Приказ о приеме на работу по форме т-1: как правильно издать, скачать образец

Составление приказа по форме Т-1а

Приказ по форме Т-1а встречается не так часто, однако он имеет место быть. Основная часть документа имеет табличную форму. Рассмотрим, как заполняется информация в таком приказе.

Внизу ставится подпись руководителя организации и самого работника.

Согласно статьям 67, 68 ТК РФ на оформление каждого сотрудника отводится 3 дня, поэтому в приказе даты приема сотрудников могут отличаться.

Мнение эксперта

Если составляется приказ по форме Т-1а, то внизу необходимо оставить достаточно места для того, чтобы смогли расписаться все сотрудники, которые трудоустраиваются в компанию. Если сотрудник не начал работать со дня, указанного в трудовом договоре, то такой договор аннулируется.

Ведущий специалист по кадрам, юрист, Консультант по трудовому законодательству, С. Чадова

В целом приказ по этой форме составляется идентично приказа по форме Т-1.

Оформление

Заявление

При устройстве на работу такого кандидата, следует руководствоваться статьями и 79 Трудового кодекса. Несмотря на то, что по пути вам ненадолго, все же гражданин должен быть должным образом оформлен ознакомлен под подпись с должностной инструкцией и прочими локальными актами.

Заявление на прием (на работу временно) составляется по всем правилам, но обязательно должен быть упомянут факт временного сотрудничества и на какой срок кандидат хочет сотрудничать.

Также пишется полное название желаемой должности и данные (фамилия, имя, отчество) новоиспеченной мамы (декретницы), которую планируется замещать.

Заявление должно быть правильно зарегистрировано, на сотрудника заводится личная карточка. Что касается самой замещаемой, то она может не уходить в означенный декрет, а вернуться гораздо раньше планируемого ею срока (то есть до того, как чадо отметит трехлетие).

Поэтому и в заявлении, и в договоре должно быть указано, что сотрудничество планируется на то время, пока основная работница отсутствует в связи с рождением ребенка и необходимости ухода за ним.

При этом следует помнить, что днем окончания его работы будет считаться день, предшествующий выходу основной сотрудницы из декрета.

Срочный трудовой договор

Это вид контракта, который в отличие от бессрочного договора, подписывается нанимателем и работником на определенный срок.

Трудовым кодексом РФ (ст. 58) установлен максимальный лимит трудового договора — пять лет.

Приказ

Приказ на прием на работу (на время отсутствия основного работника) может быть написан по унифицированному шаблону или же по форме, которая принята индивидуальной политикой компании.

При правильном оформлении приказа о приеме обязательными пунктами являются сведения о том, что работа временная, а также кто, кого, на каком посту и на какой срок будет замещать.

Приказ о приеме на работу временного сотрудника на время (период) декретного отпуска основного сотрудника, образец:

Запись в трудовой книжке

Как вносится запись в трудовую книжку о приеме сотрудника на время отсутствия основного работника? Она заполняется в соответствии с общими правилами.

То есть : графа первая — номер записи; во второй указывается дата, в третьей — на какую должность оформлен кандидат.

В графе 4 — на основании какого приказа принят.

Причем не надо упоминать, что договор срочный — это будет отражено в записи об увольнении, где так и пишется: в связи с истечением срока трудового договора (ст. 77, п.2. ТК).

В том случае, если у претендента трудовой книжки попросту нет. Это означает, что начальник обязан ему оформить этот документ

Неважно, о временном сотруднике идет речь или о постоянном. То же относится и к СНИЛС

Не рекомендуется отображать точную дату, когда основной сотрудник вновь приступит к работе.

Лучше писать, что трудовой договор заключен до выхода на работу Ивановой Марии Петровны, за которой в соответствии с законодательством РФ сохранено место работы.

Так поступают, когда берут новую работницу, пока основная находится в декретном отпуске. Или неизвестно когда приступит к исполнению обязанностей тот сотрудник, на место которого оформляют временного.

Образец записи о приеме на работу на время декретного отпуска (временно) в трудовой книжке:

ГЛАВБУХ-ИНФО

Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ на основании заключенного с работником трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. При оформлении на работу одного работника используется форма №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». Если на работу принимается несколько человек, может использоваться форма № Т-1a «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты). Поскольку формы № Т-1 и № Т-1а имеют идентичные реквизиты, мы объединили описание порядков их заполнения. Ниже вашему вниманию представлен один из возможных алгоритмов создания приказа в системе документооборота организации. Шаг 1. Составление приказа Кто составляет приказ: работник кадровой службы организации либо иное лицо, ответственное за прием (см. Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты). На основании какого документа составляется приказ: • «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (форма № Т-1) заполняется на основании заключенного с работником трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса). • «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (форма № Т-1а) издается на основании заключенных с работниками трудовых договоров. Срок составления приказа о приеме: в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Как указано в ст. 68 Трудового кодекса РФ, приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Из этого следует, что и приказ о приеме должен быть составлен в трехдневный срок со дня фактического начала работы. В заголовочной части приказа (как в форме № Т-1, так и в форме № T-1а) указываются наименования реквизитов. При этом в каждой строке таблицы «Принять на работу» унифицированной формы № Т-1а указывается соответствующая информация по каждому работнику, включенному в приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям трудового догора (ст. 68 Трудового кодекса). Как указано в ст. 70 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Шаг 2. Подписание приказа руководителем (уполномоченным лицом) Составленный приказ передается на подпись руководителю организации или другому уполномоченному на это лицу. По строке «Руководитель организации» формы приказа о приеме указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы) лица, подписавшего приказ. Одновременно с подписанием документа должностное лицо проставляет дату приказа в графе «Дата составления». Допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставить от руки при подписании документа. Шаг 3. Регистрация приказа Приказ должен быть зарегистрирован в день его подписания. При этом приказу присваивается регистрационный номер. Шаг 4. Ознакомление работника с приказом Подписанный руководителем организации или иным уполномоченным лицом приказ (по форме № Т-1 объявляется работнику под роспись к трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 Трудового кодекса РФ). Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С приказом/распоряжением работник ознакомлен» поставить личную подпись и указать дату подписания приказа. Приказ о приеме, составленный по форме № Т-1а, объявляется под расписку всем перечисленным в нем работникам. Каждый из работников, на которых составлен приказ, должен ознакомиться с приказом в соответствующей строке в графе 11 «С приказом/распоряжением работник ознакомлен. Личная подпись. Дата» поставить свою личную подпись и указать дату подписания приказа. Напомним, что на основании составленного приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (см. Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты).

«Настольная книга кадровика» (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет)

В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

• документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
• учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
• книги покупок и продаж;
• журнал регистрации ценных бумаг;
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации счетов-фактур;
• наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
• прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.

Как оформить документ

Ранее мы определились, приём на работу оформляется приказом. В нём следует отобразить все существенные условия, связанные с трудоустройством лица. Разберёмся пошагово, как оформить приказ о приёме на работу.

Шаг 1: заполняем шапку

Порядок оформления приказа о приёме предписывает отобразить в верхней половине документа реквизиты компании, а именно полного наименования юрлица и его кода ОКПО. В отдельной графе указывается дата издания документа и его номер согласно регистрационной книге.

Шаг 2: вносим персональные данные работника

Следующая часть содержит личные данные работника. Сюда входят его ФИО, должность, характер работы, оклад, условия испытательного срока. А также здесь может указываться постоянная ли предполагается занятость, переводом, по совместительству, вместо временно отсутствующего сотрудника, для выполнения конкретного задания и т.д. В этой части отмечают, заключён договор на определённый срок или он является бессрочным.

Шаг 3: присваиваем номер и подписываем у руководителя

Всякое юридическое лицо имеет свои особенности ведения документации. Одни проводят регистрацию исключительно в электронном варианте, другие дублируют всё на бумажных носителях. Заполнение приказа о приёме на работу подразумевает заполнение графы, в которой указывается номер документа. Он может быть любым, в зависимости от того, как проходит регистрация документации на предприятии.

Шаг 4: знакомим работника

После подписания договора и приказа о зачислении со всей документацией необходимо ознакомить новоиспечённого трудящегося. Для этого у администрации есть три дня начиная с того момента, когда человек фактически приступил к выполнению своих должностных обязанностей.

Рекомендуется придерживаться календарных дней, а не рабочих. Поэтому если работника взяли в пятницу, а после у него выходные суббота-воскресение, то ознакомить его с документом нужно в пятницу.

Шаг 5: подшиваем и регистрируем

Приказ о трудоустройстве в оригинале подшивается в специальную номенклатурную папу организации. Документ регистрируется в журнале учёта.

Образец приказа о приеме на работу: как составить без ошибок

После того как мы разобрались с последовательностью оформления документации, можно остановиться подробнее на самом распоряжении о трудоустройстве. Этот внутренний распорядительный акт может быть составлен двумя способами, каждый из них является приемлемым и законным:

• на унифицированном бланке (формы № Т-1 и Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1);
• в произвольной текстовой форме.

Унифицированные первичные учетные документы не являются обязательными к применению еще с 1 января 2013 года. Об этом сказано в информации Минфина России N ПЗ-10/2012. Однако те работодатели, кому это удобно, могут продолжать их применять. Если документ составляется в виде текста, а не таблицы, надо обязательно указать в нем все необходимые данные. Хотя Трудовой кодекс прямо не регулирует внутренние нормативные акты организации, образец приказа на прием на работу обязательно должен содержать целый ряд сведений, без которых он может быть признан недействительным. К ним относятся:

• данные о распорядительном действии ( в нашем случае приказ);
• фамилия, имя отчество работника, который трудоустраивается в организацию;
• должность (профессия), на которой будет работать сотрудник;
• наименование отдела или подразделения организации;
• порядок оплаты труда и размер оклада (можно сослаться на штатное расписание);
• испытательный срок и его условия (при необходимости);
• реквизиты трудового договора с работником;
• дата, с которой новый сотрудник должен приступить к выполнению служебных обязанностей.

Остальные сведения работодатель может указать по своему желанию. Как у каждого нормативного акта, у приказа должен быть номер и дата составления, а также подпись издавшего его лица. Не возбраняется оформлять одним распоряжением сразу несколько новых сотрудников, если они устраиваются в один день. В этом случае все вышеперечисленные сведения должны быть указаны по каждому из них. Например:

Внизу документа каждый из работников должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом. Реквизиты данного распоряжения обязательно указываются в трудовой книжке.

Если организация использует унифицированный бланк, то составить документ гораздо проще, поскольку в него только нужно вписать недостающие сведения. Правда, такой бланк содержит некоторую информацию, которую можно не указывать в произвольном документе, например, точный размер оклада, табельный номер работника. Форму № Т-1 удобно всегда хранить под рукой — например, в папке шаблонов самых востребованных кадровых документов на компьютере, для этого его просто нужно один раз скачать — бланк приказа о приеме на работу будет служить вам много лет.

Форма № Т-1а предназначена для оформления группы работников, в ней идентичные графы на несколько персон. Его также можно скачать — приказ о приеме на работу по форме Т-1а удобен в случае массового найма.

Отдельно нужно обратить внимание на то, что в некоторых случаях распоряжение имеет ряд особенностей. Например, при оформлении сотрудников по совместительству или при срочном трудовом договоре

Все эти нюансы непременно следует указать в документе. Особенно внимательно нужно подойти к вопросу оформления несовершеннолетних сотрудников. Остановимся на этом подробнее.

Распространенные ошибки и затруднения при составлении

Правильно составленный документ – это не только гарантия избегания проблем с контролирующими органами, но и возможность отстоять свою точку зрения в случае возникновения трудового спора, в том числе и при рассмотрении его в суде. Разберём наиболее распространённые ошибки и трудности, которые возникают у работодателя при составлении подобного документа.

1. Отсутствие названия. Как и любой норматив, этот документ должен иметь оглавление. Кроме того, если он является индивидуальным – в заголовке обязательно должны быть указаны личные данные принимаемого на работу лица. Например, «Приказ о принятии на работу Иванова И.И.». В самом тексте документа также должны быть указаны уже полные фамилия, имя и отчество сотрудника.
2. Неверное название должности. Человека берут на работу на вакантную должность в соответствии со штатным расписанием. Оно составляется согласно классификатору профессий. В документе должна быть правильно указана должность, на которую берут лицо. Особенно это имеет значение в том случае, когда занимаемая должность предполагает наличие у работника дополнительных льгот и гарантий, а также ограничений, предусмотренных трудовым законодательством.

1. Отсутствие размера оклада. Одним из существенных условий труда является его оплата. Поэтому если на предприятии установлен фиксированный оклад – это обязательно нужно отразить. Запрещается указывать вместо точной суммы определённый диапазон. Так называемой, вилки, которая может создаваться за счёт премий и других надбавок, не должно быть. Такие положения прописываются в отдельном внутреннем нормативном акте организации.
2. Отсутствие важных условий труда. В зависимости от обстоятельств, в приказе должны быть указаны следующие условия:

• назначение на должность в результате прохождения конкурса, с кадрового резерва, в результате успешного прохождения стажировки или подписания контракта;
• установление испытательного срока;
• работа постоянная или на определённый промежуток времени;
• назначение на должность по переводу;
• условия работы для должностей, которые требуют проведения аттестации рабочих мест;
• продолжительность рабочего дня или недели (при неполной занятости, и т.д.).

Такие условия индивидуальны и могут отличаться в каждом конкретном случае. Однако их указание поможет в дальнейшем избежать споров, в частности тех, что касаются увольнения трудящегося. Особенно такое актуально, если человек пришёл на временное место работы.

1. Отсутствие даты, с которой лицо приступает к работе. Чтобы правильно рассчитать трудовой стаж сотрудника, в приказе определяется конкретная дата, с наступления которой человек считается принятым в штат компании. Зачастую она совпадает с датой заключения трудового договора.
2. Отсутствие подписи работника. Как уже говорилось выше, сотрудник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с документом о своём назначении. На это у администрации есть три календарных дня. Своей подписью будущий сотрудник соглашается со всеми прописанными в нём положениями, а также фактически допускается к выполнению возлагаемых на него должностных обязанностей.
3. Отсутствие номера и даты документа. Вся документация юрлица подлежит строгой отчётности. Каждый акт должен иметь свой номер и дату, по которым их можно идентифицировать. Кроме того, документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале или книге учёта.

Чтобы избежать возможных ошибок, работодатели зачастую используют унифицированные формы

Для тех, кто предпочитает составлять документ по своему желанию в свободной форме, важно следить за тем, чтобы в документе были указаны все требуемые данные.

Ещё одна часто встречаемая ошибка связана с хранением документов. Многие работодатели избавляются от документации, которая, по их мнению, не актуальна. При этом они забывают, что документацию о трудоустройстве следует хранить 75 лет, независимо от того, работает ещё сотрудник на предприятии или нет. Все кадровые бумаги подшиваются и сдаются в архив. Уничтожать документы раньше предусмотренного в законе времени запрещено!

Как ИП оформить прием на работу сотрудника

За физическими лицами, зарегистрированными в форме ИП, закрепляется право найма работников. ИП вправе оформить сотрудника как на постоянную, так и на временную должность. Также предприниматель может принять на работу сотрудника, предоставив ему особый график (посменная работа, скользящий график, неполный рабочий день, т.п.).

Порядок оформления и документы

Предпринимателю, оформляющему на работу сотрудника, следует придерживаться действующих норм трудового законодательства. При этом ИП, который нанимает работника впервые, обязан зарегистрироваться в ИФНС в качестве плательщика социальных взносов. Кроме того, ИП обязан встать на учет в ФСС как работодатель.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2021 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Кто оформляет?

Кадровую работу по приказу директора могут вести:

• кадровик;
• секретарь;
• делопроизводитель;
• другой специалист.

Если фирма небольшая, работу с кадрами может вести директор самостоятельно. Физическое лицо или предприниматель, нанимающий работников, тоже сам обязан вести документацию, в том числе, и приказы оформлять.

Выплаты военнослужащим при увольнении по предельному возрасту — узнайте, какие положены. На какие надбавки к пенсии можно рассчитывать после 80 лет? Узнайте об этом в нашей статье. Как оформится на бирже труда для получения пособия для безработных — читайте в нашем подробном материале.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

• цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
• буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).