Адаптация персонала: на заметку hr-менеджерам

Введение в организацию

От процесса введения в значительной степени зависит, будут ли работники демонстрировать желательные установки и возникнет ли у них чувство принадлежности, приверженности и лояльности к своей организации, заинтересованности в ее процветании или у работников будут преобладать установки «мы и они» в отношении руководства, администрации и компании в целом, равнодушное отношение к делу и стремление избежать «лишних» нагрузок.

Введение в организацию – это довольно длительный процесс, занимающий 1-2 первых месяца работы. Процедура введения в организацию должна способствовать усвоению принятых норм и правил и обеспечивать работников той информацией, которая им нужна и которую они стремятся иметь. От процесса введения в организацию в значительной степени зависит, будут ли работники усваивать одобряемые организацией ценности, установки, будут ли они испытывать чувство приверженности к ней или же у них сложится негативное отношение к организации, представление о ней как о «плохом месте для работы».

Спланированная работа по введению работника в организацию предполагает обеспечение его основной информацией об организации и о возможностях, которые открываются перед ним в случае длительной добросовестной работы. Работнику сообщают сведения об истории организации, ее перспективах, политике и правилах. Сюда также включаются сведения об организационной структуре, порядке работы, количестве и расположении подразделений и филиалов и др.

Работника знакомят с политикой организации в отношении персонала: принципы найма, дисциплинарные требования, установленные порядки, льготы для работников, возможности для продвижения и др.

Методики и инструменты

На сегодняшний день методик и инструментов существует огромное количество. Прогрессивные компании обычно нанимают профессионалов, которые либо эффективно используют существующие методы, либо на их основании составляют свои собственные.

Ниже мы расскажем только о некоторых приёмах, о которых полезно знать.

Чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и не думал об уходе, нужно постоянно создавать ему мотивацию к работе: экономическую и личностную. Для создания экономической мотивации никаких особых хитростей не нужно. Работника должна устраивать его зарплата, а усердный труд хорошо бы поощрять премиями.

А вот личностная мотивация гораздо сложнее. Она подразумевает создание для сотрудника таких условий, чтобы ему хотелось расти и развиваться в этой компании, приносить пользу. Сотрудник должен чувствовать возможность карьерного роста. Но этим всё не ограничивается.

Мы можем назвать несколько самых полезных методов, которые увеличат личностную мотивацию и помогут ускорить адаптацию:

1. Различные обучающие мероприятия для новичка – это может быть обучение внутри компании, а могут быть различные тренинги и мастер-классы. Если вы наняли опытного сотрудника, который прекрасно справляется с работой, всё равно на первое время к нему лучше приставить человека, который будет контролировать его работу и разрешать возникающие вопросы.
2. Поэтапное усложнение заданий – даже для опытного человека что-то в новой работе можно показаться непонятным. Поэтому не стоит сразу заваливать его тяжёлыми заданиями. Это может вызвать стресс, и в итоге человек может решить, что такая работа ему не по силам.
3. Общественные поручения – это поможет новичку более тесно познакомиться с коллективом. Если человек общительный, он с этим справится и сам, но такими бывают не все. Этой же цели послужит организация тимбилдингов.
4. Корпоративны пиар – чтобы сотрудник был уверен в своём новом месте работы, компания должна позиционировать себя, как надёжное, перспективное предприятие. Хороший имидж важен не только для привлечения клиентов, но и для мотивации сотрудников.
5. Единое информационное пространство для персонала – такое пространство обеспечит сотрудникам общение между собой, наладит функционирование компании, позволит новичку быстрее и лучше понять внутреннее устройство организации. С этой функцией неплохо справляются корпоративные социальные сети.

Скорость адаптации во многом зависит от того, какую политику в этом отношении ведёт компания. Приложите в этом направлении немного усилий, и это принесёт вам большую прибыль.

7 шагов для создания программы адаптации мирового уровня

Создать эффективную программу адаптации не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно подойти к этому вопросу стратегически и учесть все факторы.

Погрузить в культуру компании

Многие талантливые новички пытаются ассимилироваться в новых культурах и им сложно почувствовать себя частью команды. А иногда, новые сотрудники занимающие управленческие и лидерские роли, приносят с собой свои старые корпоративные привычки, что, очевидно, не лучшим образом влияет на атмосферу в компании и ее корпоративную культуру.

Потратьте время, чтобы погрузить новых сотрудников в ваши цели и культуру. Будьте честны с ними, ведь нет ничего хуже, чем не оправдать надежд новых сотрудников.

Учитывать аудиторию

Организации часто строят свои программы, сосредотачиваясь только на содержании, и не тратят достаточно времени на то, чтобы успешно передать эту информацию. 

Сегодня, у компаний есть все условия для того чтобы разрабатывать программы, которые соответствуют интересам, техническим привычкам и поведению сотрудников на рабочем месте. Создавайте такие адаптационные практики, которые будут комфортны и эффективны для каждого сотрудника.

Снизить темп

У компаний есть ужасная привычка ускорять адаптацию людей и давать им большие объемы информации уже в первый день. Не спешите и не заставляйте новый персонал изучить за несколько дней все тонкости. Помните, что адаптация персонала – это не гонка.

Кроме того, если мы знаем, что первые шесть месяцев работы являются самыми показательными, почему мы должны сосредоточиться на онбординге только в первые 30-60 дней? Адаптация гораздо продолжительнее и масштабнее, чем многие считают.

Рассказать, как все устроено

Многие новые сотрудники присоединяются к команде и получают только информацию, связанную с их конкретным отделом. Работников оставляют практически без понятия о том, что происходит с остальной частью бизнеса. Для работников становится все более важным сотрудничать и общаться между отделами, чтобы помочь организации внедрять инновации и быстрее адаптироваться.

Поэтому прежде чем полностью погрузить нового сотрудника в нюансы работы его отдела, расскажите, как функционирует компания в целом.

Мотивировать целью

Если вы нанимаете кого-то, это означает, что они являются важной частью вашего стратегического плана. Независимо от того, является ли новый сотрудник частью команды по уборке или старшим руководителем, каждый играет определенную роль в воплощении вашей стратегии в жизнь. . Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует

Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность

Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует. Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность.

Расстановка приоритетов для менеджеров

Люди не уходят из компаний, они уходят от менеджеров. Это причина номер один, почему сотрудники переходят в другие организации. Таким образом, кажется безумием, что ведущие менеджеры являются самой недооцененной группой персонала в вопросах онбординга.

Большинство менеджеров скажут вам, что у них нет времени заниматься адаптацией новых сотрудников, потому что они слишком сосредоточены на выполнении задач. Но в таком случае, может быть, мы сфокусировали их не на том? Главная задача ваших менеджеров – развивать и создавать высокоэффективные команды. Нужно обучить менеджеров использовать правильные навыки и инструменты, чтобы быть лучшими лидерами команды.

Показать возможности развития

Все больше и больше сотрудников покидают компании, потому что не видят доступных возможностей для развития. Большинство выпускников ищут возможности для карьерного роста, но вместо четкого пути развития, видят путешествие больше похожее на бурелом.

Все чаще работодатели жалуются, что миллениалы хотят повышение прежде, чем себя проявят. Может быть, если мы будем более откровенны о том, как выглядит их карьерный путь и сколько времени это займет – таких вопросов станет меньше. Каждый сотрудник должен понимать, какие у него есть пути для роста и развития.

Цели трудовой адаптации

Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:

• снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
• уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
• экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
• развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).

Способы адаптации персонала

Процедура адаптации может проходить через:

• руководителя;
• коллег;
• координатора;
• систему приятелей “buddy”;
• наставничество.

Сотрудник компании в роли приятеля “buddy” может быть любого возраста и статуса. Как правило, такая деятельность не оплачивается дополнительно. Основная мотивация “buddy” — это положительные отзывы о его деятельности и возможность помочь другому человеку. Решение стать “buddy” сотрудник должен принимать добровольно и без принуждения со стороны начальника. В противном случае формальное отношение к этой роли сведет на нет всю плюсы такого способа адаптации.

В чем состоит процесс адаптации новых работников?

Новые сотрудники могут быть уязвимыми, чувствовать себя «не в своей тарелке», что приводит к излишнему напряжению.

Однако вместо того, чтобы обеспечить благоприятную рабочую атмосферу и помочь адаптироваться в коллективе и новой должности, многие компании не проводят достаточную подготовку. В сочетании с высокими ожиданиями, они надеются, что новые сотрудники самостоятельно справятся с этими задачами и покажут максимальную производительность в короткие сроки.

Адаптация персонала в организации, которую иногда называют организационной социализацией — это процесс ознакомления сотрудников с ожиданиями, навыками, знаниями и культурой вашей компании.

Согласно статистике, 1 из 4 новых сотрудников покинет компанию в течение 180 дней.

Этот факт в совокупности с тем, насколько дорогим и трудоемким может быть найм и развитие персонала, делает детальную и продуманную адаптацию работника в организации более важной, чем когда-либо. Чтобы избежать потери новых сотрудников и сэкономить время и деньги, вам необходимо использовать эффективную автоматизированную платформу. . Рассмотрим пошаговое руководство, которое поможет вам добиться максимальной эффективности

Рассмотрим пошаговое руководство, которое поможет вам добиться максимальной эффективности.

Определите, какой вид трудовой адаптации лучше подходит для вашей компании

Первым шагом к достижению эффективного внедрения является определение двух типов: неформального и формального. Выбор правильного подхода для вашей компании должен быть простым, даже если вы начинающий предприниматель.

По данным Общества по управлению человеческими ресурсами (SHRM) “Организации, которые используют формальные виды адаптации сотрудников, достигают большего успеха, чем те, которые этого не делают”.

Знайте, что нужно вашему новому сотруднику

Чтобы сформировать успешный адаптационный курс для новых сотрудников, вы должны сначала понять, что ожидают от вашей компании потенциальные работники. 

Чтобы адаптация сотрудника на новом рабочем месте прошла успешно, главные принципы вашего плана должны включать четыре области, начиная с самых важных потребностей и заканчивая самыми простыми, а именно — самоэффективность, понимание своей роли, социальная интеграция и знание культуры компании.

Приступайте к работе на этапе рекрутинга

Чтобы добиться эффективного управления адаптацией персонала, начинайте еще на этапе приема на работу.

Менеджеры должны помнить, что адаптация новых сотрудников в организации – это не разовое мероприятие. Это процесс, который начинается до того, как сотрудник вошел в двери вашего офиса.

Планируйте заранее

Если вы хотите, чтобы прием на работу был эффективным, вы не можете сразу перейти с этапа рекрутинга на первый день работы нового сотрудника без подготовки.

Чтобы первый рабочий день прошел успешно, необходимо все тщательно спланировать. Если вы не потратите время на обдумывание необходимых шагов, вы можете упустить важные детали, которые испортят первое впечатление о вашей компании в глазах нового сотрудника, что может сыграть решающую роль. Поэтому используйте профессиональную адаптацию персонала.

Создайте лучший первый день для вашего сотрудника

Как было сказано выше, первый день сотрудника является ключевым. Вы должны дать ему план, обратную связь и ощущение его ценности.

Новичкам нравится осознавать, что они внесли реальный вклад в компанию в первый же день работы. Сообщите новым сотрудникам, над какими проектами работаете, покажите как они вписываются в общую схему компании. Это даст им чувство идентичности и принадлежности. 

Сделайте первую неделю посвященной идентичности

После того, как ваши новые сотрудники почувствуют себя как дома в первый же день, сосредоточьтесь на том, как они могут открыть и развить свою индивидуальность на новой работе. Посвятите первую неделю тому, как им научиться использовать свои сильные стороны на благо компании. Это одна из целей адаптации новых сотрудников. Не забывайте проводить оценку эффективности обучения.

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности

Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.

Выбор курса

Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.

Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.

«Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Разновидности адаптированных сотрудников

Адаптироваться – значит, успешно принять главные ценности, нормы, правила и требования организации:

• главные – касающиеся производственных процессов;
• второстепенные – касающиеся внутрифирменного общения и поведения.

В зависимости от того, какие именно нормы и насколько приняты, можно выделить 4 разновидности адаптированного персонала.

1. «Это не мое». Отрицаются и главные, и второстепенные ценности. Работник плохо справляется с обязанностями и с трудом учится, с ним тяжело в общении, ему самому также некомфортно. Ожидания обеих сторон оказались далеки от реальности. Адаптация фактически не произошла. Увольнение вскоре после трудоустройства.
2. «Хорошая мина при плохой игре». Работник принял главные, но отрицает второстепенные ценности. Хороший сотрудник, который с трудом вписывается в коллектив. Это индивидуалист-одиночка, который может быть прекрасным специалистом при определенных условиях. При грамотной организации возможно плодотворное сотрудничество.
3. «Хороший человек – это не профессия». Полное разделение второстепенных требований, но трудности с главными. Приятный в общении, без претензий по дисциплине и корпоративной культуре, но слабый в профессиональном плане сотрудник. Сложная форма адаптации, при которой отсутствие прогресса может быть чревато расторжением трудового договора или убытками. Рекомендуется организовать обучение.
4. «Адаптированный». Лучший вариант, при котором персоналом в целом адекватно восприняты и главные, и второстепенные нормы компании. Как правило, именно представители этой разновидности занимают преобладающее положение в любой организации и являются конечной целью процесса адаптации.

Методы эффективного воздействия на адаптацию

Во многих компаниях не уделяют достаточно времени посвящению нового сотрудника в должность, представления его коллективу, ознакомлению со спецификой деятельности предприятия. А ведь это важный этап адаптации. Человек начинает общаться с членами команды и легче вливается в работу. Он чувствует, что является значимым элементом системы, при таком подходе адаптация специалиста в новом коллективе происходит быстрее.

Рекомендуем составить план мероприятий, направленных на изучение принципов работы в этом коллективе и общение сотрудников вне трудовых задач. Это своеобразная программа, которую следует выполнять поэтапно, чтобы предупредить развитие возможных проблем:

1. Проведение собеседования на этапе подбора новых работников, где пояснить специфику деятельности предприятия и должностных обязанностей новичка.
2. Определение наставника для вновь принятого работника, который будет помогать ему на первом этапе и контролировать выполнение поставленных задач.
3. Организация для молодых специалистов курсов или лекций, направленных на решение вопросов трудовой адаптации.
4. Поэтапное увеличение нагрузки на нового работника, чтобы исключить ошибки или брак.
5. Вовлечение новичков в организацию корпоративов и других мероприятий.

Возможно, вы подберёте методы, наиболее действенные именно для вашего коллектива, пробуйте все доступные способы, чтобы удержать специалистов в компании.

Составные элементы адаптационного периода

Следует учесть, что потребуется некоторое время на то, чтобы работник «влился» в коллектив. У каждого человека свой темперамент, характер. У некоторых есть богатый опыт трудовой деятельности, у молодых специалистов его нет. Разность возрастов работников одного коллектива тоже может создать дополнительные препятствия, понадобится больше времени, чтобы они нашли общий язык.

Существуют различные виды адаптации персонала. Для одних работников они протекают одновременно, а для других — это этапы поочерёдного внедрения в коллектив и должность:

1. Корпоративная — ознакомление с основной деятельностью компании.
2. Социальная — построение отношений для общения между сотрудниками.
3. Организационная — изучение специфики взаимодействия между работниками коллектива и руководством, принципов дисциплинарной ответственности.
4. Техническая — освоение устройств или механизмов, установленных на новом рабочем месте.
5. Профессиональная — овладение необходимыми навыками, стандартами, ведением документации.
6. Психофизиологическая — приспособление к режиму труда и отдыха, графику работы, выездам в командировки.

Чтобы ускорить процесс адаптации в коллективе, нужно предоставить новому работнику наставника. Для этого выбирают наиболее опытного сотрудника. Выполнять возложенные на него обязательства он может по совместительству с основными. Планирование организации мероприятий для новичков помогает не только быстро адаптироваться работникам в коллективе, но и избежать текучести кадров на предприятии. А это снижает издержки на поиск нового персонала.

Эффективность и экономическая выгода наставничества

Подбор новых сотрудников зачастую обходится компании довольно дорого. Нет никаких гарантий, что он задержится на рабочем месте надолго.

Статистика показывает, что 80% людей принимают решение об увольнении чуть ли не впервые недели работы на новой должности. С такой текучестью кадров развитие компании сводится на нет

Поэтому важно удерживать сотрудников, всячески способствовать их адаптации в коллективе, находить поводы для мотивации продолжать профессиональную деятельность именно на вашей фирме

Если в коллективе насчитывается более 100 работников или планируется значительное расширение штата, необходим менеджер, который будет заниматься подбором и адаптацией персонала. Это принесёт экономическую выгоду организации, поскольку ускорит процесс освоения должностных обязанностей новыми сотрудниками и сократит уровень текучести кадров. В результате уменьшится количество работников, не прошедших испытательного срока и желающих покинуть компанию в течение первых месяцев трудовой деятельности.

Даже если штат вашей фирмы насчитывает около 20 человек, и вам невыгодно, чтобы новые сотрудники увольнялись, назначьте одного из членов команды их наставником. В его должностные обязанности будет входить ознакомление новичка с его рабочим местом и помощь в решении проблем, возникающих у вновь принятых сотрудников в процессе адаптации, чтобы исключить информационный вакуум и вовлечь нового работника в трудовой процесс.

Виды адаптации персонала

В практике управления персоналом принято выделять три направления адаптации:

• организационная адаптация;
• психологическая адаптация;
• профессиональная адаптация;
• ценностная адаптации сотрудника.

Ценностная адаптация требует длительного времени, и она обычно выходит за рамки привычного испытательного срока в 3 месяца. Все мероприятия по 4 направлениям введения в должность обычно группируются вокруг двух основных видов адаптации персонала:

• ввод в корпоративную культуру организации;
• ввод в должность и рабочие обязанности.

Любая форма адаптации проводится прежде всего для того, чтобы компания могла как можно быстрее увидеть плоды эффективного труда нового сотрудника. Корпоративная адаптация персонала нацелена на гармоничную интеграцию человека в в социально-организацонную среду компании. Она включает в себя следующие этапы:

• ознакомление и усвоение на практике корпоративных ценностей и этики поведения в организации;
• установление новых рабочих и межличностных связей, наработка необходимого корпоративного нетворка;
• социально-психологическая адаптация в коллективе, когда работник ищет свое место в команде.
• организационная адаптация, когда работник усваивает новую организационную структуру, методы принятия решений и коммуникации, местом своего подразделения и должности в бизнес-процессах организации.

По итогам данного этапа адаптации у сотрудника должно возникнуть четкое представление о правилах поведения, корпоративной иерархии и целях и задачах, которые решает его подразделение. Производственная адаптация или ввод в должность — это процесс ознакомления со своими должностными обязанностями и интеграция работника в профессиональную сферу деятельности Иногда профессиональное введение в должность сопряжено с дополнительным освоением компетенций и знаний, а также формированием профессионально необходимых управленческих навыков. Для некоторых должностей, сопряженных с тяжелым физическим трудом или ночным графиком работы, к этапу ввода в должность также относят психофизиологическую адаптацию, а именно — приспособление к новым условиям труда.