План закупок по 223 фз

Как изменить перечень закупок

Есть случаи, когда заказчик вносит изменения в реестр закупок по 223-ФЗ, а когда он вправе этого не делать.

Когда вносят изменения	Когда это не требуется
изменились потребности, в том числе сроки приобретения товаров, работ, услуг; поменялся способ определения поставщика; скорректирован объем денежных средств, необходимых для проведения торгов, более чем на 10% от предполагаемой стоимости; иные случаи, предусмотренные заказчиком.	не включается информация о покупке в перечень в рамках п. 4 Правил формирования; возникла потребность в покупке из-за чрезвычайной ситуации или ее угрозы, такой заказ возможно включить в перечень уже после ее совершения.

ВАЖНО!

В законодательстве отсутствуют основания для продления срока действия плана закупок по 223-ФЗ, который размещен в ЕИС.

Зачем нужны положения о закупке?

То, что они нужны, не подлежит обсуждению. Так зачем же они так необходимы?

Во-первых, благодаря данному документу происходит связь экономического поля, разработка условий для своевременного и полного удовлетворения потребностей заказчика в товарах, работах, услугах; 

Во-вторых, для целей коммерческого использования, с необходимыми показателями цены, качества и надежности;

В-третьих, происходит правильная реализация денежных средств;

В-четвертых, возникает возможность участия юридических и физических лиц в закупке товаров, работ, услуг для нужд заказчиков и стимулирование такого участия;

В-пятых, появляется добросовестная конкуренция, обеспечивается гласность и прозрачность торгов, исключается коррупция и другие зловредные явления.

Основные документы закупочного процесса по 223-ФЗ

1. Положение о закупках: публикуется на неопределенный срок, не может противоречить законодательству, обязательно соблюдаются принципы 223-ФЗ и 135-ФЗ. Содержит базовые нормы, регулирующие закупки организации на всех этапах этого процесса — от планирования, до заключения договора и приемки товаров, работ, услуг. Именно в положении о закупках определяются возможные способы закупки, как конкурентные, так и неконкурентные, а также случаи их использования, что находит свое отражение в плане закупок, закупочных процедурах.
2. План закупок: по общему правилу публикуется на календарный год, содержит базовые параметры каждой будущей закупки, при этом закупочная документация противоречить им не может.

План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств размещается на срок от 5-ти до 7-ми лет. План закупки у СМП размещается на срок не менее чем 3 года.

1. Извещение о закупке: действует на время проведения конкретной закупки, не может противоречить ее параметрам, заданных планом, и содержит резюмированное описание условий, которые раскрываются в документации о закупке (при наличии).
2. Документация о закупке (в т.ч. конкурсная документация, аукционная документация и т.п.). Действует на время проведения конкретной закупки. Комплект документов формируется в соответствии с Положением о закупке и содержит необходимую и достаточную информацию для участия в ней, а также об условиях договора, заключаемого по результатам закупки, в том числе:
   • требования к качеству, техническим характеристикам и функциональным характеристикам продукции, требования к условиям поставки и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемой продукции потребностям заказчика
   • требования к содержанию, форме, оформлению, составу, сроку действия заявки на участие в конкурентной закупке, инструкцию по ее подготовке
   • требования к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом конкурентной закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом конкурентной закупки, их количественных и качественных характеристик
   • место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги
   • сведения о начальной (максимальной) цене договора, либо формула цены и максимальное значение цены договора, либо цена единицы товара, работы, услуги и максимальное значение цены договора
   • форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги
   • формы, порядок, дата и время окончания срока предоставления участникам закупки разъяснений положений документации о конкурентной закупке
   • описание предмета конкурентной закупки в соответствии с ч.6.1 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ и настоящим Положением
   • предмет закупки с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг, за исключением случая, когда невозможно определить количество товара, конкретный объем работ, услуг
   • и другие существенные условия, определенные Положением о закупке заказчика
3. Закупочные протоколы (в т.ч. протокол подведения итогов закупки): фиксируют основные этапы и результат закупки. Не могут противоречить условиям закупочной документации. Итоговый протокол фиксирует также предложение победителя закупки, который становятся частью заключаемого договора.
4. Договор по итогам проведения закупки: фиксирует соглашение сторон об объеме их взаимных обязанностей в рамках поставки товаров, работ или услуг. Договор по результатам конкурентной закупки заключается не ранее, чем через 10 дней и не позднее, чем через 20 дней с даты публикации итогового протокола. Договор не может противоречить условиям закупочной документации и предложению победителя закупки (если эти условия уточняются по итогам преддоговорных переговоров, то результаты таких переговоров также публикуются).
5. Иные документы в ходе исполнения договора, в том числе дополнительные соглашения об изменениях условий, расторжении договора, др.

Есть ли штрафы за невыполнение квоты?

Прямой ответственности нет и, полагаем, что она не может быть установлена, так как причины не выполнения квоты не всегда зависят от заказчика. Например, заказчик в отчетном году не закупал квотируемые товары у единственного поставщика, а закупал исключительно через проведение  конкурентных закупок, которые выигрывали поставщики с иностранным товаром.

Но это не значит, что ПП №2013 не нужно применять. По имеющейся информации, крупным заказчикам, в первую очередь хозяйственным обществам с долей государственного участия более 50% уже направлены директивы с требованием исполнять ПП №2013. Возможно, такие указания будут направлены и в адрес государственных компаний и государственных корпораций.

Как утвердить и разместить

Согласно ч. 3 ст. 2 223-ФЗ, заказчик утверждает стандарт в зависимости от организационно-правовой формы следующими органами управления:

• государственная корпорация или компания — высшим органом управления (№7-ФЗ от 12.01.1996 «О некоммерческих организациях»);
• ГУП, МУП — руководителем (№161-ФЗ от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);
• автономное учреждение — наблюдательным советом (№174-ФЗ от 03.11.2006 «Об автономных учреждениях»);
• АО — советом директоров, общим собранием, коллегиальным исполнительным органом (№208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»);
• ООО — общим собранием участников, советом директоров, коллегиальным исполнительным органом (№14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
• государственное или муниципальное бюджетное учреждение — учредителем (№7-ФЗ от 12.01.1996 «О некоммерческих организациях»);
• публично-правовая компания — наблюдательным советом (№236-ФЗ от 03.07.2016 «О публично-правовых компаниях»).

Стандарт закупочной деятельности и вносимые в него изменения заказчик размещает на сайте ЕИС в течение 15 дней со дня подписания акта. Каждый желающий вправе изучить данные документы, которые находятся в Единой информационной системе в открытом доступе. Это указано в ч. 1 ст. 4 223-ФЗ.

Учитывайте и другие сроки утверждения по 223 ФЗ:

• Для новых бюджетных учреждений положение о закупках должно быть утверждено в срок 3 месяца. Это правило распространяется и на других новых заказчиков по 223 ФЗ. Для вновь образованных компаний срок считают с момента регистрации в ЕГРЮЛ. Для компаний, которые стали заказчиками по 223 ФЗ из-за изменения доли госучастия в уставном капитале, срок течет с момента получения уведомления об этих изменениях. Это указано в ч. 5, 6 ст. 8 223-ФЗ. Если в этот срок документ не разместить, то придется закупать товары, работы, услуги по основным правилам 44 ФЗ. Это закреплено в ч. 5.1 ст. 8 223-ФЗ;
• Для проведения закупок по 223 ФЗ бюджетное учреждение должно утвердить и опубликовать не позже 31 декабря предыдущего года. Это урегулировано в п. 4, 5 ч. 2 ст. 1 223-ФЗ. Это правило распространяется и на унитарные предприятия.

Нормативная база

Заказчикам федерального уровня следует руководствоваться постановлениями Правительства 05.06.2015 № 552 и № 553, в которых определены формы и правила ведения плана закупок и плана-графика соответственно. Среди прочего, в этих актах установлен порядок внесения изменений. Федеральные заказчики формируют плановые документы в системе «Электронный бюджет».

Заказчикам регионального и муниципального уровней нужно руководствоваться постановлениями Правительства:

• от 21.11.2013 № 1043 — в части плана закупок;
• от 05.06.2015 № 554 — в части плана-графика.

Кроме того, такие заказчики должны соблюдать нормативно-правовые акты, принятые на уровне региона или муниципального района. Например, в Москве действует постановление Правительства города от 16.06.2015 № 350-ПП.

Кто может участвовать

Участником закупки по 223-ФЗ может быть:

1. Любое юридическое лицо, независимо от:
   • Организационно-правовой формы
   • Формы собственности
   • Места нахождения
   • Места происхождения капитала
2. Любое физическое лицо
3. Индивидуальный предприниматель
4. Несколько юридических, физических лиц или ИП, выступающих на стороне одного участника

Участники закупок по 223-ФЗ должны соответствовать требованиям, установленным заказчиком в положении о закупке и закупочной документации.

На практике в госзакупках по 223-ФЗ участвуют в основном юридические лица и очень редко физические лица.

Для иностранных компаний возможности участия также ограничены сразу по нескольким направлениям. Чаще всего они подают заявки от российских юридических лиц.

Что необходимо для участия в закупках

Общие шаги:

• получение электронной подписи для торгов (ЭЦП);
• настройка компьютера, включая специальное ПО и плагины;
• для СМП – регистрация на официальном сайте ЕИС (пошаговая инструкция в нашей статье).

Дальше поставщику нужно аккредитоваться на нужной секции электронной  площадки и открыть спецсчет.

Обоснование

Извлечение из Федерального закона от 05.04.2021 N 86-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 4 Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»:

Статья 1

Внести в Федеральный закон от 18 июля 2011 года N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 30, ст. 4571; 2012, N 53, ст. 7649; 2013, N 52, ст. 6961; 2014, N 11, ст. 1091; 2015, N 27, ст. 3947; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 65, 89; 2019, N 31, ст. 4422; 2020, N 17, ст. 2702; N 52, ст. 8598; Российская газета, 2021, 26 февраля) следующие изменения:

1) часть 2 статьи 2 после слов «в том числе» дополнить словами «порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, цены договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), включая порядок определения формулы цены, устанавливающей правила расчета сумм, подлежащих уплате заказчиком поставщику (исполнителю, подрядчику) в ходе исполнения договора (далее — формула цены), определения и обоснования цены единицы товара, работы, услуги, определения максимального значения цены договора,»;

2) в статье 4:

а) в пункте 5 части 9 слова «(цена лота)» и слова «, устанавливающая правила расчета сумм, подлежащих уплате заказчиком поставщику (исполнителю, подрядчику) в ходе исполнения договора,» исключить;

б) в части 10:

Как внести изменения в план закупок по 223-ФЗ

Ниже приведен ряд случаев, в которых необходимо изменить расписание тендеров при неподписанном договоре:

1. Изменения сроков поставки, исполнения обязательств, вида процедуры, потребности покупателя в продукции и т. д.
2. Увеличение на 10% и более объемов приобретаемых товаров или услуг, и, как следствие, невозможность покупки в связи с предполагаемым бюджетом.
3. Другие причины, указанные в Положении или иных локальных актах покупателя.

Внесение изменений в план закупки 223-ФЗ может произойти по следующим основаниям:

1. Непредвиденная ситуация или риск ее появления.
2. Заказчик становится исполнителем по контракту.
3. Несостоявшаяся процедура.

При уже заключенных сделках ничего не корректируют, даже если изменились существенные условия договора. То же касается и приобретения продукции, информация о которой запрещена либо не обязательна к включению в план.

При чрезвычайной ситуации тендер организуют в срочном порядке, а сведения о нем вносят уже после удовлетворения нужд покупателя.

При внесении изменений документ можно дополнять, исправлять или удалять лишнее. Заключение сделки с единственным поставщиком вследствие несостоявшейся процедуры влечет только исправление информации о тендере, а не дополнительную позицию.

Правильное оформление откорректированного графика подразумевает внесение корректировок и утверждение итогового варианта, а также составление отдельной бумаги, в которой будут перечислены все нововведения. Все это нужно подписать ЭЦП.

Новшества должны быть отражены в ЕИС в электронных формах и графических документах максимум через 10 дней после их осуществления.

Правила содержат не только перечень сведений, которые должны быть отражены в рассматриваемом документе (ч. 1 Требований к форме), но и его конкретную форму (Приложение к Правилам).

Подготовка к закупочной деятельности

Прежде чем проводить закупки, заказчику можно пройти подготовительный этап. Он состоит из нескольких шагов:

1. Получение электронной цифровой подписи. Для этого нужно обратиться в любой удостоверяющий центр, выдающий кап для торгов.
2. Регистрация на сайте госзакупок zakupki.gov.ru.
3. Разработка и утверждение Положения о закупке.
4. Составление плана закупок и публикации его в ЕИС (на сайте госзакупок).
5. Знакомство с личным кабинетом ЕИС и его настройка.

Что касается Положения о закупке по 223-ФЗ, то в нем нужно предусмотреть следующее:

1. Применяемые заказчиком способы определения поставщика.
2. Порядок проведения процедур.
3. Все, что касается сроков.
4. Критерии оценки поставщиков.
5. Порядок заключения, изменения и расторжения контракта.
6. Порядок оплаты.
7. Ответственность сторон и порядок разрешения спорных ситуаций.

Стороны: заказчики и участники

Действие 223-ФЗ распространяется не на все категории юрлиц, а только на следующие:

1. Организации, где доля участия государства составляет свыше 50%.
2. Компании, которые задействованы в регулируемой деятельности (в частности, в энергоснабжении, газоснабжении, водоснабжении и теплоснабжении, РЖД и пр.).
3. Субъекты естественных монополий. Это разные газовые («Газпром») и нефтяные ), РЖД и пр.
4. Бюджетные компании, которые занимаются закупкой на внебюджетные средства (гранты, средства субподряда и пр.).

На основании ч. 5 ст. 3 223-ФЗ участниками закупки могут стать:

1. Юридическое лицо с любой организационно-правовой формой.
2. Физическое лицо.
3. Индивидуальный предприниматель.

В отличие от 44-ФЗ по 223-ФЗ ИП и юрлица могут создавать объединения для коллективного участия в закупках.

Требования к участникам заказчик прописывает в закупочной документации, и такие требования применяются в равной степени ко всем участникам. Заказчик должен оценивать участников только по этим требованиям и не применять критерии, которые не указаны в закупочной документации.

Заказчик вправе установить требование об отсутствии сведений об участнике в реестре недобросовестных поставщиков, который ведется как по 223-ФЗ, так и по 44-ФЗ.

Виды закупок по 223-ФЗ

Конкурентные

Условия конкурентной закупки

1) информация сообщается заказчиком одним из следующих способов:

а) путем размещения в единой информационной системе извещения, доступного неограниченному кругу лиц, с приложением необходимой документации;

б) посредством направления приглашений принять участие в данной процедуре в случаях, которые предусмотрены ст. 3.5 223-ФЗ, с приложением документации о конкурентной закупке не менее чем двум лицам, которые способны осуществить поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, являющихся предметом процедуры;

2) обеспечивается конкуренция между участниками за право заключить договор с заказчиком на условиях, предлагаемых в заявках на участие, окончательных предложениях участников;

3) описание предмета осуществляется с соблюдением требований ст. 3 ч. 6.1, 223-ФЗ.

Способы конкурентной закупки

1. проведение торгов:

— конкурс (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс);

— аукцион (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион);

— запрос котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок);

— запрос предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений);

2. иными способами, установленными в регламенте и соответствующими требованиям ст. 3 ч. 3, 223-ФЗ.

Неконкурентные

Закупка является неконкурентной, если ее условия не соответствуют условиям конкурентной закупки, описанным нами выше.

Способы неконкурентной закупки, в том числе у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются положением.

Корректировка (изменение) плана

Если в описываемый нами акт необходимо внести изменения (произвести корректировку), то заказчик обязан:

Подпишитесь на рассылку

1. Утвердить изменения, подписать их усиленной электронной подписью.
2. Составить отдельно перечень изменений.
3. Внести изменения в структурированный, электронный и графический виды плана в ЕИС в течение 10 дней с даты их принятия.
4. Разместить перечень изменений.

Данная процедура осуществляется не позднее, чем будет опубликовано извещение о торгах (в форме конкурса или аукциона) и остальная сопутствующая информация (п. 9 Правил, утв. Постановлением № 932). Отметим, что в ЕИС обязательно остаются в свободном доступе все редакции измененного плана. 

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ ЗАКУПОК

№ п/п	Состав административного правонарушения	Административный штраф, руб.	Статья КоАП РФ
1	Включение в … план-график закупок объекта или объектов закупки, не соответствующих … установленным законодательством РФ и иными нормативными правовыми актами РФ о контрактной системе в сфере закупок требованиям к закупаемым заказчиком товарам, работам, услугам и (или) нормативным затратам…	20 000 – 50 000	Ст.7.29.3 ч.1
2	Нарушение срока утверждения … плана-графика закупок (вносимых в эти планы изменений) или срока размещения … плана-графика закупок (вносимых в эти планы изменений) в ЕИС	5 000 – 30 000	Ст.7.29.3 ч.4
3	Размещение … информации и документов, подлежащих размещению, направлению, с нарушением требований, предусмотренных законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок	15 000	Ст.7.30 ч.1.4
4	Размещение в ЕИС в сфере закупок извещения об осуществлении закупки или направление приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) в случае, если информация о такой закупке не включена в план-график	30 000	Ст.7.30 ч.1.6
5	Неразмещение … в ЕИС информации и документов, размещение которых предусмотрено в соответствии с законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок	50 000	Ст.7.30 ч.3
6	Нарушение порядка и сроков отмены определения поставщика	30 000	Ст.7.30 ч.8
7	Нарушение сроков заключения контракта или уклонение от заключения контракта	50 000	Ст.7.32 ч.3

ПЛАН-ГРАФИК закупок товаров, работ, услуг на 20__ финансовый год и на плановый период 20__ и 20__ годов  

1. Информация о заказчике:

			Коды
полное наименование		ИНН
	КПП
организационно-правовая форма		по ОКОПФ
форма собственности		по ОКФС
место нахождения, телефон, адрес электронной почты		по ОКТМО
полное наименование БУ, АУ, ГУП, МУП, иного юр. лица, которому переданы полномочия государственного, муниципального заказчика		ИНН
КПП
место нахождения, телефон, адрес электронной почты		по ОКТМО
единица измерения	рубль	по ОКЕИ	383

2. Информация о закупках товаров, работ, услуг на 20__ финансовый год и на плановый период 20__ и 20__ годов

N п/п

ИКЗ

Объект закупки

Планируемый год начала осуществления закупки

Объем финансового обеспечения, в том числе планируемые платежи

Информация о проведении обязательного общественного обсуждения закупки

Наименование УО/УУ

Наименование организатора совместного конкурса или аукциона

Товар, работа, услуга по ОКПД2

Наименование объекта закупки

всего

на текущий финансовый год

на плановый период

последующие годы

Код

Наименование

на первый год

на второй год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Всего для осуществления закупок, в т.ч.  по коду бюджетной классификации ___ / по соглашению от _______ N _____ / по коду вида расходов ____

–

–

–

 П.2 ч.4 ст.38, ч.2, 3 ст.26 Закона 44-ФЗ

 П.3, 19,20, 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 Ч.5 ст.16 Закона 44-ФЗ

 П.12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 П.18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 Ч.8 ст.16 Закона 44-ФЗ, п.22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 Ч.9 ст.16, ч.1 ст.36 Закона 44-ФЗ, п.23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 Ч.3, 13 ст.99 Закона 44-ФЗ

 Ч.8 ст.99 (в ред. с 1 апреля 2020 г.), постановление Правительства РФ от 12 декабря 2015 г. N 1367

 Форма плана утверждена постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279

 Год размещения извещения об осуществлении закупки, направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)

Указывается для централизованной закупки, уполномоченное учреждение (УУ), уполномоченный орган (УУ)

Памятка_ПланированиеСкачать

Публикация сведений в ЕИС

Закон 223-ФЗ требует от заказчика разместите в ЕИС не только Положение о закупке, но и другие документы:

• планы закупки,
• извещения о закупке,
• документацию, в том числе проект договора,
• протоколы, которые составляются в ходе закупки.

Есть сведения, которые в ЕИС размещать нельзя. Это информация о закупках:

• связанных с государственной тайной;
• включенных в перечень из распоряжения Правительства № 2027-р.

Кроме того, у заказчика есть право не публиковать в ЕИС информацию о закупках, если цена договора меньше 100 тыс. рублей. А если выручка более 5 млрд рублей в год, то можно не размещать закупки с ценой до 500 тыс. рублей. С 2018 года разрешено не публиковать сведения и о некоторых других закупках, связанных с управлением недвижимостью и размещением денежных средств на вкладах и депозитах.

Отчетность в ЕИС

Заказчики не позднее 10 числа месяца, который следует за отчетным, публикуют в ЕИС отчетность:

1. О количестве и общей стоимости договоров, подписанных по результатам закупки. Отдельно указывается стоимость договоров, сведения о которых не передавались в реестр по ст. 4.1 223-ФЗ.
2. О количестве и стоимости договоров, подписанных с единственным поставщиком.
3. О количестве и стоимости договоров, заключенных с единственным поставщиком, которые были подписаны по результатам несостоявшихся конкурентных закупок.

Заказчики также размещают в ЕИС отчетность по закупкам у субъектов малого предпринимательства по итогам года не позднее 1 февраля.

Заказчики, которые реализуют инвестиционные проекты, передают в Минпромторг сведения об осуществлении закупок продукции машиностроения, включенной в перечень перспективных потребностей. Отчет сдается до 15 февраля года, который следует за отчетным.

Публикация плана

Сформированные планы закупок заказчики размещают на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС). Правила публикации определены в постановлении Правительства РФ от 10.09.2012 № 908.

Сведения о закупке помещаются в общедоступную часть ЕИС только после визирования документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи лица, уполномоченного работать от имени заказчика.

Срок, в течение которого документы должны быть размещены в системе, — 10 дней после их утверждения. Но в любом случае это должно произойти не позднее 31 декабря года, предшествующего закупкам.

Обратите внимание! Если заказчик не планирует закупки на следующий год или еще не определился с финансированием, он должен разместить в ЕИС нулевой план

Сбор информации о потребностях

Автоматизация процесса по сбору потребностей и занесению в
систему может быть организована одним из способов:

1.  
Непосредственно в соответствующем справочнике;

2.  
На основании данных учетных систем;

3.  
На основании служебных записок;

4.  
На основании планов закупок подразделений (в таблицах Excel).

Рассмотрим варианты построения процесса планирования на
примере использования технического решения «Управление закупками»
системы DIRECTUM.

1.   
Формирование потребностей инициаторами в справочнике

Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности
в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с
непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на
основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных
данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок
согласно требований законодательства. Например, способ закупок, электронная
закупка или нет, дата размещения, участники могут быть только СМП и т.д.

Сформированные инициаторами потребности, как мы уже ранее
обсудили, при необходимости ответственный за позиции группирует. Группировать
может по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической
деятельности с учетом дат, к какому сроку необходимо исполнить каждую
потребность.

К явным плюсам данной схемы можно отнести распределение
нагрузки на подразделения, повышение ответственности инициаторов за
планирование, повышение прозрачности процесса, максимум структурированной информации
(увеличение инструментов для анализа – аналитические отчеты, KPI),
возможность автоматической и ручной группировки потребностей.

2.   
Формирование потребностей на основании данных учетных систем

●   Потребности первоначально формируются инициаторами в
учетных системах. Например, 1С или других:

●   производственная
программа (со сметой затрат на производство);

●   ремонтная
программа;

●   инвестиционная
программа;

●   системы
бюджетирования и т.д.

Далее информация заносится (мигрирует) в систему и
дорабатывается ответственными за позиции в части требований по 223-ФЗ.

Вариант применим, когда на предприятии высокая степень
автоматизации деятельности предприятия в части учетных задач, в этом случае
сформировать план закупок становится менее трудоемким процессом.

Можно рассмотреть вариант загрузки информации в справочник
Потребности или сразу в справочник Позиции плана закупок, не
используя справочник потребностей. Зависит от того, насколько информация в
учетных программах соответствует формату плана закупок, есть ли необходимость в
группировке потребностей.

3.   
Формирование потребностей инициаторами в формате служебных записок

В этом случае на основании полученных бумажных служебных записок
ответственные за позиции или ответственные за план закупок формируют позиции
сами.

Такой вариант имеет место,
когда:

●   В системе
работает ограниченное количество пользователей, например, отдел закупок,
согласующие и утверждающие план закупок и документы по самой закупочной процедуре.
Инициаторы в системе не работают.

●   Организация
пока не готова к кардинальным изменениям процесса (нет желания или возможностей
отказаться от служебных записок).

При выборе данного варианта работы стоит понимать, что:

●   увеличится нагрузка
на специалистов тендерного отдела/ отдела закупок/ ответственных за позиции;

●   увеличится риск
появления ошибок от человеческого фактора при занесении информации в систему;

●   нет удобных инструментов
объединения потребностей.  

4.   
Формирование потребностей на основании планов закупок подразделений

В организации может использоваться вариант, когда
руководители подразделений фиксируют потребности подразделения в приобретении
товаров, работ, услуг в формате таблицы Excel, отражают
что, в каком объеме и в какие сроки.

При этом
рекомендуется разработать сценарий по загрузке данных в справочник Потребности, это может выполнить внедряющая систему организация.

Данный вариант работы используется в тех же случаях, как и
при варианте формирования потребностей инициаторами в формате служебных записок.

Важно!
Выбрав для себя тот или иной вариант планирования его
необходимо зафиксировать в Положении о закупках и разместить его в единой ЕИС
и сформировать документ с перечнем правок. Напомню, оба документа
составляются в электронном виде

Изменения Положения о закупке заказчик
должен разместить в ЕИС в течение 15 дней со дня их утверждения. Если этого
не сделать, компания-заказчик заплатит штраф в размере до 300 тыс. руб.