвоить информацию.
2. Более продолжительная адаптация помогает сотруднику лучше понять свою работу, понять, как она влияет на компанию, и быстрее достичь производительности.
3. Качественная адаптация поддерживает вовлеченность и заинтересованность сотрудников, что является ключевым фактором для улучшения удержания новых сотрудников.

Стратегия 2: Наставничество

Есть большая ценность в подходе “покажи мне, а не говори». Добавление индивидуального подхода к вашей расширенной программе адаптации персонала значительно улучшает восприятие обучения, поскольку именно так, мы, как люди, естественно, хотим учиться. 

Преимущество стратегии наставничества:

Люди учатся лучше, когда им показывают процесс лично в рабочей среде.
Общение лицом к лицу требует внимательного слушания и обратной связи, что приводит к более продуктивному обучению.
Способность понимать «мягкие» навыки работы

Мы все знаем, что есть так много необходимых навыков вне должностных обязанностей, которым важно учиться, чтобы быть успешным.
Наставник, обучающий нового сотрудника, тоже выигрывает от этого, так как он имеет отличную возможность повторить и закрепить свои знания.

Стратегия 3: Оценка адаптации персонала

Скорее всего, вы знаете, что ваша программа онбординга в некоторой степени приносит результаты. Но, вероятно, точных данных у вас нет.  К счастью, все довольно легко рассчитать, если сосредоточиться на отслеживании этих показателей на двух уровнях: уровне самой программы адаптации и уровне сотрудника.

Чтобы точно измерить влияние, важно измерить показатели в начале программы. На уровне программы выстраивайте метрики вокруг определенных бизнес-целей

Некоторые из них могут включать в себя:

• Показатели завершения программы
• Участие в программе и показатели прогресса
• Групповые показатели производительности

На уровне сотрудников важно оценить следующие моменты:

• Какое влияние оказывает на них ваша программа адаптации
• Возрастает ли их продуктивность
• Всего ли хватило
• Нравился ли им сам процесс

Помимо этого, стоит проводить опросы, чтобы определить потенциальные проблемы, которые можно исправить и улучшить адаптацию.

7 шагов для создания программы адаптации мирового уровня

Создать эффективную программу адаптации не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно подойти к этому вопросу стратегически и учесть все факторы.

Погрузить в культуру компании

Многие талантливые новички пытаются ассимилироваться в новых культурах и им сложно почувствовать себя частью команды. А иногда, новые сотрудники занимающие управленческие и лидерские роли, приносят с собой свои старые корпоративные привычки, что, очевидно, не лучшим образом влияет на атмосферу в компании и ее корпоративную культуру.

Потратьте время, чтобы погрузить новых сотрудников в ваши цели и культуру. Будьте честны с ними, ведь нет ничего хуже, чем не оправдать надежд новых сотрудников.

Учитывать аудиторию

Организации часто строят свои программы, сосредотачиваясь только на содержании, и не тратят достаточно времени на то, чтобы успешно передать эту информацию. 

Сегодня, у компаний есть все условия для того чтобы разрабатывать программы, которые соответствуют интересам, техническим привычкам и поведению сотрудников на рабочем месте. Создавайте такие адаптационные практики, которые будут комфортны и эффективны для каждого сотрудника.

Снизить темп

У компаний есть ужасная привычка ускорять адаптацию людей и давать им большие объемы информации уже в первый день. Не спешите и не заставляйте новый персонал изучить за несколько дней все тонкости. Помните, что адаптация персонала – это не гонка.

Кроме того, если мы знаем, что первые шесть месяцев работы являются самыми показательными, почему мы должны сосредоточиться на онбординге только в первые 30-60 дней? Адаптация гораздо продолжительнее и масштабнее, чем многие считают.

Рассказать, как все устроено

Многие новые сотрудники присоединяются к команде и получают только информацию, связанную с их конкретным отделом. Работников оставляют практически без понятия о том, что происходит с остальной частью бизнеса. Для работников становится все более важным сотрудничать и общаться между отделами, чтобы помочь организации внедрять инновации и быстрее адаптироваться.

Поэтому прежде чем полностью погрузить нового сотрудника в нюансы работы его отдела, расскажите, как функционирует компания в целом.

Мотивировать целью

Если вы нанимаете кого-то, это означает, что они являются важной частью вашего стратегического плана. Независимо от того, является ли новый сотрудник частью команды по уборке или старшим руководителем, каждый играет определенную роль в воплощении вашей стратегии в жизнь. . Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует

Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность

Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует. Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность.

Расстановка приоритетов для менеджеров

Люди не уходят из компаний, они уходят от менеджеров. Это причина номер один, почему сотрудники переходят в другие организации. Таким образом, кажется безумием, что ведущие менеджеры являются самой недооцененной группой персонала в вопросах онбординга.

Большинство менеджеров скажут вам, что у них нет времени заниматься адаптацией новых сотрудников, потому что они слишком сосредоточены на выполнении задач. Но в таком случае, может быть, мы сфокусировали их не на том? Главная задача ваших менеджеров – развивать и создавать высокоэффективные команды. Нужно обучить менеджеров использовать правильные навыки и инструменты, чтобы быть лучшими лидерами команды.

Показать возможности развития

Все больше и больше сотрудников покидают компании, потому что не видят доступных возможностей для развития. Большинство выпускников ищут возможности для карьерного роста, но вместо четкого пути развития, видят путешествие больше похожее на бурелом.

Все чаще работодатели жалуются, что миллениалы хотят повышение прежде, чем себя проявят. Может быть, если мы будем более откровенны о том, как выглядит их карьерный путь и сколько времени это займет – таких вопросов станет меньше. Каждый сотрудник должен понимать, какие у него есть пути для роста и развития.

Что такое адаптация персонала

Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация. Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Собеседование с кандидатом

6.1. Целью очного собеседования является окончательный отбор соискателей для предоставления к рассмотрению лицу, ответственному за Заявку.

6.2. В ходе первичного собеседования в Службе персонала соискатель заполняет утвержденную форму Анкеты кандидата (Приложение 3).

6.3. С целью получения более развернутой информации о соискателе практикуется тестирование. Выбор тестовых методик осуществляется индивидуально на основании требований, указанных в Заявке, личностных особенностей соискателя.

6.3.1. Заполненные бланки тестовых методик, количественные результаты носят конфиденциальный характер и хранятся в Службе персонала соответствующим образом.

6.3.2. Характеристика результатов тестирования излагается в виде общего заключения в форме Результатов тестирования (Приложение 4) с целью передачи лицу, ответственному за Заявку. Характеристика результатов тестирования служит источником дополнительной информации к результатам собеседования, а не наоборот.

6.4. По результатам проведенного собеседования интервьюер заполняет форму Характеристики кандидата или вносит коррективы в уже заполненную по итогам телефонного интервью Характеристику.

6.5. Интервьюер производит анализ Анкеты, Результатов тестирования, собеседования и принимает решение о допуске кандидата на собеседование с лицом, ответственным за Заявку.

6.6. С целью получения информации о профессиональной деятельности кандидата осуществляется сбор рекомендаций с предыдущих мест работы. Сбор рекомендаций должен осуществляться корректно, с учетом положения кандидата и ситуации его взаимоотношений с предыдущим работодателем.

6.7. Данные кандидата (резюме, Анкета, Результаты тестирования, Характеристика кандидата), положительно прошедшего отбор в Службе персонала, комментируются и предоставляются на рассмотрение лицу, ответственному за Заявку.

6.8. Организация собеседования кандидата с лицом, ответственным за Заявку, осуществляется представителем Службы персонала.

6.9. Лицо, ответственное за Заявку, в трехдневный срок объявляет о результатах собеседования в Службу персонала в виде комментариев в соответствующей графе Характеристики кандидата.

6.10. Заключительный этап собеседования и принятие решения о приеме на работу осуществляется Директором Компании, после чего кандидату делается предложение о работе и совместно с ним определяется дата его выхода на работу.

6.11. С целью принятия решения для получения более детальной информации о соискателе и соискателем о Компании и должности, возможна организация стажировки по согласованию сторон. Организация стажировки осуществляется на основании Положения об адаптации.

6.12. Заполнение кандидатом Анкеты, знакомство с документацией кандидата, тестирование, собеседования, проверка предоставленных данных кандидатом, прохождение стажировки не являются гарантией приема на работу.

6.13. Если кандидат по ряду причин не выдерживает конкурс, он заносится в банк данных соискателей (кадровый резерв).

Адаптация персонала в организации

В это понятие включается совокупность процессов, с помощью которых новый сотрудник вливается в новый рабочий коллектив. Человек приспосабливается не только к новой рабочей обстановке, но и к корпоративной культуре, особенностям деятельности и труда на конкретно взятом предприятии.

Сама процедура адаптации нового сотрудника никак не закреплена ни в ТК РФ, ни в других нормативных актах о труде. Единственное упоминание об особом периоде есть в ст. 70 и 71 ТК РФ. Здесь речь идёт об испытательном сроке. В течение этого периода новый работник узнаёт себя не только с профессиональной точки зрения, но и с социальной. Если он решит уволиться во время испытательного срока, это будет сделать несколько проще, чем после его истечения.

Адаптация персонала проводится для достижения следующих целей:

• снижение издержек, которые влечет за собой прием на работу нового сотрудника. Вне зависимости от степени профессионализма, на новом месте работы работнику необходимо адаптироваться к условиям труда в конкретной организации. Ели работник не адаптируется к новому месту работы, это повлечёт за собой стресс, который станет причиной того, что он не сможет работать в полную силу. А это увеличивает затраты работодателя;
• улучшение психологического комфорта сотрудников. Новые работники часто сталкиваются с повышенным стрессом в период после непосредственного трудоустройства. Если процесс адаптации будет налажен правильно, то работнику будет легче принять себя у нового работодателя. Грамотно выстроенные процессы адаптации в компании позволяют помочь работнику быстрее почувствовать себя востребованным специалистом и уменьшить стресс;
• текучесть кадров значительно снижается. Эффективно организованный процесс адаптации позволяет изначально вложить в работников корпоративную этику и правила, и значительно повысить их лояльность к предприятию, так как именно на начальном этапе взаимоотношений лучше всего добиваться формирования нужного образа компании в сознании работника. Соответственно, впоследствии такие сотрудники будут менее склонны менять место работы;
• трудовые процессы максимизируются в плате эффективности трудового процесса. В целом, трудовая адаптация работника в организации дает возможность уменьшить затраты времени коллектива и руководителей на подготовку нового специалиста, и дает возможность создать налаженный процесс внедрения новых работников без уменьшения общего качества труда.

КАК ВЫГЛЯДИТ СХЕМА ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

Во
многих торговых предприятиях подбор персонала поставлен на поток. Это связано
со следующими причинами:

1. Продавцы
   – контингент не самый стабильный и часто меняет работу.
2. Торговые
   сети постоянно расширяются, открываются новые точки, регулярно требуются новые
   кадры.

На вакансии продавцов откликается много людей. Часть из них имеет профильное образование и/или навык работы, но некоторые соискатели приходят с нулевым бэкграундом. Часть откликнувшихся на вакансию имеют проблемы с алкоголем, судимости и т.п. Именно поэтому рекрутеру необходимо быть крайне внимательным.

Перед
рекрутерами стоит  нелегкая задача – из
десятков, а то и сотен обратившихся нужно выбрать тех, кто потенциально может
стать лояльными и качественными сотрудниками. После того, как выбор сделан, начинается
этап, в процессе которого новый работник и работодатель должны понять друг
друга, оценить возможности действовать совместно и решить, на каких условиях
эта работа будет строиться. 

Руководство сети магазинов «Эконом», как и многие компании розничной торговли, испытывало трудность именно в этом моменте, так как система адаптации персонала на предприятии не была выстроена. Кандидаты зачастую не оценивают всю сложность работы продавца, думая что это чисто техническая работа. Они не готовы включать “эмпатию” и эмоциональную составляющую, не хотят работать с техниками клиентоориентированности. Даже если у кандидата за спиной несколько лет работы в отделах сбыта, это совсем не значит, что его понимание продаж созвучно вашему. Обучение продавцов продуктовых магазинов все проводят по-своему.

С
другой стороны, требования работодателей иногда тоже значительно завышены, они
хотят видеть в кандидатах уже готовых специалистов с пониманием всех нюансов
работы и особенностей компании. Такая асимметрия ожиданий приводит к большой
текучести кадров, невозможности выстроить эффективную коммуникацию внутри
коллектива, чувству неудовлетворенности как у руководства, так и у персонала.  Безусловно, чтобы предотвратить проблемы
такого рода, необходимо выстроить систему адаптации
персонала, в основе которой лежат наставничество и базовое обучение.

Вернемся к бизнес-кейсу нашего клиента. После детального изучения особенностей компании и проблем, связанных с первыми неделями работы сотрудников, специалисты Московской Академии Продаж представили свою программу адаптации персонала розничной сбытовой сети «Эконом» и после обсуждения и ряда доработок, она была реализована в виде конкретной схемы, которую можно применять во всех филиалах и магазинах.

2 этап адаптации — Ознакомительный

На данном этапе происходит интеграция вновь принятого работника в коллектив, а так же получение сотрудником информации о предприятии в целом, о подразделении и рабочем месте, на котором он начинает работать.
В соответствии с индивидуальным планом адаптации работник знакомится с рабочим местом, особенностями документооборота, выпускаемой продукцией, структурой управления, включая имена основных руководителей, правилами внутреннего распорядка, основными процедурами Компании, льготами для сотрудников, возможностями повышения квалификации и профессионального роста. Необходимым условием успешной интеграции вновь принятых работников является наличие обратной связи — предоставление новому сотруднику возможности задать возникшие вопросы и получить на них ответы.
Для реализации ознакомительного этапа предлагаются следующие мероприятия:
— знакомство с расположением подразделений Общества;
— участие в Дне адаптационной программы;
— совместное с куратором планирование рабочего времени (день, неделя, месяц).
День адаптационной программы проводится для всех сотрудников, принятых в течение последнего месяца. В плане мероприятий
— экскурсия по предприятию;
— цикл вводных лекций (выступлений) по корпоративной политике Общества, правилам трудового распорядка и т.д.
— встреча с руководством предприятия.
Участникам адаптационной программы вручается Справочное руководство сотрудника и подарочный набор, с продукцией с фирменной символикой.
В «Справочном руководстве сотрудника» включены материалы с краткой историей Компании, разъяснением политики в отношении трудовых вопросов (прием, увольнение, переводы, сокращение), правила охраны труда и техники безопасности. Сюда могут включаться номера некоторых телефонов (медслужбы, службы безопасности, ДУП, Управления охраны труда и т.д.). Здесь же может быть содержание социальных программ, описание направлений профессиональной подготовки, программы повышения квалификации. В данной брошюре могут быть изложен перечень сведений составляющих коммерческую тайну, правила охраны документации и т.д.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.